La facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises françaises à partir de septembre 2026. Pour les entrepreneurs, comprendre comment lire et vérifier une facture électronique sera bientôt essentiel. Ce guide vous explique les critères de conformité, les formats à connaître, et les bonnes pratiques pour gérer vos factures électroniques en toute sérénité.
Facturation électronique : définition et critères de conformité
Qu'est-ce qui différencie une e-facture d'un PDF classique/dématérialisé ?
Beaucoup d’entrepreneurs pensent qu’un PDF envoyé par email constitue une facture électronique. Ce n’est pas le cas. Une facture dématérialisée au format PDF reste un simple fichier image, sans données structurées exploitables automatiquement.
Une véritable facture électronique, en revanche, est émise et reçue dans un format structuré et normé (comme Factur-X, UBL ou CII). Ces formats permettent aux entreprises l’extraction automatique des données par les logiciels de gestion et les plateformes de transmission. La facture électronique transite obligatoirement par l’intermédiaire d’une plateforme agréée, garantissant ainsi sa traçabilité et sa conformité à la réforme.
Authenticité, intégrité, lisibilité : ce que cela signifie en pratique
Pour qu’une facture électronique soit valable, elle doit respecter trois critères fondamentaux :
- Authenticité : la facture doit garantir l’identité de l’émetteur. En pratique, cela signifie que le fournisseur doit être clairement identifiable via son SIREN et son numéro de TVA intracommunautaire.
- Intégrité : le contenu de la facture ne doit pas pouvoir être modifié après son émission. Les formats structurés et la transmission par l’intermédiaire d’une plateforme agréée assurent cette protection contre toute altération.
- Lisibilité : la facture doit pouvoir être lue facilement par les systèmes informatiques et par les personnes. Un format comme Factur-X combine un fichier PDF lisible par l’humain et des données XML exploitables automatiquement.
Les mentions et formats à vérifier sur une facture électronique
Comment faire une facture électronique conforme à la réforme de la facturation électronique obligatoire ?
Pour créer une facture électronique conforme, vous devez utiliser un logiciel de facturation conforme, compatible avec les formats réglementaires. Ce logiciel doit permettre de générer des factures dans l’un des trois formats reconnus par l’administration fiscale.
La facture doit ensuite être transmise par l’intermédiaire d’une plateforme agréée, qui assure son acheminement sécurisé vers votre client et transmet simultanément les données de transaction à l’administration fiscale (opération qu’on appelle e-reporting).
Mentions légales obligatoires
Chaque facture électronique doit comporter les mentions suivantes :
- Identité du vendeur : dénomination sociale, adresse du siège social, SIREN, numéro de TVA intracommunautaire
- Identité de l’acheteur : raison sociale, adresse, SIREN
- Numéro de facture unique et basé sur une séquence chronologique continue
- Date d’émission de la facture
- Date de la vente ou de la réalisation de la prestation de service
- Description détaillée des produits ou services
- Prix unitaire hors taxes (HT)
- Montant total hors taxes (HT)
- Taux de TVA applicable
- Montant de la TVA
- Montant total toutes taxes comprises (TTC)
Nouvelles mentions issues de la réforme
La réforme ajoute des exigences spécifiques pour faciliter le traitement automatisé et l’e-reporting :
- Numéro SIREN obligatoire pour l’émetteur et le destinataire (y compris les micro-entrepreneurs)
- Statut de paiement de la facture (réglée, en attente, etc.)
- Adresse de livraison si différente de l’adresse de facturation
L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, quand c’est nécessaire ;
Formats reconnus : Factur-X, UBL, CII
Trois formats structurés sont acceptés en France :
- Factur-X : format hybride combinant un PDF (pour la lecture humaine) et un fichier XML (pour le traitement automatique). C’est le format le plus populaire en France car il est facile à lire tout en étant exploitable par les systèmes informatiques.
- UBL (Universal Business Language) : format XML international, largement utilisé dans les échanges B2B européens.
- CII (Cross Industry Invoice) : format XML développé par l’ONU, également reconnu au niveau international.
Votre logiciel de facturation ou gestion doit supporter au moins l’un de ces formats pour être conforme à la réforme.
Statuts de la facture électronique
Parcours / circuit de transmission
Lorsque vous émettez ou recevez une facture électronique via EBP, celle-ci passe par plusieurs étapes :
- Émission : La facture est créée dans votre logiciel EBP
- Dépôt : Elle est envoyée à la PA Cegid intégrée à EBP
- Transmission : La PA achemine la facture vers le destinataire
- Réception : Le client reçoit la facture sur sa propre plateforme agréée
- Acceptation ou rejet : Le destinataire peut accepter ou contester la facture
- Archivage : La facture est conservée pendant 10 ans minimum
Comment lire les statuts et qu'est-ce que cela implique pour la validité ou le règlement
Dans votre logiciel de facturation, chaque facture affiche un statut qui indique où elle en est dans son cycle de vie :
- En attente de transmission : la facture est créée mais pas encore envoyée à la PA. Vous pouvez encore la modifier.
- Transmise : La facture a été envoyée par l’intermédiaire de la plateforme agréée mais n’a pas encore été reçue par le destinataire. Aucune action requise à ce stade.
- Reçue par le destinataire : Votre client a bien reçu la facture. Elle est maintenant opposable juridiquement.
- Acceptée : Le client a validé la facture. Vous pouvez procéder au règlement selon les conditions convenues.
- Rejetée : Le client conteste la facture (erreur de montant, de désignation, etc.). Vous devez la corriger et la réémettre.
- Réglée : Le paiement a été effectué. La facture est archivée mais reste consultable.
Ces statuts vous permettent de suivre en temps réel l’état de vos transactions et d’anticiper les problèmes de règlement.
Paramétrage dans EBP pour une lecture facilitée et conformité
Renseigner les fiches clients/fournisseurs avec SIREN, numéro TVA intracommunautaire, etc.
Pour garantir la conformité de vos factures électroniques, renseignez soigneusement les informations suivantes dans vos fiches clients et fournisseurs :
- SIREN (9 chiffres) : identifiant unique de l’entreprise
- Numéro de TVA intracommunautaire : commence par FR suivi de 11 chiffres
- Adresse complète du siège social
- Coordonnées bancaires pour faciliter les règlements
- Conditions de paiement habituelles
Ces données seront automatiquement reprises dans vos factures, réduisant les risques d’erreur et les rejets.
Vérifier vos modèles de facture et le paramétrage des mentions légales dans votre logiciel de facturation
Avant d’émettre votre première facture électronique, vérifiez que votre modèle de facture EBP contient bien toutes les mentions obligatoires. Accédez aux paramètres de votre logiciel de facturation et contrôlez :
- La présence de tous les champs obligatoires
- La numérotation séquentielle et continue des factures
- Les taux de TVA applicables à vos produits/services
- Les coordonnées complètes de votre entreprise
- Les mentions légales spécifiques à votre activité (ex : assurance professionnelle pour certains métiers)
Un modèle bien paramétré vous fait gagner du temps et garantit la conformité de chaque facture électronique émise.
Bonnes pratiques pour éviter les rejets ou litiges
Contrôler les informations avant émission / réception
Avant de valider l’envoi d’une facture électronique, prenez quelques secondes pour vérifier :
- La cohérence des montants (prix unitaires, totaux HT et TTC)
- L’exactitude des coordonnées du client (SIREN, adresse)
- La description précise des produits ou services
- Les conditions de paiement et la date d’échéance
- La présence de toutes les mentions obligatoires
De même, lorsque vous recevez une facture fournisseur, contrôlez ces éléments avant de l’accepter. Un rejet évite des complications ultérieures et des litiges potentiels.
Utiliser une plateforme agréée (ex-PDP) pour la transmission
Dans le cadre de la réforme, la transmission de vos factures électroniques via une PA n’est pas une option, c’est une obligation légale. La PA Cegid, intégrée nativement aux solutions EBP, garantit :
- La conformité réglementaire de vos échanges
- La traçabilité complète des factures
- La transmission automatique des données à l’administration fiscale (e-reporting)
- La sécurité des informations échangées
En choisissant une solution intégrée comme celle proposée par EBP, vous simplifiez considérablement votre gestion quotidienne.
Archivage légal et conservation des factures pendant 10 ans
L’archivage électronique des factures est obligatoire pendant 10 ans minimum. Votre solution EBP assure cet archivage de manière sécurisée et conforme. Les factures archivées doivent rester :
- Accessibles à tout moment pour consultation
- Lisibles dans leur format d’origine
- Intègres, sans possibilité de modification
- Horodatées pour prouver leur date d’émission
En cas de contrôle fiscal, vous devez pouvoir produire ces documents rapidement. Un archivage bien organisé vous protège juridiquement et facilite votre gestion comptable.
Maîtrisez la facture électronique dès aujourd'hui
Comprendre comment lire une facture électronique est désormais indispensable pour tout entrepreneur. En maîtrisant les formats reconnus, les mentions obligatoires et les statuts de transmission, vous vous assurez une transition sereine vers la réforme de la facturation électronique obligatoire.
Les solutions EBP vous accompagnent dans cette transformation en proposant des outils conformes, intuitifs et parfaitement intégrés à la Plateforme agréée Cegid. N’attendez pas les derniers mois pour vous préparer : familiarisez-vous dès maintenant avec la facturation électronique pour les entreprises et formez vos équipes aux futures bonnes pratiques à appliquer.
8 points pour se préparer à la facture électronique
La date de mise en place de la réforme se rapproche à grand pas ! Ne ratez pas l’occasion de vous préparer dès maintenant.
Avec ces 8 étapes, assurez sereinement votre conformité et appréhendez cette transition dans les meilleures conditions.
FAQ
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Une facture électronique est un document commercial émis, transmis et reçu dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII) permettant un traitement automatisé. Contrairement à un simple PDF, elle contient des données exploitables informatiquement et transite obligatoirement via une Plateforme agréée.
Qui est concerné par la facturation électronique en France ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France sont concernées par l’obligation de facturation électronique pour leurs opérations en B2B domestiques (transactions entre professionnels, réalisées sur le territoire Français). Cela inclut les sociétés, les micro-entrepreneurs, les professions libérales et les associations soumises à TVA.
Quel est le calendrier de la réforme de la facturation électronique pour 2026-2027 ?
Le calendrier de mise en œuvre s’échelonne en deux phases :
1er septembre 2026 :
- Obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises
- Obligation d’émission pour les grandes entreprises et ETI
1er septembre 2027 :
Obligation d’émission pour les PME et micro-entreprises
Il est recommandé de se préparer dès maintenant pour anticiper ces échéances. Consultez nos articles sur l’obligation de facturation électronique pour vous préparer au mieux.
Comment obtenir les données d'une facture électronique ?
Grâce aux formats structurés (Factur-X, UBL, CII), les données d’une facture électronique sont directement exploitables par votre logiciel de gestion. Ces informations sont automatiquement extraites et intégrées dans votre comptabilité, sans ressaisie manuelle. Vous pouvez également exporter ces données vers d’autres outils (tableurs, logiciels de reporting).
Suis-je concerné par la facturation électronique en tant qu'auto-entrepreneur ?
Oui, même en tant qu’auto-entrepreneur (micro-entrepreneur), vous êtes concerné par la réforme si vous êtes assujetti à la TVA (y compris dans le cas d’une franchise en base de TVA). À partir du 1er septembre 2026, vous devrez être en mesure de recevoir des factures électroniques. À partir du 1er septembre 2027, vous devrez également émettre vos factures au format électronique pour les opérations réalisées avec des clients professionnels français et générer vos e-reporting à destination de l’Administration fiscale.
