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Excel vs logiciel de comptabilité : lequel choisir ?

La comptabilité est une obligation légale pour les entreprises. Elle joue également un rôle crucial dans la gestion financière et la visibilité de la trésorerie. Excel ou un logiciel de comptabilité, quelle solution choisir pour la gestion de votre entreprise ?

EBP - Excel vs logiciel de comptabilité : lequel choisir ?

Comptabilité en entreprise : Un pilier indispensable pour la gestion financière

Avant de plonger dans les détails techniques, il est important de comprendre pourquoi la comptabilité est essentielle pour les entreprises. En effet, la comptabilité permet d’avoir une vision claire de la santé financière de votre entreprise, tout en fournissant des informations sur les dépenses, les revenus, la trésorerie et d’autres aspects clés. Elle est aussi une obligation légale dans de nombreux pays, notamment en France en fonction de votre statut juridique, même pour les TPE. Il est donc essentiel de la tenir à jour pour éviter toute pénalité lors d’un contrôle fiscal et de connaître les bases de la comptabilité grâce à un dictionnaire comptable pour mieux comprendre les termes utilisés en comptabilité.

Comptabilité sur Excel : Maîtrisez les fonctionnalités clés !

Comptabilité sur Excel : les avantages d’utilisation

Excel est un logiciel créé par Microsoft et utilisable sous Microsoft 365 qui utilise des feuilles de calcul pour organiser des nombres et des données à l’aide de formules et de fonctions. Il est largement utilisé dans le monde entier et par des entreprises de toutes tailles pour effectuer des analyses financières et organiser des données.

Bien qu’Excel n’est pas été conçu spécifiquement pour tenir la comptabilité d’une entreprise, il peut aider au suivi de la trésorerie grâce à ces avantages :

  • Accessibilité et familiarité : Excel est largement utilisé et de nombreux professionnels sont familiers avec son interface, ce qui rend l’utilisation et la mise en forme de vos fichiers Excels plus facile et moins intimidante.
  • Flexibilité : Excel permet de personnaliser les feuilles de calcul selon les besoins spécifiques de votre entreprise, en ajoutant des colonnes supplémentaires ou en créant des formules personnalisées par exemple.
  • Coût réduit : Excel est généralement moins coûteux que les logiciels de comptabilité en ligne, ce qui peut être avantageux pour les petites entreprises ayant un budget limité.

D’autres outils peuvent vous accompagner dans la gestion de votre comptabilité, notamment l’intelligence artificielle ChatGPT.

Comptabilité sur Excel : Les fonctionnalités essentielles pour réussir

Pour une bonne gestion de sa trésorerie sur Excel, il faut être capable d’être organisé et méticuleux afin d’éviter les erreurs et les oublis.

Excel permet d’organiser vos données de manière efficace en utilisant des feuilles de calcul et des filtres en fonction des différents aspects de votre comptabilité, comme les dépenses, les revenus ou le suivi des paiements clients. Les filtres vous permettent de trier et de filtrer les données en fonction de critères spécifiques, qui vous faciliteront l’analyse de vos finances.

Avec une bonne maîtrise, vous pourrez également utiliser des formules et des fonctions directement intégrées pour automatiser certains de vos calculs et faciliter vos tâches comptables.

Il existe également certaines fonctions clés à maîtriser :

  • COLONNE / COLUMN : Cette fonction renvoie le numéro de référence de la colonne dans laquelle se trouve une cellule spécifiée. Exemple : =COLONNE(« A2 ») renvoie la valeur 1.
  • LIGNE / ROW : Cette fonction renvoie le numéro de référence de la ligne dans laquelle se trouve une cellule spécifiée. Exemple : =LIGNE(« A2 ») renvoie la valeur 2.
  • CHERCHE / SEARCH : Cette fonction recherche un caractère ou une chaîne de caractères dans une autre chaîne et renvoie la position du premier caractère trouvé. Exemple : =CHERCHE(« chaine »; « texte ») renvoie la position de la chaîne dans le texte.
  • RECHERCHEX / XLOOKUP : Cette fonction permet de rechercher une valeur en fonction d’un critère sélectionné dans un tableau. Exemple : plus d’informations sur cette fonction peuvent être trouvées sur la page dédiée à XLOOKUP.

 

Ces fonctions vous aideront à effectuer des recherches, à trouver des positions et à récupérer des valeurs dans vos données comptables sur Excel. Vous pourrez également utiliser des modèles Excel spécifiques à la comptabilité, tels que :

 

– Des modèles de journaux comptables

– Des modèles de comptes fournisseurs

– Des modèles de comptes clients, etc.

 

Ces modèles peuvent être une aide supplémentaire dans votre gestion comptable et personnalisables en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.

Pour gérer votre comptabilité vous-même, il est primordial d’avoir quelques notions comptables et de comprendre comment se passe cette gestion. Découvrez les 7 étapes clés pour faire sa comptabilité soi-même.

Comptabilité sur Excel : les limites

Même si l’utilisation d’Excel semble simple et intuitive, il est important de prendre en compte les limitations de cet outil pour la gestion comptable.

 

    1. Excel n’est pas conforme aux yeux de la loi pour tenir sa comptabilité ! Les tableurs tels qu’Excel ne sont pas conçus pour être conformes aux nouvelles normes de facturation, de fiscalité et aux exigences légales en matière de droit du travail et de relations commerciales. Par exemple, lorsque vous effectuez votre clôture d’exercice annuelle, vos écritures sont validées et ne peuvent plus être modifiables. Excel ne peut garantir cette action, contrairement à un logiciel de comptabilité en ligne.

       

    2. Excel n’est pas nativement conçu pour la gestion comptable. Comme la saisie des données et les calculs sont effectués manuellement, il y a un risque accru d’erreurs humaines, telles que des fautes de frappe ou des formules incorrectes. Les comptes de résultats, la clôture d’exercice annuelle, la gestion de la TVA, la création de la liasse fiscale ne sont pas initialement prévus par le logiciel Excel.

       

    3. Excel peut être limité lorsque vous devez gérer de grandes quantités de données. Le paramétrage de cet outil peut être chronophage et nécessiter de nombreuses mises à jour et configurations manuelles.

 

Bien qu’il soit accessible et familier, Excel n’est pas conforme pour la gestion de la comptabilité et n’offre pas autant d’automatisation et de fonctionnalités avancées par rapport aux logiciels de comptabilité en ligne. Par exemple, Excel ne garantit pas l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données comptables nativement..
De plus, la connexion automatique à vos comptes bancaires ou la génération de rapports financiers détaillés peuvent être plus difficiles à réaliser dans Excel.

Logiciels de Comptabilité en ligne : révolutionnez votre gestion financière

Les Logiciels de comptabilité en ligne : 4 avantages incontestables

Les logiciels de comptabilité en ligne offrent de nombreux avantages par rapport à Excel.

 

  1. Les logiciels de comptabilité en ligne sont développés pour répondre aux obligations légales et donc être conforme à la loi. En cas de contrôle fiscal, Excel ne sera pas reconnu comme propice à une bonne gestion comptable.

     

  2. Conçus spécifiquement pour la comptabilité, il offre une gestion plus facile des données en temps réel et des fonctionnalités avancées telles que la saisie automatique, l’importation des transactions bancaires, la catégorisation automatique des dépenses et la génération de rapports financiers, afin de vous simplifier votre gestion comptable et d’éviter les risques d’erreurs.

     

  3. Les logiciels de comptabilité en ligne proposent généralement des sauvegardes automatiques et une meilleure protection des données, ce qui réduit les risques de perte d’informations précieuses.

     

  4. Vous pourrez également synchroniser toutes vos informations comptables, ce qui facilite l’accès et la gestion de vos données en toute sécurité. Stockez vos factures, relevés bancaires et autres documents directement dans le logiciel pour un suivi régulier de votre trésorerie. Vous pourrez ainsi savoir combien vous avez dépensé et gagné et évaluer facilement la santé financière de votre entreprise.

Excel vs Logiciels de Comptabilité en Ligne : Choisissez la Solution Optimale !

L’utilisation d’Excel peut permettre aux petites entreprises de suivre manuellement leur trésorier. Excel n’est cependant pas un logiciel spécialement conçu pour la gestion comptable, il ne sera donc pas reconnu comme conforme en cas de contrôle.

Contrairement à Excel, les logiciels de comptabilité en ligne comme EBP Hubbix Comptabilité offrent des fonctionnalités telles que l’automatisation et un meilleur suivi de la trésorerie. Ce logiciel vous permettra de gagner du temps, de réduire vos erreurs et de collaborer efficacement avec votre expert-comptable.

En conclusion, il est essentiel de prendre en compte les besoins spécifiques de votre entreprise et de comparer les différentes options disponibles avant de faire un choix. Que vous choisissiez Excel ou un logiciel de comptabilité en ligne, il est toujours recommandé de travailler en étroite collaboration avec un expert-comptable pour s’assurer de la conformité légale et de la précision des données comptables. Comment bien choisir son logiciel de comptabilité ? On vous dit tout dans cet article.

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