Les évolutions légales et sociales sont régulières et peuvent parfois changer d’une semaine à l’autre. Il est difficile pour les entreprises et leur service paie d’effectuer une veille constante du marché. Le choix qui s’impose est celui de gérer la paie en interne ou de confier cette tâche à un prestataire externe.
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
Choisir l’externalisation c’est choisir de confier la gestion de sa paie (DSN, bulletins de paie, etc.) à un prestataire expert dans son domaine. On parle aussi d’outsourcing de la paie. Il s’agit très généralement d’un expert-comptable ou d’une société d’externalisation de la paie, qui gérera de façon partielle ou totale, la paie de l’entreprise. Cette solution vous permettra de vous concentrer sur votre cœur de métier et d’éviter une ou plusieurs embauches (formations, salaires, charges sociales, etc).
Il est important de bien choisir son prestataire car il sera le seul garant de la bonne gestion de la paie. Il aura pour missions :
- la saisie et le calcul des éléments variables de paie,
- la gestion des arrêts de travail
- l’administration du personnel
- la réalisation et l’édition des bulletins de salaire,
- le contrôle de leur conformité,
- leur envoi aux salariés,
- le paiement,
- l’archivage et le stockage des différents documents,
- la réalisation des déclarations sociales, dont la DSN.
- la gestion de la médecine du travail
- le conseil en droit social
Le fait d’externaliser entièrement la gestion de sa paie nécessite d’installer des échanges réguliers entre l’entreprise et le prestataire afin d’éviter toute erreur d’information. En cas de mauvaise transmission de données, les allers-retours peuvent être nombreux et faire perdre un temps précieux aux deux parties.
Pourquoi externaliser sa paie ?
L’externalisation procure à l’employeur de nombreux avantages :
1. Une paie toujours conforme
Externaliser c’est se référer à un expert métier, au fait des dernières nouveautés légales et sociales. Il offre alors un service de qualité tout en s’adaptant aux spécificités de votre entreprise. Il sera alors à même de vous conseiller sur la gestion de votre masse salariale.
S’adresser à un expert qui maîtrise la réglementation et savent appliquer le droit du travail vous fait gagner en sérénité quant à la bonne gestion de votre paie.
2. Un gain de temps
La charge de travail de votre service RH ou paie se trouve réduite ce qui leur permet de s’atteler aux missions à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, l’analyse des KPI ou encore l’amélioration des conditions de travail.
Plus besoin de prendre du temps pour recruter un ou plusieurs collaborateurs (en fonction de la taille de l’entreprise).
3. Réduction des coûts
Opter pour un prestataire externe peut être la solution la plus rentable. En effet, des coûts sont évités grâce à l’externalisation :
- recrutement d’un gestionnaire de paie
- coût et entretien d’un logiciel de gestion
- formation du collaborateur sur le métier et/ou le logiciel interne utilisé
- coût humain et/ou outil de veille légale et sociale
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