Le registre du personnel, à quoi ça sert ?

Pour quels salariés ?

Il devra indiquer les entrées et sorties de personnel, quel que soit le contrat, même pour les salariés embauchés par l’intermédiaire d’une agence de travail temporaire et les travailleurs à domicile.

Obligatoire pour qui ?

Tous les employeurs, sauf les particuliers-employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi services. Si l’entreprise possède plusieurs établissements avec des salariés, l’employeur doit tenir un registre du personnel pour chacun des établissements.  Le registre unique du personnel doit être accessible et mis à disposition du comité social et économique ou des représentants du personnel. Lors d’un contrôle, il doit pouvoir être communiqué aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale.

Un certain nombre de mentions obligatoires doivent figurer dans le registre unique du personnel. L’ordre chronologique des embauches doit être respecté et doit être inaltérable :

• Nom, Prénom et Nationalité
• Date de naissance
• Sexe
• Numéro de Sécurité Sociale
• Statut Familial
• Fonction
• Statut professionnel,
• Type de contrat (CDI, CDD, Intérimaire, Apprenti, Contrat de professionnalisation)
• Nom, Prénom du tuteur le cas échéant
• Temps partiel lorsque c’est le cas
• Type et n° d’ordre du titre valant autorisation de travail pour les ressortissants étrangers
• Date d’entrée
• Date de sortie

Pour les stagiaires et des personnes volontaires en service civique qui sont présents dans l’entreprise, ils doivent figurer dans une partie spécifique du registre du personnel. Les informations suivantes sont requises : nom, prénom, date d’entrée et de sortie ainsi que le nom des tuteurs, par ordre d’arrivée dans l’établissement.  

Sous quelle forme ?

Aucune forme n’est imposée, vous pouvez donc l’établir en format papier ou informatique. Le registre unique du personnel est dispensé de déclaration auprès de Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu’ils répondent aux conditions fixées par la Délibération CNIL n° 2004-097 du 9 décembre 2004. En format informatique, vous bénéficiez de nombreux avantages pratiques.  Il est pour la plupart du temps généré automatiquement à partir du logiciel de paie. Un gain de temps énorme et une marge d’erreur quasi nulle. Vous pourrez bien sûr le gérer automatiquement avec nos logiciels de Paie EBP !

Quelles sanctions en cas de non respect ?

Si le registre comporte des erreurs, est incomplet ou absent, l’employeur est passible d’une contravention de 4ème classe. Elle pourra être appliquée pour chaque salarié en cause. De plus, la non mise à disposition du registre du personnel auprès des agents de contrôle de l’inspection du travail constitue un délit d’entrave à l’exercice de leurs fonctions, pouvant être puni d’un emprisonnement d’un an et d’une amende de 37 500 euros. (C. trav. art. L 8114-1).