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5 astuces pour des factures BTP conformes (et sexy !)

Les factures BTP, qu’elles soient au format papier ou numérique, répondent à un certain nombre d’obligations. En tant qu’artisan du bâtiment, vous ne pouvez pas y déroger. Voici donc quelques astuces et informations à connaître pour être certain de réaliser des factures conformes (qu’il s’agisse d’une facture finale ou d’une facture de situation).

factures électronique btp bâtiment

1. Savoir dans quel cas réaliser une facture

Posons, dans un premier temps, les bases : est-il obligatoire de fournir une facture à votre client ? Si vous travaillez avec des clients professionnels, la réponse est oui !

Et avec des clients particuliers ? Il y a de fortes chances que la réponse soit également oui. En effet, toute vente ou prestation de service d’un montant supérieur à 25€ TTC doit faire l’objet d’une facture.

2. Connaître et appliquer les mentions obligatoires des factures bâtiment

Comme pour tous les secteurs, les factures BTP doivent contenir un certain nombre de mentions obligatoires :

  • l’identité du professionnel et du client,
  • l’adresse de facturation des parties,
  • lorsqu’elle est différente de leur adresse le numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel, et du client lorsqu’il auto-liquide la TVA (opération réalisée à l’étranger),
  • la date d’émission de la facture,
  • le numéro de la facture,
  • la date de la vente ou de la prestation de services,
  • la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus,
  • les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liées à cette opération,
  • le taux de TVA applicable (ou les taux applicables à chaque ligne de service en cas de taux différents),
  • le montant total de la TVA,
  • le montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC),
  • les conditions de règlement, les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé,
  • le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement,
  • le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dû par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.
  • le numéro du bon de commande, s’il a été préalablement établi par l’acheteur

 

En plus des mentions obligatoires que nous venons de citer, les professionnels du bâtiment sont également concernés la majeure partie du temps par l’assurance professionnelle souscrite au titre de leur activité. Plus communément appelée “garantie décennale”, elle implique 2 autres mentions, elles aussi obligatoires :

  • Coordonnées de l’assureur ou du garant
  • Couverture géographique du contrat ou de la garantie décennale

 

À cette garantie décennale vient également s’ajouter une dernière mention obligatoire fréquemment rencontrée dans le bâtiment : l’auto-liquidation. Elle s’applique lorsque des travaux sont effectués par un sous-traitant pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA. La taxe due pour les travaux de construction réalisés par le sous-traitant doit alors être acquittée par le donneur d’ordre. Le sous-traitant n’a plus ni à déclarer, ni à payer la TVA pour ces opérations et sa facture devra alors mentionner le terme “Auto-liquidation”.

3. Numéroter ses factures BTP correctement

Quel que soit le format de numérotation que vous définirez, sachez qu’il existe 2 critères incontournables, valables pour les factures au format papier et au format numérique :

  • La numérotation de vos factures doit être unique. Il ne vous est pas possible de produire 2 factures (ou plus) comportant le même numéro.
  • La numérotation de vos factures doit être basée sur une séquence chronologique continue, sans rupture. En d’autres mots, les numéros de vos factures doivent se suivre par ordre chronologique. En effet, il n’est pas possible de réaliser une facture après coup, elle doit être produite au moment de la vente ou de la prestation de services.

4. Soigner la présentation et l’orthographe

Ici point d’obligation légale. Vous êtes libre de présenter et d’orthographier vos factures comme vous le souhaitez. Néanmoins, nous vous conseillons fortement d’apporter à ces 2 éléments une attention particulière. Vos documents commerciaux sont l’image de votre entreprise, ils doivent refléter tout votre professionnalisme. Exit donc les couleurs bariolées (effet sapin de noël) et les fautes d’orthographe à gogo, au risque de faire fuir vos clients potentiels.

5. Conserver ses factures le temps imparti

Votre facture, qu’elle ait été réalisée au format papier ou électronique, doit être établie en 2 exemplaires, l’original étant conservé par le client.

 

Il faut savoir que les règles de facturation relèvent à la fois du Code de commerce (réglementation économique) et du Code général des impôts (réglementation fiscale). Cette information a un impact direct sur les délais de conservation des factures. Ainsi, la réglementation fiscale exige qu’une facture soit conservée six ans (L102B du Livre des Procédures Fiscales). À l’inverse, la réglementation économique exige que la facture soit conservée dix ans (L123-22 du Code de commerce). De manière générale, il est préférable de conserver une facture, qu’elle soit au format papier ou au format numérique pendant 10 ans car les entreprises sont tenues de conserver leurs pièces comptables pendant cette durée.

 

Les règles en matière de facturation sont nombreuses et pas toujours faciles à appréhender lorsqu’on est artisan. 

Ultime astuce pour créer vos factures BTP l’esprit léger : confier cette tâche à un logiciel de facturation bâtiment ! Mentions légales, garantie décennale, mise en page, édition au format papier ou numérique… tout devient plus simple.

Découvrez les 7 commandements d'une facture BTP conforme  

 

Soyez sûr d’établir des factures bâtiment conformes grâce à notre liste des points essentiels à retenir. 

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