La gestion des ressources humaines nécessite une organisation minutieuse et fait état d’un nombre élevé de processus qui régissent l’activité d’une entreprise. Cette gestion regroupe beaucoup de tâches chronophages. Il y a cependant un moyen efficace d’optimiser le quotidien des RH: la dématérialisation.
Voyons ensemble les tâches à dématérialiser au plus vite !
Les ressources humaines sont au cœur de l’entreprise et font partie du fonctionnement quotidien d’une entreprise. Elles reposent sur 4 grands rôles : Le recrutement, la rémunération, la gestion des carrières et les conditions de travail. Mais comment dématérialiser tout ou partie de ces missions ?
61% des décideurs RH pensent que la dématérialisation représente une opportunité de se focaliser sur des missions à forte valeur ajoutée.*
*Baromètre de l’Usine Digitale réalisé par Sopra HR en 2022
Depuis la crise du Covid-19, le télétravail est devenu monnaie courante dans les entreprises. De ce fait, les techniques et processus de recrutement ont dû s’adapter et évoluer afin de faire face à ce changement.
De nouveaux outils digitaux ont ainsi vu le jour et se sont installés dans les entreprises. Ces évolutions ont permis de procéder à des recrutements à distance, via la visioconférence. Ainsi, 54% des ETI et grandes entreprises ont réalisé 35% de leurs entretiens via cette nouvelle méthode.
L’entièreté du processus de recrutement ne s’est pas dématérialisée, mais il a subi des évolutions qui ont permis de pallier aux contraintes mises en place lors de la pandémie.
La situation des salariés doit régulièrement être mise à jour. Cette tâche devient ainsi récurrente, et consomme du temps et du papier. Le fait d’avoir les dossiers de ses salariés en version numérique et dématérialisée va permettre une meilleure gestion quotidienne et une visibilité accrue de l’état des dossiers. En retirant l’aspect archivage papiers, vous gagnez en efficacité et en temps.
Pour ce faire, rien de plus simple: il vous suffit d’opter pour un logiciel de gestion RH et Paie qui vous permettra de numériser vos informations et documents.
Depuis maintenant 14 ans, la possibilité de dématérialiser les bulletins de paie a vu le jour. Depuis 2017, cette décision revient à l’employeur, et ils sont de plus en plus nombreux à la prendre. Cette gestion des bulletins de paie dématérialisés est notamment encadrée par la Loi.
Sachez que de nombreuses solutions existent et vous permettent de stocker et envoyer les fiches de paie en version dématérialisée, par exemple : NeoboxRH, TEDD.rh, ePaie.
L’utilisation d’un logiciel de paie facilite l’accès aux outils de dématérialisation des bulletins de paie.
67,88% des entreprises françaises ont déjà opté pour les bulletins de paie dématérialisés*
*Lucca – Paccioli – Magazine des fonctions RH et administratives
46%, c’est le temps gagné grâce à la dématérialisation RH. Le traitement des documents est optimisé et l’entreprise peut ainsi se focaliser sur la mise en place ou l’amélioration d’actions ayant une plus forte valeur ajoutée. Cela représente un gain de temps, aussi bien pour les salariés que pour l’employeur; La gestion des ressources humaines étant le pôle avec le plus de tâches administratives.
63% des professionnels RH consacrent plus de la moitié de leur temps aux tâches administratives*.
*Baromètre 2022 des Editions Tissot
C’est un des plus grands avantages de la dématérialisation: Plus de papiers. En effet, les impressions, le stockage, tous ces coûts se retrouvent réduits à quasiment 100% grâce à la dématérialisation. De plus, ce sont des économies qui peuvent être constatées dès sa mise en place. Le retour sur investissement est immédiat !
Optez pour la sécurité et réduisez le risque de perte de données via la dématérialisation. Les échanges avec vos salariés, ainsi que l’archivage des dossiers et documents RH sont plus fiables et sécurisés. Les outils de dématérialisation permettent aussi de rester conforme à la législation.
Le déploiement d’outils internes facilite la communication entre les différents services d’une entreprise.
Avec le télétravail, il devient plus simple de suivre les collaborateurs à distance et d’assurer un support permanent en dématérialisant les processus et documents RH.
La dématérialisation optimise les flux de traitement des documents, ce qui facilite leur diffusion.
Renforcer votre politique RSE en utilisant des outils de dématérialisation au sein de votre entreprise. Instaurez une tolérance 0 papier et vous y verrez tout de suite les avantages qui en découlent.
Pour aller plus loin, rendez-vous sur notre article dédié aux impacts écologiques et économiques de la dématérialisation.
La dématérialisation vous offre un large éventail d’avantages que vous ne pouvez pas négliger si vous souhaitez maîtriser votre rentabilité. Le choix d’un logiciel de gestion en SaaS est un premier pas vers l’automatisation de la gestion RH. Alors convaincu ?
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