Trésorerie : Anticiper et gérer les périodes tendues

Voici 5 conseils pratiques pour protéger et gérer votre trésorerie en période économique tendue.

Il est essentiel de suivre le paiement de vos clients et d’optimiser la facturation avec quelques règles de base très simples à appliquer. 

Il est généralement de 30 jours à partir de la réception de la marchandise ou de la réalisation d’une prestation de services. Mais vous pouvez faire varier ce délai ! En effet, il peut être immédiat si vous le négociez et demandez à votre client un paiement comptant, par exemple, au moment de la livraison ou de la prestation de services.

Notez les dates de paiement convenues avec vos clients pour suivre les délais de paiement de près. Enregistrez tous les paiements reçus, dans votre logiciel de facturation ou comptabilité, en vérifiant régulièrement vos relevés bancaires. Rapprochez ensuite les paiements reçus avec les factures émises pour vous assurer que tout est correctement attribué et qu’aucun paiement n’a été omis !

Laisser courir les délais de règlement pénalise le besoin en fonds de roulement de votre entreprise. Par conséquent, il convient de mener une politique de relance graduée. Par exemple :

• Un premier appel téléphonique 24 à 48h après le délai d’échéance fait avec diplomatie.
• Une première lettre de relance, une semaine après la date d’échéance par exemple, vous permettra d’encaisser les recettes à temps.

Ces méthodes dépendent de l’affinité que vous avez avec votre client.

Pour optimiser la trésorerie, il faut enfin étudier le délai moyen de paiement. Il s’agit du temps écoulé entre l’envoi de la facture client et le règlement de celle-ci sur votre compte bancaire. Ce temps représente, au plan comptable, le chiffre d’affaires facturé non encaissé. En analysant ce paramètre, vous pourrez repérer les créances clients qui sont les plus longues à être recouvertes. Pour vous protéger, pensez à bien vous accorder, dès le début de votre relation contractuelle, sur un délai moyen de paiement avec votre client. La Loi prévoit que votre client ne peut en principe pas excéder les 45 jours pour vous régler.

Le délai de paiement entre professionnels est encadré sur le plan réglementaire et fixé au 30ème jour suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation. Cependant, si votre trésorerie ne vous permet pas de le tenir, il est préférable de négocier avec votre fournisseur. Plusieurs possibilités existent :

• Un règlement à 45 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture. Il s’agit d’une tolérance généralement accordée en cas de factures récurrentes.
• Un délai à 60 jours maximum à compter de la date d’émission de la facture.

De manière à conserver de bonnes relations commerciales avec votre fournisseur, convenez communément d’un mode de calcul du délai pour éviter les situations conflictuelles.

Attention : Le non-respect des délais de paiement est passible d’une amende administrative, de majorations et de sanctions pouvant aller jusqu’à publication des impayés par la DGCCRF.

Pour anticiper vos besoins en trésorerie et protéger votre entreprise, Excel qui apparaît simple et intuitif va montrer toutes ses limites en période de difficultés. En effet, ce n’est pas un outil dédié à la gestion administrative. Outre le fait qu’Excel n’est pas conforme aux yeux de la loi pour la facturation ou la tenue comptable, il n’est pas nativement conçu pour piloter la trésorerie de l’entreprise. De plus, il est chronophage lorsque le temps est compté et peut présenter un risque accru des erreurs de saisie manuelle.

Les logiciels EBP vous permettent de suivre la facturation et la comptabilité de l’entreprise. C’est par la synchronisation de toutes ces informations que vous allez pouvoir suivre la santé financière de l’entreprise. En effet, le logiciel de gestion :

• automatise les processus,
• délivre des alertes à propos des devis et des factures à échéance,
• facilite un suivi régulier de la trésorerie.

Pour augmenter votre flux de trésorerie, il est essentiel de surveiller vos dépenses et les charges fixes de l’entreprise. Par ailleurs et particulièrement en période d’inflation, il est recommandé de renégocier ou consulter différents prestataires pour gagner des marges de manœuvre notamment sur les fluides (chauffage, électricité, eau…) mais aussi sur tous les contrats de prestations (photocopieur, téléphonie, loyers, fournitures…) et les missions externes.

Enfin, la digitalisation peut être aussi source d’économies, notamment par l’utilisation du Cloud ainsi que différentes applications ou solutions de facturation en ligne ou de solutions de comptabilité en ligne. Ces logiciels ont notamment la faculté d’accélérer le suivi et le traitement des dossiers clients et permettent une facture plus rapide.

En scrutant toutes les dépenses, en négociant et en faisant preuve d’ingéniosité, vous aurez toutes les cartes en main pour mettre en place différents scénarios d’amélioration de votre trésorerie.

C’est bien connu : stocker a un coût ! C’est pourquoi il est impératif d’effectuer un contrôle régulier de ses stocks. Un inventaire suivi va vous permettre de vérifier les quantités de marchandise, d’assurer un bon contrôle comptable, d’éviter des commandes inutiles et donc de maximiser votre rentabilité.

En cas de sur-stockage, il faut :

• identifier les stocks dormants, obsolètes et mener des actions commerciales,
• réduire les commandes auprès de votre fournisseur,
• ralentir votre délai d’approvisionnement.

En conclusion, en période de trésorerie tendue, outre l’indispensable logiciel de gestion, il faut à la fois veiller aux délais de règlement des clients tout en honorant vos échéances auprès des fournisseurs. Le temps est un allié précieux pour gérer au mieux les encaissements et les décaissements de sorte à assurer la santé et la pérennité financière de l’entreprise. Une gestion des stocks optimisée et des dépenses maîtrisées vous permettront de retrouver un peu d’oxygène en période tendue.