Politique générale sur la protection des données personnelles au sein d’EBP

EBP a à cœur de tout mettre en œuvre afin de protéger vos données personnelles. Dans le cadre de nos activités, nous collectons et traitons des données personnelles vous concernant. La protection de vos données est essentielle pour nous et nous nous engageons à respecter votre vie privée ainsi que les réglementations en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce document est susceptible d’évoluer, notamment lorsque cela sera nécessaire, pour répondre aux obligations de la législation sur la protection des données personnelles. Nous encourageons donc à visiter régulièrement notre page dédiée : https://www.ebp.com/politique-de-confidentialite.

Pour toutes informations complémentaires, nous vous invitons à consulter le site https://www.cnil.fr/.

Les notions concernant la protection des données personnelles utilisées dans ce document ont le même sens que celui donné par le RGPD, notamment en son article 4.

Le responsable du traitement déclare qu’il effectue des traitements des données personnelles conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après désigné, le “RGPD”) et à la loi française n°78-27 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (modifiées).

EBP A Cegid Company
Délégué à la protection des données (DPO)
2 rue Marcel Dassault – 78125 Gazeran
dataprivacy@cegid.com

Lorsque EBP agit en qualité de responsable de traitement

En application de l’article 5 du RGPD, EBP garantit que les données personnelles sont:

• Traitées de manière licite, loyale et transparente;
• Collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne sont pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités;
• Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées;
• Exactes et, si nécessaire, tenues à jour;
• Conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées;
• Traitées de façon à garantir une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées et adaptées aux risques.

Lorsque EBP agit en qualité de sous-traitant

• En application de l’article 28 du RGPD, EBP garantit que :
• Les finalités du traitement sont décrites dans le contrat signé entre EBP et son client;
• Les traitements effectuées sur les données personnelles de son client sont effectués uniquement pour les finalités déterminées et sur ses instructions dans les conditions prévues par le contrat;
• La suppression des données personnelles soit engagée au terme et dans les conditions prévues au contrat, sauf si le droit applicable ou les traitements légitimes en cours exigent cette conservation.

Les données sont collectées généralement lorsque les personnes vont :

• Créer ou modifier un espace connecté;
• Commander un produit;
• Régler une commande;
• Demander à être contacté;
• Naviguer sur un des sites d’EBP;
• Utiliser le chat;
• Effectuer un achat en ligne;
• Télécharger une démonstration;
• Consulter les fiches produits;
• Demander un essai gratuit;
• Candidater à une offre d’emploi;
• Demander une démonstration;
• Répondre à une enquête.

Lorsque EBP agit en qualité de responsable de traitement

Pour ses besoins internes, EBP collecte des données personnelles pour les finalités suivantes :

• Gestion des contacts clients et prospects dont l’envoi de communication commerciale, la gestion de jeux concours, enquêtes… ;
• Gestion du traitement des contrats conclus entre EBP et le client;
• Gestion du recrutement ;
• Gestion de la relation client : service après-vente, support technique, etc.
• Création et administration des comptes utilisateur ;
• Réalisation et gestion des services souscrits par ses clients ;
• Réalisation de statistiques ;
• Respect des obligations légales et réglementaires.

Selon ces différents finalités, EBP s’assure que l’une des conditions suivantes soit remplie :

• Le consentement de la personne physique a été collecté pour une ou plusieurs finalités spécifiques;
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel une personne physique est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci;
• Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle EBP est soumise;
• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par EBP, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne physique concernée.

En adéquation avec le RGPD, EBP conserve les données pendant trente-six (36) mois à compter de la date de la dernière réalisation de prestation. Les autres données, comme celles relatives à vos commandes, font l’objet d’un archivage dont la durée répond à la prescription légale ou réglementaire (10 ans).

En cas de procédure contentieuse, vos informations et données personnelles peuvent être conservées durant la durée de la procédure, quelle que soit sa nature.

Les données personnelles collectées par le biais de cookies sont conservées treize (13) mois.

Les données collectées dans le cadre d’un recrutement sont conservées pendant 2 ans.

EBP est susceptible de partager des données personnelles avec des tiers uniquement dans les conditions prévues dans ce document et/ou le contrat applicable.

• Fournisseur de services

EBP est susceptible de partager des données personnelles avec des tiers fournissant un service, notamment dans les cas suivants :

1. Pour le compte d’EBP dans le cadre de l’exécution du contrat client (hébergement, consulting, sous-traitant, etc.) dans les conditions prévues par celui-ci ;
2. Pour accompagner EBP dans l’exécution des conditions financières et administratives du contrat (recouvrement, facturation, etc.) ;
3. Pour la réalisation de communication marketing au nom d’EBP ;
4. Pour l’accompagnement dans la mise au point de nouveaux produits ou services.

• Partenaires distributeurs et/ou commerciaux

EBP a développé un réseau de partenaires (distributeurs, éditeurs, etc.) pour plusieurs de ses offres afin de l’aider à fournir et développer ses produits.
Suivant l’offre qui intéresse le contact ou est susceptible de l’intéresser, EBP peut être amenée à partager les coordonnées de ce contact avec un partenaire pertinent.

• Filiales d’EBP

EBP peut partager des données personnelles avec ses filiales pour les finalités citées dans cette politique si cela est nécessaire pour sa réalisation (contrat ou candidature pour un poste dans une filiale hors France, etc.).

• Autorités publiques

Dans certains cas, EBP peut être contrainte de partager des données personnelles suite à une requête d’autorité publique, une assignation ou à toute demande légale en application des lois applicables.

EBP fournira, dans ce cas, les données nécessaires pour répondre à cette demande, notamment lorsque EBP estime de bonne foi que ce partage est nécessaire pour protéger vos droits, assurer votre sécurité ou celles des autres, enquêter sur des cas de fraude ou répondre à une exigence légale.

Pour en savoir plus sur les destinataires, contactez-nous à dataprivacy@cegid.com.

Notre site web utilise des services fournis par Google pour nous aider à améliorer nos services.

EBP peut collecter ou traiter certaines données des utilisateurs provenant des services Google. Cette collecte est limitée aux informations nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de nos services et améliorer l’expérience utilisateur.

De ce fait, nous pouvons être amenés à collecter ou traiter pour le compte de nos clients uniquement les données suivantes lorsque vous utilisez ou interagissez avec les produits et services Google : nom et prénom, adresse mail, préférences linguistiques, photos de profil.

Les données collectées sont susceptibles d’être traitées hors de l’Union Européenne. Ainsi, conformément à la législation sur la protection des données, EBP s’interdit de transférer les données personnelles, sans mettre en place les outils adéquats d’encadrement de ces transferts en application de l’article 46 du RGPD, en dehors :

• de l’Union Européenne; ou
• de l’Espace Économique Européen; ou
• des pays reconnus comme disposant d’un niveau de sécurité adéquat par la Commission Européenne.

Lorsque EBP agit en qualité de responsable de traitement

Dans les conditions des articles 15 et 22 du RGPD, les personnes physiques disposent des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement : solliciter la suppression de vos données dans certaines conditions.
• Droit à la limitation du traitement : demander la suspension du traitement de vos données dans certains cas.
• Droit d’opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé, ou demander leur transmission à un autre responsable de traitement.
• Définir des directives relatives au sort de leurs données à caractère personnel en cas de décès (en application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés).

Lorsque EBP agit en qualité de responsable de traitement

EBP s’engage à fournir aux personnes physiques concernées à minima les informations suivantes, dans la mesure du possible et quel que soit le traitement effectué :

• les coordonnées du responsable de traitement et de son délégué à la protection des données ;
• les finalités du traitement et sa base légale ;
• les destinataires ;
• les transferts hor UE le cas échéant ;
• la durée de conservation ;
• la possibilité de demander l’exercice des droits pouvant être exercés en application de la réglementation applicable ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (notamment la CNIL).

Lorsque EBP agit en qualité de sous-traitant

En application de l’article 13 du RGPD, la responsabilité d’informer les personnes physiques incombe au responsable de traitement.

Dans les conditions prévues dans le contrat, EBP fournit à ses clients agissant en qualité de responsable de traitement toute information utile pour lui permettre de respecter l’article 13 du RGPD.

EBP met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques.

Nonobstant ces mesures, vous devez sécuriser vous-même votre compte avec un mot de passe. Votre mot de passe ne vous sera jamais communiqué par mail, même si vous cliquez sur “Mot de passe oublié”. Un lien de réinitialisation vous sera alors envoyé sur votre adresse mail.

En application des articles 33 et 34 du RGPD, toute violation de données sera notifiée :

• lorsque EBP agit en qualité de responsable de traitement, à l’autorité de contrôle française (CNIL) et, si nécessaire, aux personnes physiques impactées par ladite violation;
• lorsque EBP agit en qualité de sous-traitant, à ses clients impactés par ladite violation dans les conditions du contrat entre EBP et ses clients.