Excel vs logiciel de comptabilité : lequel choisir ?

Avant de plonger dans les détails techniques, il est important de comprendre pourquoi la comptabilité est essentielle pour les entreprises. En effet, la comptabilité permet d’avoir une vision claire de la santé financière de votre entreprise, tout en fournissant des informations sur les dépenses, les revenus, la trésorerie et d’autres aspects clés. Elle est aussi une obligation légale dans de nombreux pays, notamment en France en fonction de votre statut juridique, même pour les TPE. Il est donc essentiel de la tenir à jour pour éviter toute pénalité lors d’un contrôle fiscal et de connaître les bases de la comptabilité grâce à un dictionnaire comptable pour mieux comprendre les termes utilisés en comptabilité.

Excel est un logiciel créé par Microsoft et utilisable sous Microsoft 365 qui utilise des feuilles de calcul pour organiser des nombres et des données à l’aide de formules et de fonctions. Il est largement utilisé dans le monde entier et par des entreprises de toutes tailles pour effectuer des analyses financières et organiser des données.

Bien qu’Excel n’est pas été conçu spécifiquement pour tenir la comptabilité d’une entreprise, il peut aider au suivi de la trésorerie grâce à ces avantages :

• Accessibilité et familiarité : Excel est largement utilisé et de nombreux professionnels sont familiers avec son interface, ce qui rend l’utilisation et la mise en forme de vos fichiers Excels plus facile et moins intimidante.
• Flexibilité : Excel permet de personnaliser les feuilles de calcul selon les besoins spécifiques de votre entreprise, en ajoutant des colonnes supplémentaires ou en créant des formules personnalisées par exemple.
• Coût réduit : Excel est généralement moins coûteux que les logiciels de comptabilité en ligne, ce qui peut être avantageux pour les petites entreprises ayant un budget limité.

D’autres outils peuvent vous accompagner dans la gestion de votre comptabilité, notamment l’intelligence artificielle ChatGPT.

Même si l’utilisation d’Excel semble simple et intuitive, il est important de prendre en compte les limitations de cet outil pour la gestion comptable.

1. 1. Excel n’est pas conforme aux yeux de la loi pour tenir sa comptabilité ! Les tableurs tels qu’Excel ne sont pas conçus pour être conformes aux nouvelles normes de facturation, de fiscalité et aux exigences légales en matière de droit du travail et de relations commerciales. Par exemple, lorsque vous effectuez votre clôture d’exercice annuelle, vos écritures sont validées et ne peuvent plus être modifiables. Excel ne peut garantir cette action, contrairement à un logiciel de comptabilité en ligne.

       

   2. Excel n’est pas nativement conçu pour la gestion comptable. Comme la saisie des données et les calculs sont effectués manuellement, il y a un risque accru d’erreurs humaines, telles que des fautes de frappe ou des formules incorrectes. Les comptes de résultats, la clôture d’exercice annuelle, la gestion de la TVA, la création de la liasse fiscale ne sont pas initialement prévus par le logiciel Excel.

       

   3. Excel peut être limité lorsque vous devez gérer de grandes quantités de données. Le paramétrage de cet outil peut être chronophage et nécessiter de nombreuses mises à jour et configurations manuelles.

Bien qu’il soit accessible et familier, Excel n’est pas conforme pour la gestion de la comptabilité et n’offre pas autant d’automatisation et de fonctionnalités avancées par rapport aux logiciels de comptabilité en ligne. Par exemple, Excel ne garantit pas l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données comptables nativement..
De plus, la connexion automatique à vos comptes bancaires ou la génération de rapports financiers détaillés peuvent être plus difficiles à réaliser dans Excel.

Les logiciels de comptabilité en ligne offrent de nombreux avantages par rapport à Excel.

1. Les logiciels de comptabilité en ligne sont développés pour répondre aux obligations légales et donc être conforme à la loi. En cas de contrôle fiscal, Excel ne sera pas reconnu comme propice à une bonne gestion comptable.

    

2. Conçus spécifiquement pour la comptabilité, il offre une gestion plus facile des données en temps réel et des fonctionnalités avancées telles que la saisie automatique, l’importation des transactions bancaires, la catégorisation automatique des dépenses et la génération de rapports financiers, afin de vous simplifier votre gestion comptable et d’éviter les risques d’erreurs.

    

3. Les logiciels de comptabilité en ligne proposent généralement des sauvegardes automatiques et une meilleure protection des données, ce qui réduit les risques de perte d’informations précieuses.

    

4. Vous pourrez également synchroniser toutes vos informations comptables, ce qui facilite l’accès et la gestion de vos données en toute sécurité. Stockez vos factures, relevés bancaires et autres documents directement dans le logiciel pour un suivi régulier de votre trésorerie. Vous pourrez ainsi savoir combien vous avez dépensé et gagné et évaluer facilement la santé financière de votre entreprise.