Bulletin de paie dématérialisé
Après la mise en place de la DSN, la dématérialisation des bulletins de paie continue dans la voie de la digitalisation des processus liées à l’administration du personnel. Règles à respecter, accord du salarié, avantages, on vous explique tout !
Loi El Khomri : accélérateur de la digitalisation RH
La possibilité de délivrer les bulletins de paie par voie dématérialisée est autorisée depuis la loi de simplification du droit du travail du 12 mai 2009. Le contour applicatif de cette loi présentait certains freins, en effet, seulement 15 % des bulletins de paie étaient dématérialisés en France avant 2016*.
Dans un objectif d’accroître la digitalisation des bulletins de paie, Myriam El Khomri initie la LOI n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail. L’article 24 apporte des précisions qui viennent assouplir sa mise en place dans les entreprises tout en améliorant le dialogue social et la protection des salariés.
*(Rapport public « Pour une clarification du bulletin de paie » de Jean-Christophe Sciberras, d’après une étude Solvay et de l’Association nationale des DRH (ANDRH) sur les facteurs de réussite et de freins de la dématérialisation)
Les changements à respecter :
De nouvelles règles d’application sont mises en place à partir du 1er janvier 2017, elles concernent l’accord du salarié, les modalités de conservation ainsi que la récupération des bulletins.
La mise en place du bulletin de paie dématérialisé devient le droit commun si l’employeur le décide. En effet la loi vient inverser les options, le salarié ne formule plus son accord pour l’obtenir par voie numérique, mais doit désormais se manifester lorsque ce dernier s’y oppose.
De ce fait depuis 1er janvier 2017, si une entreprise souhaite distribuer ses bulletins par voie électronique et qu’aucun des salariés a exprimé une opposition formelle, elle peut l’imposer pour tous.
L’employeur doit choisir la manière dont il va garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé au salarié parmis les 2 options suivantes :
- Conservation pendant une durée de 50 ans
- Conservation jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge maximal de mise à la retraite (mentionné à l’article L.1237-5 du code du travail), augmenté de 6 ans , soit 75 ans
Attention ! Si l’employeur méconnaît ces dispositions, il peut être puni de l’amende prévue pour les contraventions de 3eme classe (soit 450 € au plus)
Plusieurs cas sont précisés dans le décret pour anticiper l’inaccessibilité du service en cas de :
- Cessation d’activité du prestataire qui assure la conservation des bulletins de paie dématérialisés
- Cessation d’activité de l’employeur lorsque celui-ci assure lui-même la conservation
Il sera nécessaire dans les deux cas d’informer les utilisateurs au moins 3 mois avant la fermeture du service afin qu’ils puissent récupérer l’ensemble de leurs bulletins.
D’autres précisions ont été apportées quant à récupérations de ces derniers :
- Accès à tout moment à l’intégralité des bulletins de paie dématérialisés
- Récupération sans manipulation complexe et répétitive
- Exportable dans un format électronique structuré et couramment utilisé
La grande nouveauté est la double consultation via le Compte Personnel d’Activité. En effet, les bulletins seront également accessibles en consultation sur un coffre-fort intégré au CPA.
La solution choisie pour le bulletin de paie dématérialisé, qu’elle soit interne ou via un prestataire doit prévoir la communication du service avec le CPA
Les avantages :
L’étude d’impact réalisée dans le cadre la loi Travail révèle deux principaux avantages du double archivage :
- Le salarié dispose d’un emplacement unique pour accéder à l’ensemble de ses bulletins électroniques issus des différents employeurs avec lequel il a travaillé.
- Que le service soir délivré par un acteur privé ou public, il permet de garantir des conditions de sécurité définies par la puissance publique, notamment la conformité à la norme Afnor.
Des avantages pour l’employeur et les salariés :
Employeur :
- Un gain de temps et de productivité
- Une réduction des coûts lié à l’affranchissement et l’impression des bulletins*
- Contribue à une politique 0 papier
- Valorise l’image de digitalisation de l’entreprise
Salarié :
- Accède à ses données 24h/24 et 7j/7
- Profite d’un archivage sécurisé tout au long de sa carrière professionnelle
- Peut changer d’avis sur la réception à tout moment
- Renforce l’expérience salarié
*Selon le rapport « Pour une clarification du bulletin de paie » publié le 27 juillet 2015, les économies engendrées par la mise en place du bulletin de paie électronique pourraient atteindre 10 à 32 centimes par bulletin de paie. “Le coût de diffusion dématérialisée atteint 10 centimes par bulletin, alors de la diffusion papier (hors affranchissement) atteint 20 centimes et 42 centimes avec affranchissement », avance le rapport.
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