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Pourquoi automatiser le processus de facturation ?

Les entreprises sont confrontées à de nombreux défis dans leurs opérations quotidiennes. Parmi eux, la gestion de la facturation est sans nul doute l’un des défis les plus importants. Pourquoi ? En raison de son impact sur l’entreprise. Plus cette dernière se développe et s’étend, plus la facturation devient conséquente et primordiale dans le bon fonctionnement et la croissance de toute entreprise.

 

Mais elle a aussi ses limites… La gestion des documents de vente et d’achat, les procédures de relances ou encore la vérification des factures, toutes ces tâches sont souvent réputées chronophages et répétitives. Alors, comment optimiser ce processus tout en en retirant des bénéfices ? La mise en place de procédures automatisées semble être la solution la plus adéquate….

Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée

La facturation est souvent une procédure longue et fastidieuse(transformation d’un devis en commande, puis en bon de livraison et enfin en facture,etc.) Ces tâches chronophages ont pourtant toute leur importance dans une entreprise. Mais le temps passé à traiter ces dernières est souvent long… les employés perdent jusqu’à 40% de leur temps à faire de l’administratif ! Néanmoins, cela peut être facilement réduit et optimisé grâce à l’automatisation

En effet, une fois un 1er document créé, les données de celui-ci sont automatiquement récupérées pour établir le second document et ainsi de suite. La création et la transformation des différents documents vont s’effectuer de manière quasi-automatique. Une fois le devis créé, il va être transformé en commande, puis en demande de prix ou en bon de livraison et enfin en facture. Cette étape quasi-automatisée limite les ressaisies et les éventuelles erreurs ou fautes de frappe et vous fait gagner un temps précieux. La mise en place d’un tel processus nécessite l’acquisition d’un logiciel de gestion.

De la même manière, l’automatisation est aussi une solution pour optimiser la facturation des clients réguliers. Pour cela, il faut définir au préalable, dans un logiciel adapté de facturation et de gestion, des critères précis, comme :

  • le client concerné
  • le type de prestations
  • la périodicité d’envoi de facture

Les factures vont donc se créer automatiquement. En effet, le logiciel permet de générer et donc d’automatiser des factures à partir d’un modèle de base. En remplissant une seule et unique fois des informations précises, des factures automatisées se créent. Ainsi vous vous libérez du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Limiter les erreurs et gagner en fiabilité

L’intervention humaine peut être source d’erreurs, alors qu’en optant pour l’automatisation des processus de facturation, le nombre d’erreurs est considérablement réduit. L’automatisation dans la création de documents est donc un moyen de limiter :

  • les éventuelles fautes de frappe
  • les mauvais copier-coller
  • les oublis
  • les erreurs d’inattention

 

Une telle procédure permet de récupérer automatiquement les données, qui n’auront plus à être saisies manuellement, afin de créer un autre document. Plus le processus de facturation est géré automatiquement, moins il y a d’erreurs ! L’automatisation des tâches élimine les erreurs humaines ainsi que le temps consacré à l’identification et à la correction des erreurs. De plus, le calcul des montants lors de l’établissement de devis ou de factures est aussi plus fiable et précis grâce à l’automatisation. Lors de calculs effectués par des humains, le risque d’erreur est plus élevé qu’un calcul effectué par une machine, et surtout beaucoup plus lent. La charge mentale de chaque collaborateur s’en trouve allégée, et leur concentration peut se porter sur des sujets plus importants.

 

L’archivage des documents numériques se fait également plus facilement et plus rapidement que celui des documents papiers. Une gestion papier nécessite un espace de stockage et du temps pour classer les documents. Avec une facturation automatisée ces contraintes sont effacées! L’automatisation du processus de facturation offre donc plus de souplesse et les procédures organisationnelles deviennent moins rigides. De même, les pertes de données ou de documents n’existent plus, contrairement aux documents au format papier, qui peuvent disparaître, se perdre ou s’altérer avec le temps.

Les tâches effectuées de façon manuelle sont difficilement traçables. En travaillant avec logiciel de gestion et qui plus est avec un système d’automatisation, ce dernier vous permet de conserver une trace de l’ensemble de vos actions. En cas de contrôle ou de litige avec un quelconque client ou fournisseur, vous serez en mesure de prouver votre bonne foi via l’historique de vos documents. A contrario des documents papiers peuvent facilement être perdus ou modifiés. Avec l’automatisation vous êtes assuré de travailler avec un logiciel qui vous offre une meilleure fiabilité.

Obtenez un meilleur suivi et pilotage

Le suivi de l’activité de facturation est aussi beaucoup plus efficace, grâce à l’automatisation. En effet, en automatisant certains processus comme les relances clients, vous bénéficiez d’une meilleure vigilance. Certaines fonctionnalités d’un logiciel de gestion permettent de suivre et relancer les clients en retard de paiement. Une relance permet de faire parvenir un document au client qui a dépassé la date d’échéance / date limite de paiement. Pour cela, il suffit de paramétrer en amont les relances clients en fonction des dates d’échéances. Concrètement, une fois la date de règlement dépassée, le logiciel va envoyer par email (une lettre de relance pourra généralement être aussi imprimée) une ou plusieurs relances suivant des échéances définies au préalable.

 

La relance des clients débiteurs peut rapidement devenir un échange d’emails sans fin, et mener à des erreurs de suivi, en raison de la charge de travail et la particularité de chaque client. Confier la relance à un logiciel aux processus automatisés réduit ces risques d’erreurs. L’autre avantage à automatiser les relances, est la mise en place d’une procédure régulière auprès de vos clients. En effet, ces derniers, en recevant des relances régulièrement, vont ainsi prendre l’habitude de régler leurs factures en temps et en heure. En instaurant un cercle vertueux, les clients prennent de nouveaux réflexes et s’habituent à payer dans les temps.

 

De plus, l’automatisation vous offre une meilleure visibilité et anticipation sur votre activité. Le suivi et le pilotage sont des éléments importants dans la gestion d’une activité, ils permettent :

  • d’ajuster des métriques
  • de mettre des points d’alertes
  • de mesurer sa rentabilité.

 

Un système automatisé tel qu’un logiciel de gestion, propose généralement des tableaux de bord, vos données y sont automatiquement insérées et calculées et vos mouvements d’argent sont connus à l’avance. Il vous donne ainsi plus de visibilité et vous permet d’anticiper et de prendre de bonnes décisions, au bon moment, pour améliorer votre rentabilité. Vous êtes ainsi en mesure d’agir efficacement et de manière adaptée en cas de problèmes ou d’anomalies, en partageant par exemple l’état des relances ou des factures en cours.

En consultant des tableaux de bord, ces suivis d’activités offrent une visibilité globale et en temps réel de l’avancement des projets et des budgets. Directeurs ou responsables peuvent ainsi identifier les problèmes, maîtriser et affiner le pilotage de l’activité et de ses projets en redistribuant les ressources.

Établissez des documents de vente en toute conformité et sécurité

En gérant le processus de facturation de façon automatisée, vous gagnez en sécurité et en fiabilité, contrairement à une gestion effectuée par papier qui est incertaine et moins fiable. Le gain en fiabilité est notamment visible lors de la numérotation des factures. En effet, deux factures ne doivent pas avoir le même numéro et ces numéros doivent se suivre chronologiquement, au fur et à mesure de l’émission des factures. Une solution automatisée vous garantit une numérotation juste et en règle, et vous assure aussi un meilleur respect de la loi anti-fraude à la TVA. En effet, pour toute entreprise réalisant des factures numériques, la réglementation impose l’utilisation d’un logiciel certifié, répondant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’Administration fiscale. Un logiciel de gestion permet de remplir ces critères, et limite ainsi les risques de fraude, puisqu’il rend impossible la modification ou la suppression des données des documents une fois ces derniers validés.

 

De même, dans le cadre de l’obligation de facturation électronique, toutes les entreprises ont l’obligation de dématérialiser leurs factures adressées à l’État, aux collectivités territoriales et aux autres entreprises publiques, depuis le 1er janvier 2020. Les entreprises doivent ainsi transmettre via le portail Chorus Pro leurs factures au format électronique. C’est là que l’automatisation entre en jeu, puisque certaines solutions proposent de télétransmettre automatiquement les factures sur la plateforme de l’Etat. Plus besoin donc de déposer sa facture manuellement. Du traitement à la télétransmission, tout est automatisé ! C’est notamment le cas des solutions développées par EBP, 1er éditeur français de logiciels de gestion à proposer une télétransmission directe sur Chorus Pro. Vous êtes ainsi assuré de fournir dans les temps vos factures électroniques.

Augmenter votre rentabilité et gagner en productivité

Tout d’abord les coûts associés aux erreurs ou aux oublis sont diminués grâce à l’automatisation. Il est évident qu’un manque de vigilance ou encore des oublis engendrent des corrections manuelles souvent fastidieuses et consommatrices de temps.

Ces pertes de temps vous feront perdre en efficacité. La mise en place de procédures automatisées a un effet considérable sur la productivité d’une entreprise. Tout d’abord, elles permettent à vos collaborateurs et vous mêmes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, puisque moins de temps sera consacré aux tâches chronophages. En se déchargeant de certaines tâches rébarbatives, les collaborateurs gagnent en productivité et dédient davantage de  temps à des activités plus importantes et intéressantes. Sur une semaine, l’automatisation permettrait aux professionnels de  gagner 25 heures !

L’automatisation est aussi un véritable allié face aux retards de paiement.  Pourquoi ? Prenons l’exemple de factures au format électronique :

  1. Tout d’abord, les factures clients papiers peuvent être adressées au mauvais service ou à une autre adresse, contrairement aux factures électroniques
  2. L’avantage de passer par des factures électroniques automatisées, est de réaliser puis traiter plus rapidement ces factures.
  3. Les clients reçoivent ainsi plus vite leurs factures par mail (puisque le traitement postal est complètement supprimé !)  et peuvent ainsi régler rapidement leurs factures 

 

L’automatisation des factures clients permet ainsi de réduire considérablement les délais de paiement. Passant de plusieurs semaines à quelques jours ! Les retards et les risques d’impayés sont moindres et vos difficultés de trésorerie diminuent !

 

L’adaptabilité et la fluidité des processus est donc un enjeu clé de la performance des entreprises : pour y répondre, les solutions telles qu’EBP Gestion Commerciale, garantissent une gestion efficace et optimisée de votre activité, en automatisant la plupart de vos tâches de facturation. Vous gagnez du temps, profitez d’une traçabilité optimale tout en simplifiant vos processus organisationnels internes ! Convaincu par l’automatisation ? Testez pendant 30 jours et jugez par vous-même ! 

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