La fiche de paie, également appelée bulletin de paie, est un document servant de justificatif de paiement par l’employeur. Il correspond à la retranscription du contrat de travail et des clauses inhérentes à la rémunération. Ce document doit être impérativement fourni à l’employé. Plusieurs mentions obligatoires fixées par la loi doivent y figurer. Depuis 2019, des modifications ont été apportées afin de simplifier la compréhension et la lecture de la fiche de paie.
Comment établir une fiche de paie ?
Afin d’établir une fiche de paie, plusieurs mentions obligatoires doivent figurer d’après le code du travail. Voyons lesquelles :
1. Informations sur l’employeur
- Nom, adresse, désignation de l’établissement dont dépend le salarié
- Référence de l’organisme auprès duquel le salarié cotise
- Numéro d’immatriculation sous lequel l’employeur verse le cotisations sociales
- Le code APE pour les entreprises inscrites au registre de l’INSEE
2. Renseignements sur le salarié
- Nom, prénom et intitulé du poste occupé
- Position du salarié dans la classification conventionnelle applicable
3. La législation applicable
- Intitulé de la convention collective applicable (ou bien les références du code du travail au sujet de la durée des congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de la relation client)
4. Précisions liées à la paie du mois
- Nombre d’heures et période à laquelle se réfère la rémunération
- Nature et volume du forfait (pour les salariés sous convention de forfait)
- Nature de la base de calcul du salaire quand cette base de calcul n’est pas la durée du travail
- Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations (par exemple, primes et avantages en nature)
- Montant de la rémunération brute du salarié
- Montant et nature des prélèvements fiscaux et sociaux basés sur la rémunération brute
- Montant net à payer et date de paiement
- Les dates de congés payés et le montant de l’indemnité correspondante si une période de congés est comprise dans la période
- Montant de la prise en charge des frais de transport (publics ou personnels)
Enfin, il convient d’avertir le salarié qu’il doit conserver ses fiches de paie sans limitation de durée.
D’autres mentions facultatives peuvent être indiquées, comme la date d’entrée dans l’entreprise, la nature du contrat de travail, le salaire net imposable, les congés restants à prendre, etc.
Par ailleurs, il ne faut pas indiquer sur le bulletin de paie l’exercice au droit de grève ainsi que l’exercice des fonctions du représentant du personnel.
Quelles sont les obligations légales pour les bulletins de paie électroniques ?
Grâce à la loi de simplification du droit du travail il est désormais possible de délivrer les bulletins de paie par voie dématérialisée. Evidemment, cela implique des changements.
L’entreprise se doit de prévenir les salariés du passage au bulletin de paie électronique au moins 1 mois à l’avance et les salariés sont en mesure de s’y opposer.
De plus, l’employeur doit garantir des conditions permettant l’intégrité et la confidentialité des informations. Ainsi, les fiches de paie peuvent être conservées au sein d’un coffre-fort électronique garantissant l’intégrité des documents. L’accès et la récupération de ces fiches doivent se faire de façon simple.
Le bulletin de paie dématérialisé doit également être disponible et accessible pour une durée de 50 ans ou bien jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.
Enfin, les fiches de paie doivent être liées au compte personnel d’activité.
La fiche de paie est un document indispensable à toute personne salariée. Ce document est à garder précieusement tout au long de sa vie, qu’il soit en format papier ou dématérialisé. Grâce à l’apparition du bulletin de paie simplifié, la compréhension de celui-ci s’avère facilitée, il est donc pertinent de s’y intéresser afin de mieux comprendre les retenues effectuées.
