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Note de frais 100% dématérialisée : à qui profite-t-elle ?

dématérialiser les notes de frais

Nous sommes entrés dans l’ère de la digitalisation. Il est de plus en plus courant d’entendre parler de dématérialisation des supports papier. Les avancées technologiques offrent aux entreprises une grande opportunité de changer leurs processus internes pour une meilleure productivité, avec un gain de temps et d’argent considérables.
La gestion des notes de frais est l’un de ces processus coûteux et chronophages qu’il est tout à fait possible d’améliorer grâce à une solution 100% dématérialisée.

Les processus

Le processus traditionnel

La note de frais suit un parcours bien défini au sein d’une entreprise. Dans un premier temps, le salarié transmet ses justificatifs papiers (tickets de caisse, tickets de péage, factures d’essence, d’hébergement…) respectant une date limite pour une bonne prise en compte de sa demande de remboursement.

Ensuite, le manager approuve la dépense des frais de déplacement auprès du service comptable, après vérification des justificatifs papier du salarié.
Enfin, le service de comptabilité enregistre et classe les justificatifs. Il intègre ensuite la dépense à la comptabilité et procède au remboursement. Dans certaines entreprises, en fonction du temps alloué, le comptable analyse manuellement ces dépenses.

 

Le processus dématérialisé

Les entreprises qui ont déjà fait le choix d’une gestion des notes de frais dématérialisée, constatent assez rapidement les nombreux avantages pendant les différentes étapes du cheminement de la note de frais. Chacun des acteurs de ce processus tire profit de la dématérialisation et par conséquent, l’entreprise encore plus largement.

note-de-frais-dématérialisée

Les avantages

Les avantages pour vos salariés

Grâce à une application mobile, le salarié peut gérer sa note de frais en temps réel. Au moment même de son déplacement professionnel, depuis son smartphone, le salarié prend en photo son justificatif (l’addition du restaurant, le ticket de péage, le justificatif de l’essence, la facture de l’hôtel…). Pour ses frais kilométriques, le calcul du kilométrage se fait avec l’intégration de Google Maps par exemple, et le contrôle et la validation sont automatiques. Sa note de frais, reprenant l’intégralité de ses frais de déplacement, est aussitôt transmise à sa hiérarchie.

Il n’a plus peur de perdre ses justificatifs et de ne pas se faire rembourser les frais avancés. L’automatisation du processus le rend confiant sur la prise en charge de sa demande de remboursement.

C’est simple et intuitif. Adieu la saisie, il gagne du temps pour se consacrer à son métier !

Les avantages pour vos managers

Via une solution comme EBP Note de frais, le parcours de validation est simplifié. Chaque demande est transmise automatiquement auprès du ou des vérificateurs concernés, même si le salarié n’est pas encore revenu au bureau. Le manager vérifie, confirme ou bien refuse la note de frais envoyée. Le processus de validation est transmis directement au service de comptabilité. Le manager reste concentré sur des missions plus stratégiques.
Quelques clics suffisent ! Adieu la pochette avec les justificatifs papier qui traîne sur le bureau ! C’est également la fin des relances du service de comptabilité. L’automatisation du processus libère le manager de toutes les tâches pénibles.
Par ailleurs, si le manager est lui-même amené à saisir des notes de frais, il profitera des mêmes avantages que le salarié. Pour le manager, le gain peut être double !

Les avantages pour vous, comptable ou directeur financier

Aujourd’ hui, une bonne solution de gestion des notes de frais automatise la saisie comptable. La numérisation du justificatif par le salarié permet l’intégration automatique de sa dépense en écriture comptable dans le logiciel de comptabilité utilisé par l’entreprise.

Le comptable ou le directeur financier se concentre sur des tâches à plus grande valeur ajoutée. 

 

En outre, à l’aide des puissants outils d’une solution 100% dématérialisée, il analyse plus finement les dépenses de ses collaborateurs pour améliorer les prévisions et le contrôle des coûts. La dématérialisation des notes de frais facilite la récupération de la TVA, l’identification des marges de vente et le calcul du coût d’acquisition. La politique financière de l’entreprise peut ainsi prendre un nouveau tournant.

 

De plus, dans une époque où l’écologie devient une préoccupation majeure, opter pour le zéro papier, c’est renforcer la dimension éco responsable de l’entreprise ! Il est possible d’améliorer son impact sur l’environnement écologique. Dématérialiser la gestion des notes de frais permet d’amorcer une stratégie de développement durable plus consciencieuse. 

 

Vous l’aurez compris, intégrer le processus de dématérialisation de la note de frais dans toutes les strates de l’entreprise, c’est contribuer à une optimisation globale. Les différents protagonistes tirent des bénéfices pour eux-mêmes et participent à la mise en place d’une meilleure gestion du temps et du coût du travail, à l’échelle de l’entreprise. 

 

La dématérialisation de la note de frais devient une véritable alliée des entreprises qui, en contrôlant leurs dépenses, les transforment en une source de profit.

 

On peut se demander alors s’il n’est pas temps de se pencher sur les autres processus comptables qui ont leur pendant digital et tendre à une comptabilité 100% digitale ?

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