ERP (PGI)

Dans un contexte en constante évolution, où les entreprises cherchent à optimiser leurs opérations et à faciliter leur croissance, comprendre ce que signifie « ERP » et comment cela peut être bénéfique pour une entreprise est crucial.

Le terme « ERP » signifie « Enterprise Resource Planning », ce qui se traduit par « Planification des Ressources de l’Entreprise » en français. Un ERP peut également être appelé “Progiciel de Gestion Intégré” ou “PGI”. C’est un système d’information complet, conçu pour gérer et suivre l’ensemble des informations d’une entreprise au quotidien.

Ce logiciel centralisé permet d’intégrer et de coordonner les différentes fonctions et processus d’une entreprise, allant des achats et ventes à la gestion comptable, en passant par la gestion des stocks et le contrôle de gestion.

Un ERP fonctionne en unifiant toutes les données et les processus métiers de l’entreprise au sein d’un système centralisé. Cela permet aux différentes parties de l’entreprise de partager des informations en temps réel, d’éliminer les doublons et les erreurs de saisie et de rationaliser les opérations.

Par exemple, lorsque le service des ventes enregistre une nouvelle commande, cette information est mise à jour en temps réel dans le système ERP, ce qui permet au service de production de planifier en conséquence.

L’utilisateur de l’ERP peut retrouver et analyser l’origine de chaque information enregistrée dans le système. Cette fonctionnalité améliore la conformité réglementaire et la transparence des opérations.

Un logiciel ERP peut couvrir ou non l’ensemble du système d’information de l’entreprise. L’unicité des informations restera garantie grâce à une base de données unique, évitant ainsi les redondances et les incohérences de données. Les rapports et les analyses générés par un ERP fournissent de ce fait des informations précieuses pour que les utilisateurs et dirigeants prennent les meilleures décisions.

Face aux enjeux de la transformation digitale, les entreprises recherchent désormais une plus grande flexibilité et une architecture plus ouverte pour leurs ERP. Cela permet une intégration facilitée de processus externes et de nouvelles applications en fonction de leurs besoins.

EBP propose des logiciels ERP paramétrables pour s’adapter aux processus spécifiques des entreprises, offrant également la possibilité de programmation avancée grâce à des développements personnalisés.

L’objectif principal d’un logiciel ERP étant d’homogénéiser le système d’information de l’entreprise, plusieurs domaines y sont généralement couverts :

• Gestion des achats : gérer les processus d’achat, depuis la demande d’achat jusqu’à la réception des biens ou services.
• Ventes et gestion commerciale : suivre les ventes, gérer les devis, les commandes, les contrats et le suivi des clients.
• Gestion comptable : gérer la comptabilité fournisseurs et clients, les immobilisations, la comptabilité analytique, etc.
• Contrôle de gestion : établir des budgets, analyser les performances financières, suivre les écarts et prendre des décisions basées sur des données fiables.
• Gestion des stocks : gérer les stocks de produits, la logistique, le transport, les entrepôts, etc.

Généralement, un ERP est structuré en modules fonctionnels, chacun couvrant un domaine spécifique de gestion de l’entreprise. On peut retrouver par exemple un module de gestion des achats, un module de gestion des ventes, un module de gestion comptable, etc. Cette structure modulaire permet à l’entreprise de choisir les modules pertinents en fonction de ses besoins spécifiques et de les intégrer progressivement en fonction de son développement et de sa croissance.

Le choix d’un logiciel ERP dépend des besoins spécifiques de chaque organisation, de sa complexité opérationnelle et de ses ressources financières. Voici quelques points à considérer en fonction de la taille de votre entreprise :

1. Les toutes petites entreprises (TPE de moins de 10 collaborateurs) peuvent généralement gérer leurs activités à l’aide de logiciels dédiés plus simples et moins coûteux, tels que des logiciels de comptabilité, de gestion des stocks ou de suivi des ventes. Un logiciel ERP peut être trop complexe pour leurs besoins.

    

2. Les petites et moyennes entreprises (PME) en pleine croissance ont éventuellement besoin d’un logiciel ERP si elles commencent à gérer des processus plus complexes et à vouloir connecter différents domaines entre eux.

    

3. Les entreprises, type ETI, de taille moyenne à grande (au-delà de 50 collaborateurs) avec des opérations étendues, des départements multiples et une complexité organisationnelle peuvent grandement bénéficier d’un ERP. Il est possible que les processus et les données soient dispersés dans plusieurs systèmes isolés. L’intégration, le développement de connecteurs et l’automatisation offertes par un logiciel ERP personnalisable peuvent améliorer leur efficacité, réduire les erreurs et faciliter la prise de décision.

    

L’adoption d’un ERP doit être basée sur une analyse des besoins spécifiques de l’entreprise et être faite en fonction de sa taille et de ses ressources disponibles. Les petites entreprises ou les startups peuvent commencer avec des solutions logicielles plus ciblées et évoluer vers un ERP à mesure que leurs besoins augmentent. Dans les ETI, plus les processus sont complexes et dispersés, plus les avantages d’un logiciel ERP sont significatifs.

Des développements spécifiques permettent aussi de faciliter l’intégration et l’interopérabilité entre différents logiciels ou systèmes informatiques : À travers le développement d’interfaces (connecteurs, API), deux applications distinctes fonctionnant sur des plates-formes différentes ou développés différemment peuvent partager des informations en temps réel et échanger des données de manière fluide. Les logiciels EBP étant ouverts, des équipes dédiées sont en capacité de développer les connecteurs nécessaires avec les logiciels de votre système d’information.

Le prix d’un ERP peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs tels que la taille de l’entreprise, l’étendue des fonctionnalités requises, le nombre d’utilisateurs, la complexité des processus à intégrer, le choix du fournisseur ERP et l’infrastructure souhaitée.

Une évaluation du coût total d’un projet n’est possible qu’après l’analyse des besoins en termes de fonctionnalités et de personnalisation.

Le choix d’un ERP est une décision cruciale qui nécessite une analyse approfondie. Voici quelques étapes clés pour choisir le bon ERP pour votre entreprise :

1. Évaluation des besoins : Identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise, qu’il s’agisse de la gestion des stocks, de la comptabilité, des ventes ou d’autres aspects. Assurez-vous que l’ERP que vous envisagez répond à ces besoins.
2. Compatibilité : Vérifiez si l’ERP peut s’intégrer aux systèmes existants de votre entreprise, tels que les logiciels comptables ou de gestion de la paie.
3. Personnalisation : Assurez-vous que l’ERP peut être personnalisé pour s’adapter aux processus uniques de votre entreprise et à votre gestion de production.
4. Évolutivité : Choisissez un ERP qui peut évoluer avec votre entreprise à mesure qu’elle se développe.
5. Formation et support : Assurez-vous que le fournisseur propose une formation adéquate pour vos employés et un soutien technique en cas de besoin.
6. Coûts : Évaluez les coûts totaux, y compris les frais de licence, de mise en œuvre, de maintenance et de formation.

En suivant ces étapes, vous pouvez prendre une décision éclairée pour choisir un ERP qui répond aux besoins de gestion spécifiques de votre entreprise et contribue à sa croissance et à son succès.