Le point sur la réglementation
des stages en entreprise

Nombreuses sont les entreprises qui accueillent des jeunes en stage durant les vacances d'été. Ces stages ont alors pour objet principal de permettre aux jeunes de se familiariser avec le monde de l'entreprise, et de mettre en pratique les connaissances théoriques acquises pendant leur formation.

Attention : ces stages ne doivent en aucun cas être assimilés à des emplois ni avoir pour objet de remplacer un salarié absent. Accueillir un stagiaire pour l'affecter à un véritable poste de travail productif, sous la subordination de l'employeur, peut aboutir à la requalification du stage en contrat de travail en cas de procès.

La réglementation des stages en entreprise a été profondément modifiée par la loi pour l'égalité des chances du 31 mars 2006. Ainsi, tout stage doit en principe faire l'objet d'une convention de stage. Par ailleurs, une véritable franchise de cotisations sociales a été instituée en cas de versement d'une gratification au stagiaire. Voici un tour d'horizon des règles à bien connaître en la matière.

Tout stage – hors ceux relevant de la formation professionnelle continue ou de la formation des jeunes de moins de 16 ans – doit nécessairement faire l'objet d'une convention de stage tripartite entre l'entreprise, le stagiaire et son établissement d'enseignement.

Remarque : la conclusion d'une convention de stage est exigée, qu'il s'agisse d'un stage obligatoire, c'est-à-dire inscrit dans le processus de scolarité de l'étudiant, ou qu'il s'agisse d'un stage facultatif.

Selon l'Acoss (lettre-circulaire n° 2007-69 du 5 avril 2007), sont visés par l'obligation de conclure une convention de stage :

• les élèves préparant un diplôme de l'enseignement technologique ;
• les élèves d'IUT ;
• les élèves ingénieurs :
• les élèves des écoles de commerce et de gestion ;
• les élèves préparant un diplôme universitaires (DEUG, licence, master…) ;
• les élèves des centres médicaux-éducatifs ;
• les élèves avocats (c'est-à-dire non titulaires du CAPA) ;
• les élèves architectes (stage dit « ouvrier et/ou de chantier », stage de « première pratique »  en France ou à l'étranger, stage de formation pratique) ;
• les élèves des écoles hôtelières ;
• les élèves infirmières ;
• les stages d'initiation aux soins infirmiers pour les étudiants admis en 2 e année   de médecine ou d'odontologie.

En pratique, la convention est élaborée sur la base d'une convention type établie par l'établissement d'enseignement, et généralement consultable sur le site Internet de cet établissement. Cette convention type précise alors les clauses que doivent impérativement comporter les conventions de stage, à savoir :

1° La définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation ;
2° Les dates de début et de fin du stage ;
3° La durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l'entreprise. La présence, le cas échéant, du stagiaire dans l'entreprise la nuit, le dimanche ou un jour férié doit être indiquée ;
4° Le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement ;
5° La liste des avantages offerts, le cas échéant, par l'entreprise au stagiaire, notamment en ce qui concerne sa restauration, son hébergement ou le remboursement des frais qu'il a engagés pour effectuer son stage ;
6° Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d'accident du travail ainsi que, le cas échéant, l'obligation faite au stagiaire de justifier d'une assurance couvrant sa responsabilité civile ;
7° Les conditions dans lesquelles les responsables du stage, l'un représentant l'établissement, l'autre l'entreprise, assurent l'encadrement du stagiaire ;
8° Les conditions de délivrance d'une « attestation de stage » et, le cas échéant, les modalités de validation du stage pour l'obtention du diplôme préparé ;
9° Les modalités de suspension et de résiliation du stage ;
10° Les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s'absenter, notamment dans le cadre d'obligations attestées par l'établissement d'enseignement ;
11° Les clauses de règlement intérieur de l'entreprise applicables au stagiaire, lorsqu'il existe.

La durée du stage ne peut en principe être supérieure à 6 mois, renouvellement compris, sauf s'il est intégré à un cursus pédagogique. Cette durée s'entend alors, en l'absence de précision contraire, d'une durée calendaire, peu important le nombre d'heures effectuées dans le mois par le stagiaire.

À noter : la durée de présence du stagiaire ne peut être supérieure à la durée légale ou conventionnelle de travail en vigueur dans l'entreprise.

Tout stage dont la durée est au moins égale à 3 mois – durée également comptabilisée de façon calendaire – doit obligatoirement faire l'objet d'une gratification au profit du stagiaire, gratification dont le montant doit être indiqué dans la convention de stage.

À savoir : le montant minimal de cette gratification est en principe fixé par convention collective de branche ou par accord professionnel. À défaut, il sera fixé par un décret non encore paru à ce jour.

Cette gratification peut être versée périodiquement, ou en une seule fois à l'issue du stage. Mais, dans ce dernier cas, l'administration conseille de bien prévoir cette modalité particulière de versement dans la convention ou dans un avenant.

Important : le stagiaire n'ayant pas le statut de salarié, cette gratification n'a pas le caractère d'un salaire. C'est la raison pour laquelle elle est exonérée de cotisations sociales en deçà d'un certain seuil.

Par ailleurs, s'agissant des stages d'une durée inférieure à 3 mois, l'employeur a également la possibilité d'insérer une clause dans la convention de stage prévoyant le versement d'une gratification au profit du stagiaire en cas de stage satisfaisant. Dans ce cas, la gratification est versée à l'issue du stage.

En pratique : aucun formalisme particulier n'est prévu en cas de versement d'une gratification. Cependant, il est conseillé de faire signer un reçu au stagiaire concerné.

Avant la fameuse réforme du 31 mars 2006, la gratification versée au stagiaire n'était exonérée de cotisations sociales à hauteur d'un certain plafond (30 % du Smic) qu'à certaines conditions et notamment s'il s'agissait d'un stage obligatoire dans le cursus de formation de l'intéressé. La gratification versée à l'occasion de stages dits « facultatifs », quel qu'en soit le montant, était, quant à elle, soumise aux charges sociales. De surcroît, lorsque la rémunération d'un stage obligatoire était supérieure à ce plafond de 30 % du Smic, elle était intégralement soumise à cotisation.

Les choses ont aujourd'hui totalement changé. D'un part, il n'existe plus de distinction entre les stages obligatoires et les stages facultatifs. Et d'autre part, l'exonération prend désormais la forme d'une véritable franchise et s'applique donc quel que soit le montant de la gratification.

En pratique, est exonérée de cotisations sociales la fraction de la gratification qui n'excède pas, au titre d'un mois, le produit de 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité Sociale par le nombre d'heures de stage dans le mois, soit actuellement 379,18 € par mois pour 35 heures hebdomadaires. Seule la fraction de gratification excédant cette limite est soumise aux cotisations et contributions salariales et patronales dans les conditions de droit commun.

À noter : sont pris en compte pour apprécier le montant de la gratification les avantages en espèce et en nature accordés au stagiaire, mais aussi, contrairement à la tolérance admise auparavant, l'éventuelle participation de l'entreprise à l'acquisition de titres-restaurant octroyés au stagiaire. En revanche, les sommes qui lui sont versées au titre des remboursements de frais professionnels, ainsi que la participation de l'employeur au titre de transport du stagiaire (chèque-transport, carte orange…) sont en principe totalement exclues de l'assiette des cotisations.

Par ailleurs, le montant de la franchise de cotisation étant fixé par rapport au nombre d'heures accomplies par le stagiaire, l'Acoss précise que lorsque le stage commence ou se termine en cours de mois, il est possible de faire application d'un prorata. Et, en cas d'absence du stagiaire, si l'entreprise maintient le montant de la gratification, la franchise est alors calculée sans neutraliser les heures d'absences « rémunérées ».

Enfin, l'Acoss prend également le soin de préciser qu'il n'y a pas lieu d'arrondir le montant de la franchise à l'euro le plus proche puisque les règles d'arrondi en matière de cotisations sociales ne s'appliquent pas à ce type de franchise.

À savoir : l'exonération porte sur les cotisations salariales et patronales de Sécurité Sociale, la contribution de solidarité pour l'autonomie, le Fnal, la CSG, la CRDS et le versement transport. Ce sont donc ces cotisations qui doivent être appliquées à la fraction excédant le plafond fixé. En revanche, le stagiaire n'ayant pas le statut de salarié, ni les cotisations Assedic, ni les cotisations de retraite complémentaire ne sont dues.

Depuis la réforme du 31 mars 2006, tous les stagiaires relèvent du régime général pour la couverture accidents du travail et maladies professionnelles.

La cotisation d'accident du travail

En la matière, il convient de distinguer deux situations.

En l'absence de gratification ou lorsque le montant de la gratification est inférieur ou égal à 12,5 % du plafond horaire de Sécurité Sociale, le paiement de la cotisation est à la charge de l'établissement d'enseignement. L'entreprise n'a alors rien à verser à ce titre.

En revanche, lorsque le montant de la gratification est supérieur à ce seuil, le paiement de la cotisation est assuré par l'entreprise d'accueil. L'assiette de calcul de cette cotisation est alors constituée de la différence entre la gratification et 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité Sociale. Autrement dit, la franchise s'applique également à la cotisation d'accident du travail. Et, en pratique, le taux de cotisation applicable est le taux habituel de l'entreprise.

La déclaration d'accident du travail

Là aussi, deux situations peuvent se rencontrer.

Lorsque l'accident survient par le fait ou à l'occasion du stage en entreprise, la déclaration d'accident doit être établie par l'entreprise d'accueil et envoyée à la CPAM (caisse primaire d'assurance maladie) compétente. Une copie de cette déclaration est alors adressée à l'établissement d'enseignement du stagiaire.