Comment concevoir des documents commerciaux conformes ?

Chaque jour, vous devez utiliser divers documents commerciaux dont la valeur juridique ne doit en aucun cas être contestable. Les documents commerciaux regroupent différents types de support : CGV, factures, tickets de caisse tenant lieu de facture, notes de commande, devis, tarifs, correspondances ou récépissés et supports publicitaires. Tout document commercial doit exposer un certain nombre de mentions obligatoires telles que le SIRET de l’entreprise, son siège social, la nature de la société, … sous peine de litiges ou de sanctions éventuels.

Vous êtes à la recherche d’un modèle de devis ? Besoin d’informations pour établir une facture conforme ? Pour éviter les risques liés au document commercial non conforme, découvrez quels sont les éléments à retrouver sur trois documents commerciaux incontournables : les conditions générales de ventes (CGV), le devis et la facture. Suivez le guide !

Les Conditions Générales de Vente permettent de limiter les contestations et de préserver les intérêts des deux parties. Si certaines mentions sont obligatoires, d’autres peuvent être rajoutées en prévention des impayés. Concernant les mentions facultatives, à vous de faire votre choix. Pour ces dernières, si vous décidez de les créer de toute pièce, faites attention à ce qu’elles n’aillent pas à l’encontre de la loi !

• Clause de réserve de propriété : l’entreprise reste propriétaire des biens vendus jusqu’au paiement intégral par l’acheteur et peut revendiquer cette propriété ou le prix de vente de ces biens dans le cas d’un dépôt de bilan de l’acheteur.
• Clause pénale : obligation de versement d’une somme donnée en cas de retard ou défaut de paiement du client.
• Clause résolutoire ou suspensive : suspension ou annulation de commande autorisée en cas de retard de paiement par le client.
• Clause de déchéance du terme : elle concerne les échéanciers de paiements et rend obligatoire le paiement intégral de l’ensemble des créances restantes en cas d’incident de paiement lors d’une échéance.

Seul l’exercice de certaines activités rend obligatoire l’établissement d’un devis : bâtiment, construction de navire, déménagement… Vous pensez être épargné ? Pas si vite ! L’ensemble des entreprises a tout intérêt à établir un devis. Ce dernier peut faire foi de l’existence d’un accord en cas de litige. En effet, le devis a valeur de preuve dès lors qu’il est signé tant par le dirigeant de l’entreprise (ou par un collaborateur à qui une délégation de pouvoir a été officiellement accordée) que par le client. En cas de litige, le devis constitue donc un élément de référence sur lequel le tribunal peut se baser. Pour cela, le « Devis » (ou « Proposition de prix ») doit comporter les mentions suivantes :

• Date d’émission du devis,
• Dénomination sociale ou raison sociale et adresse,
• Activités de l’entreprise,
• SIRET,
• Mention RCS et nom de la ville dans laquelle se trouve le greffe où est immatriculée l’entreprise,
• Lieu du siège social de l’entreprise,
• En cas de liquidation, mention de cet état et nom du liquidateur,
• S’il y a lieu, nature de la société et mention de son capital,
• Raison sociale ou nom du client et lieu de l’intervention,
• Décompte précis (quantité et prix) de chaque produit, matière, prestation nécessaire,
• S’il y a lieu, frais de déplacement,
• Somme à payer HT et TTC avec mention du ou des taux de TVA,
• Durée de validité de ladite offre,
• Mention manuscrite «Devis reçu avant l’exécution des travaux», lu et accepté datée et signée par le client,
• Mention « Lu et accepté » datée et signée par l’entrepreneur.

Toute entreprise vendant un produit ou une prestation à un professionnel doit obligatoirement délivrer une facture à ce dernier. Si le client est un particulier, l’émission d’une facture n’est pas obligatoire sauf si ce dernier en fait la demande. L’édition et l’envoi de factures sont soumis à une législation stricte. Depuis le 1er janvier 2018, la facturation des entreprises doit même se faire obligatoirement via un logiciel certifié par l’État. Ce document est d’une grande importance tant au niveau comptable que commercial. La facture expose les conditions de vente et d’achat de marchandises ou services. Pour être conforme, elle doit être rédigée en français, établie en double exemplaire (un exemplaire pour le vendeur et un autre pour l’acheteur) sous format papier ou électronique et comporter toutes les mentions obligatoires suivantes :

• Renseignements sur le vendeur : statut juridique, dénomination sociale et adresse, capital, SIRET, numéro d’identification TVA, …,
• Renseignements sur l’acheteur : dénomination sociale et adresse, numéro d’identification TVA le cas échéant,
• Adresse d’exécution des prestations : L’adresse de facturation, si différente de celle du siège social : un gain de temps non négligeable pour les structures dont le service qui s’occupe des factures ne se situe pas au siège de l’entreprise.
• Date de la facture : celle-ci devant correspondre à la date de livraison ou de la prestation de services
• Numéro de facture,
• Le numéro du bon de commande, quand l’acheteur en établi un : pour une meilleure traçabilité des documents permettant un traitement facilité de la facture.
• Dénomination, quantité et prix unitaire Hors Taxes,
• Rabais ou remises,
• Taux de TVA,
• Prix total HT et montant total de la TVA,
• Frais de transport,
• Date de paiement de la facture,
• Taux de pénalités de retard,
• Conditions d’escompte,
• Existence et durée de la garantie légale de conformité (pour certains biens particuliers).

L’emploi de documents commerciaux non adaptés peut être à l’origine de désaccords majeurs sur la nature ou la quantité des marchandises ou des prestations offertes. De ces désaccords découlent parfois des défauts de paiements d’où l’importance d’établir systématiquement un devis conforme ou une facture conforme. Un contrôle rigoureux des documents commerciaux se révèle donc particulièrement utile pour éviter ces cas de litiges ou d’impayés.

On se doit de vous prévenir, transmettre des documents commerciaux non conformes expose à de nombreuses sanctions :

• Pénales : l’utilisation d’un logiciel non conforme pour la facturation expose quant à lui à une amende de 7 500 euros suivie d’une régularisation obligatoire dans un délai de 60 jours maximum.
• Fiscales : une amende de 50% du montant de la vente est prévue en cas de non-respect de l’obligation de délivrance d’un document tenant lieu de facture. Celle-ci est réduite à 5% si la preuve d’une opération régulièrement comptabilisée est apportée dans un délai de 30 jours maximum.
• Civiles : la vente peut être annulée si les mentions du document sont de nature à induire en erreur l’acheteur.
• Administratives : À compter du 1er octobre 2019, la sanction financière, appliquée en cas d’infraction aux règles de facturation, devient administrative. Elle pourra donc être délivrée par la DGCCRF lors d’un contrôle. De plus, le montant maximal applicable a également été revu :

        – 75 000 € pour une personne physique

        – 375 000 € pour une personne morale (une société, une association)

Vous voilà prévenu : on ne plaisante pas avec les documents commerciaux ! Dernière petite astuce pour être certain d’être en règle, n’hésitez pas à consulter les  fiches pratiques de la DGCCRF (Direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes) au moindre doute. En effet, ces dernières sont régulièrement mises à jour afin d’être constamment en phase avec les évolutions de la réglementation. Rien de tel pour avoir l’esprit tranquille !