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La Facture Électronique

Depuis le 1er janvier 2020, dans le cadre de la transition numérique des entreprises françaises, 100% des factures à destination des acteurs du secteur public doivent être numériques.

Qui est concerné et quand ?

Pour le secteur public :

Depuis le 1er janvier 2017, toute structure publique est dans l’obligation d’émettre et de réceptionner ses factures par voie électronique sur le portail Chorus Pro.

 

Pour les entreprises privées:

La facturation électronique pour les entreprises du secteur privé n’est pour le moment obligatoire que pour l’émission des factures à destination de l’État, des collectivités territoriales et autres établissements publics (dépôt sur le portail Chorus Pro). Mais le gouvernement étudie la possibilité d’étendre cette obligation pour les factures à destination du secteur privé.

 

Débutée depuis le 1er janvier 2017 pour les entreprises de + de 5000 salariés, elle entre progressivement en vigueur selon la taille de l’entreprise.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

La facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique dans les conditions légales en vigueur.

 

Article 289 du Code Général des Impôts

VI. – Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Elles tiennent lieu de factures d’origine […].

 

Petit rappel :

  • Une facture électronique doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier.
  • La simple transmission par email n’en fait pas une facture électronique valide. La conception doit être entièrement numérique, la facture électronique devenant la facture d’origine.
  • L’archivage reste obligatoire.

Les critères de validité d'une facture électronique

Pour être conforme aux yeux de la loi, une facture électronique doit répondre à certains critères.

  • L’authenticité de son origine.

    Garantir l’identité de son émetteur.

  • L’intégrité de son contenu.

    La facture ne doit pouvoir être modifiée.

  • Une bonne lisibilité.

    Le fichier généré doit être lisible par tous.

Comment répondre à ces 3 critères ?

  • Soit par l’émission d’une facture avec signature électronique (via un prestataire de services de certification électronique).
  • Soit par la mise en place d’une piste d’audit fiable et contrôles documentés entre la facture électronique et l’opération qui en est à l’origine.
  • Soit sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée pouvant être traité automatiquement et de manière univoque (progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, télécopie reçue en version électronique, par exemple).

Les nombreux avantages de la facture électronique

Des gains multiples ! Financiers, productivité, environnement, temps, sécurité…

 

  • Réduction des coûts administratifs de 50 à 75% par rapport au traitement papier : suppression des manipulations de documents papiers, diminution des temps de traitement, suppression des coûts d’impression, d’envoi postal, de stockage.
  • Diminution de l’empreinte carbone.
  • Optimisation du suivi et de l’accès à l’information : traçabilité, sécurisation.
  • Automatisation et rationalisation des processus : meilleure fluidité dans les échanges.

Zoom sur Chorus Pro

L’État met à disposition des entreprises privées une plateforme gratuite et obligatoire pour la transmission des factures à destination du secteur public : Chorus Pro.

  • Création du compte sur Chorus Pro
  • Transmission des factures électroniques
  • Suivi de leur traitement en temps réel
  • Mode Portail : dépôt d’un PDF (signé, non signé ou mixte) ou d’un fichier XML, ou bien saisie des données directement dans un formulaire via le portail Chorus Pro.
  • Mode EDI : émission des factures au format structuré ou mixte (obligation de raccordement via un Tiers de Télétransmission).
  • Mode API : mise à disposition d’un ensemble de services interrogés à partir du Système d’Information de l’utilisateur et connectés à Chorus Pro.

Les logiciels EBP sont prêts

Depuis le mois de novembre 2018, nos logiciels Open Line™ des gammes Facturation, Gestion Commerciale, Bâtiment, Point de Vente et la plateforme EBP Horizon permettent d’éditer des factures conformes et sécurisées, au format de facture électronique Factur-X.

 

Il s’agit d’un format de facture mixte comprenant : un fichier PDF (lisible par l’homme) associé à un fichier structuré au format UN/XML (pour lecture automatique des données par une machine).

Optez pour la télétransmission

Depuis les solutions EBP, il est possible de transmettre vos factures sur Chorus Pro par télétransmission directe. Plus besoin de naviguer entre les différentes applications ! Vous envoyez vos factures sur Chorus Pro directement depuis votre logiciel.

Maintenant, équipez-vous !

Que vous ne soyez pas encore client ou déjà équipé d’un logiciel EBP de facturation ou de gestion, simplifiez votre quotidien en passant à la facture électronique !

Forum National de la Facture Électronique : guide des bonnes pratiques

Chorus Pro : accès au portail

 

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