5 astuces pour des factures BTP conformes (et sexy !)

Posons, dans un premier temps, les bases : est-il obligatoire de fournir une facture à votre client ? Si vous travaillez avec des clients professionnels, la réponse est oui !

Et avec des clients particuliers ? Il y a de fortes chances que la réponse soit également oui. En effet, toute vente ou prestation de service d’un montant supérieur à 25€ TTC doit faire l’objet d’une facture.

Comme pour tous les secteurs, les factures BTP doivent contenir un certain nombre de mentions obligatoires :

• l’identité du professionnel et du client,
• l’adresse de facturation des parties,
• lorsqu’elle est différente de leur adresse le numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel, et du client lorsqu’il auto-liquide la TVA (opération réalisée à l’étranger),
• la date d’émission de la facture,
• le numéro de la facture,
• la date de la vente ou de la prestation de services,
• la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus,
• les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liées à cette opération,
• le taux de TVA applicable (ou les taux applicables à chaque ligne de service en cas de taux différents),
• le montant total de la TVA,
• le montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC),
• les conditions de règlement, les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé,
• le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement,
• le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dû par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.
• le numéro du bon de commande, s’il a été préalablement établi par l’acheteur

En plus des mentions obligatoires que nous venons de citer, les professionnels du bâtiment sont également concernés la majeure partie du temps par l’assurance professionnelle souscrite au titre de leur activité. Plus communément appelée “garantie décennale”, elle implique 2 autres mentions, elles aussi obligatoires :

• Coordonnées de l’assureur ou du garant
• Couverture géographique du contrat ou de la garantie décennale

À cette garantie décennale vient également s’ajouter une dernière mention obligatoire fréquemment rencontrée dans le bâtiment : l’auto-liquidation. Elle s’applique lorsque des travaux sont effectués par un sous-traitant pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA. La taxe due pour les travaux de construction réalisés par le sous-traitant doit alors être acquittée par le donneur d’ordre. Le sous-traitant n’a plus ni à déclarer, ni à payer la TVA pour ces opérations et sa facture devra alors mentionner le terme “Auto-liquidation”.

Quel que soit le format de numérotation que vous définirez, sachez qu’il existe 2 critères incontournables, valables pour les factures au format papier et au format numérique :

• La numérotation de vos factures doit être unique. Il ne vous est pas possible de produire 2 factures (ou plus) comportant le même numéro.
• La numérotation de vos factures doit être basée sur une séquence chronologique continue, sans rupture. En d’autres mots, les numéros de vos factures doivent se suivre par ordre chronologique. En effet, il n’est pas possible de réaliser une facture après coup, elle doit être produite au moment de la vente ou de la prestation de services.

Ici point d’obligation légale. Vous êtes libre de présenter et d’orthographier vos factures comme vous le souhaitez. Néanmoins, nous vous conseillons fortement d’apporter à ces 2 éléments une attention particulière. Vos documents commerciaux sont l’image de votre entreprise, ils doivent refléter tout votre professionnalisme. Exit donc les couleurs bariolées (effet sapin de noël) et les fautes d’orthographe à gogo, au risque de faire fuir vos clients potentiels.