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La conduite du changement dans les cabinets d'expertise comptable
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Suivre et relancer les paiements clients est aujourd’hui un casse-tête pour nombre d’entrepreneurs.
Vos factures arrivent à échéance et vous craigniez déjà les mauvais payeurs ? Vous relancez par téléphone, puis par mail, une fois… deux fois … trois fois. Vous ne savez plus comment gérer cette situation ?
C’est peut-être le réflexe premier que l’on devrait avoir lorsqu’on s’apprête à conclure une affaire avec un client. Avez-vous vérifié sa solvabilité ? Certains sites internet vous permettront de vérifier la santé de vos futurs clients, et donc de vous assurer le futur paiement.
Vous pouvez par exemple vous appuyez sur des sites tels que www.infogreffe.fr, www.societe.com, ou www.manageo.fr .
Les bons comptes font les bons clients !
Il est important que votre client signe votre proposition commerciale. En cas de litige de paiement, vous pourrez apporter la preuve du consentement de votre client.
Idéalement adressez-lui votre proposition commerciale accompagnée de vos CGV (Conditions Générales de Vente).
Demandez à vos clients, à la commande, de vous verser un acompte. Il vous suffira de lui établir une facture d’acompte qui viendra se déduire du montant de sa facture.
Autre avantage : cette avance de fonds vous permettra de régler tout ou partie de la commande fournisseur correspondant, et de limiter ainsi l’avance de trésorerie.
Ex : votre proposition commerciale s’élève à 100€ TTC.
Vous demandez un acompte de 30%, soit 30€ TTC.
Le restant dû est donc de 70€ TTC.
Établir une facture au fur et à mesure de votre prestation permet au client de régler petit à petit la prestation. Cela vous permet aussi plus facilement de stopper l’avancée de la prestation en cas de non-paiement et ainsi de limiter la casse.
Ex : vous avez vendu à votre client un nouveau logiciel qui va nécessiter l’installation, le paramétrage et la formation de celui-ci.
Vous pouvez donc lui proposer de régler comme suit : 20% à la signature, 30% après l’installation et le paramétrage, et enfin les derniers 50% une fois la formation réalisée.
Le principe de l’escompte est de déduire le montant de la facture de votre client si celui-ci vous règle avant la fin de l’échéance de sa facture.
En principe on observe une réduction allant de 1 à 2% du montant HT de la facture.
Ex : Votre facture s’élève à 100€ TTC (TVA à 20%)
Vous proposez un escompte de 2%.
Le client applique donc ses 2% escompte sur 80€ HT, soit 78.40€ HT sur lequel il applique ensuite la TVA à 20% pour un montant total de 94.08€ TTC au lieu des 100€ TTC.
Votre client peut vous faire ressentir que le paiement en une échéance peut être difficile pour lui. Il est préférable de voir avec lui comment étaler ses paiements plutôt que de le mettre en difficulté de paiement. Cette démarche évitera de menacer votre relation commerciale.
Ex : Vous pouvez proposer à votre client le paiement en 4 fois sans frais.
La mise en place de pénalités de retard n’est pas une obligation légale, néanmoins elles peuvent dissuader les retards de paiement client.
Si vous décidez de les mettre en place, celles-ci doivent figurer dans vos CGV, et le taux doit être indiqué sur vos factures (on observe généralement un taux allant de 10 à 12%).
Rien de plus simple que de garantir le paiement client si ce dernier vous a retourné son mandat de prélèvement SEPA.
Vous n’aurez alors plus qu’à lancer le prélèvement à date d’échéance de ses factures.
Le prélèvement SEPA, qu’est-ce que c’est ?
C’est un moyen de paiement en euros normalisé pour tous les pays de l’Espace SEPA (Single Euro Payments Area ou Espace Unique de Paiement en Euro). Il vous est proposé par vos créanciers pour régler automatiquement vos factures récurrentes ou ponctuelles.
Autre astuce : équipez-vous d’un logiciel de gestion qui vous permet de suivre en temps réel votre trésorerie ! Quelles sont les dépenses et les entrées à venir ? Qui relancer ? Quelles sont les factures à régler ? Grâce au tableau de bord d’EBP Horizon par exemple, vous aurez tous les indicateurs pour vous alerter en temps voulu, et ainsi assurer un bon suivi des paiements clients, et donc un paiement client en temps et en heure !
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