Comment choisir son logiciel de comptabilité : guide complet pour faire le bon choix

On est d’accord, “la comptabilité informatisée” est un terme barbare. Pour faire simple, cela correspond à l’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour fiabiliser la gestion financière d’une entreprise. Il n’est pas obligatoire de tenir sa comptabilité générale à l’aide d’un logiciel comptable. Pourtant, toutes les entreprises qui en utilisent une, vous le diront. Elles ne peuvent plus s’en passer, et ceux pour différentes raisons.

Un logiciel de comptabilité professionnel offre bien plus qu’une simple automatisation des tâches. Il structure vos processus, apporte un cadre fiable à la gestion de vos finances et facilite le suivi de votre activité.

• Automatisation : Réduisez le temps passé sur les tâches répétitives comme la saisie d’écritures, l’émission de factures et la préparation des déclarations fiscales.
• Réduction des erreurs : Les processus automatisés limitent les risques d’erreur humaine, pour plus de sérénité.
• Gains de temps : Consacrez plus d’énergie à votre développement en limitant le temps dédié à l’administratif.

En passant à la comptabilité digitalisée, vous pouvez ainsi économiser plusieurs heures de gestion par semaine, réinjectant ce temps dans des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le pilotage quotidien de l’activité ou de projets d’envergure, au service du développement de votre business.

Découvrez des outils performants et innovants pour optimiser la gestion de vos finances, simplifier votre organisation quotidienne et mieux suivre vos dépenses en temps réel :

• Tableaux de bord et rapports : Visualisez votre situation financière en temps réel.
• Aide à la décision : Des indicateurs fiables vous permettent d’anticiper les évolutions et de piloter efficacement les décisions stratégiques pour votre entreprise.

Adopter un logiciel de comptabilité vous permet également de gagner en sérénité dans votre quotidien. Terminé les sueurs froides en cas de contrôle fiscal, l’éditeur de votre logiciel vous garantie une conformité totale aux réglementations en vigueur pour votre entreprise.

• Mises à jour régulières : Restez conforme aux évolutions réglementaires (TVA, facturation électronique, etc.).
• Gestion facilitée des obligations légales : Limitez les risques de pénalités grâce à des alertes et à l’automatisation des déclarations.

C’est une obligation de l’éditeur de décrypter ces actualités légales pour vous permettre de gagner en efficacité. Vous obtiendrez toutes les informations dont vous aurez besoin en un rien de temps ! Vous serez également rassuré sur les aménagements des nouvelles obligations et l’accompagnement proposé par l’éditeur. Vous ne serez pas abandonné à votre sort et votre compta ne risque pas d’être hors la loi.

Trouver le bon logiciel comptable nécessite d’analyser plusieurs critères adaptés en fonction de votre structure, de votre organisation et de vos objectifs.

• TPE, PME ou plus grande structure : Vos besoins et volumes de transactions influencent le choix du logiciel.
• Solutions évolutives : Privilégiez un outil qui accompagne votre croissance sans nécessité de migration lourde.

Plus votre effectif est important, plus la comptabilité devra être structurée. Veillez donc à choisir un logiciel comptable adapté, et mieux encore, à opter pour une solution qui se voudra évolutive en fonction de vos besoins, comme les solutions de comptabilité EBP par exemple.

Certains domaines, comme le BTP, la restauration ou encore l’industrie, nécessitent des modules ou des paramétrages spécifiques pour répondre aux particularités de leurs activités. Il est donc essentiel de s’assurer que l’outil comptable choisi puisse s’adapter à vos besoins spécifiques, que ce soit en termes de fonctionnalités, de gestion des processus ou de conformité aux réglementations de votre secteur. Vérifiez attentivement l’adaptabilité du logiciel comptable à votre réalité métier afin d’en tirer le meilleur parti et de maximiser son efficacité.

Pour choisir le bon outil, évaluez l’effort nécessaire à son adoption (qu’il s’agisse de vous où vos équipes). Vous pourrez ainsi juger si l’accompagnement proposé est nécessaire ou si l’interface du logiciel sera adaptée.

• Préférez une interface intuitive, proposant une prise en main simple pour non-spécialistes.
• Assurez-vous que des supports pédagogiques sont intégrés ou qu’un service d’assistance réactif facilite la découverte et le paramétrage de votre futur logiciel comptable.

Plusieurs formules existent : mode en ligne, version installée ou solution intégrée. Définissez vos impératifs techniques et organisationnels afin de choisir la meilleure solution pour vous et vos équipes. Découvrez le fonctionnement et les avantages de chaque solution :

• Cloud, accès à distance : Utilisez votre logiciel où que vous soyez, sur tous vos appareils.
• Mises à jour automatiques : Restez à jour sans intervention technique.
• Paiement par abonnement : Vos frais sont lissés sur l’année.

• Contrôle total : Vos données restent hébergées sur votre propre infrastructure.
• Maintenance et sauvegarde : Nécessitent parfois des compétences internes supplémentaires, ou l’intervention d’un prestataire informatique.

• ERP/solutions tout-en-un : Comptabilité, gestion commerciale, RH… toutes les fonctions rassemblées.
• Centralisation : Idéal pour les structures recherchant une vue à 360° sur leur activité.
• Prix plus élevé : dans la mesure où vous bénéficiez d’une solution complète, le prix peut parfois vite grimper face à un logiciel comptable simple.

Les logiciels de comptabilité peuvent aujourd’hui vous accompagner pour différente tâche de votre gestion comptable. Notre conseil ? Listez vos indispensables (un peu comme si vous prépariez un cahier des charges), afin de vous assurer que la ou les solutions étudiées cochent bien toutes les cases essentielles à votre gestion quotidienne.

• Centralisation des documents et écritures.
• Recherche et suivi simplifiés, pour limiter les erreurs de saisie.

• Automatisation des calculs et des télétransmissions.
• Mises à jour selon la législation en vigueur.

• Indicateurs clés disponibles en temps réel.
• Reporting personnalisable pour un meilleur pilotage.

• Partage sécurisé des données.
• Export/import facilitant les échanges pour la révision ou les audits (l’incontournable Fichier des Écritures Comptables notamment).

Bien sûr, vous pourrez probablement trouver des logiciels gratuits (ou des modèles de tableurs pour la gestion comptables en ligne, même si on vous déconseille fortement d’y avoir recours). Cependant, gardez à l’esprit qu’une solution gratuite ne pourra pas forcément vous proposer un accompagnement suffisant.

On vous conseille de vous tourner vers un éditeur reconnu. Certes, ça aura un certain prix, mais c’est l’assurance d’avoir un outil évolutif en fonction de vos besoins et des dernières nouveautés légales. C’est aussi la garantie de services supplémentaires, qui se révéleront bénéfiques au quotidien : une formation à l’utilisation de votre logiciel de comptabilité, l’assistance téléphonique pour répondre à toutes vos interrogations, par exemple.

• Abonnements mensuels ou annuels.
• Fonctionnalités évolutives selon le forfait choisi et nombre d’utilisateurs ajustable.

• Comparez les fonctionnalités utiles versus le prix.
• Testez plusieurs solutions, en situation, pour valider la pertinence de l’outil.

• Modules complémentaires, assistance, formation : Listez tous les frais potentiels avant de vous engager.
• Simulez le coût global sur un an pour éviter les surprises. Vous pourrez ainsi l’intégrer à votre prévisionnel de trésorerie.

Vos données financières sont des données sensibles. Les cybermenaces sont bien réelles aujourd’hui, c’est pourquoi il est capital de protéger vos données.

• Sécurité des accès, sauvegardes automatiques, chiffrement des données : assurez-vous que le logiciel propose ces garanties essentielles pour protéger vos informations sensibles. Ces fonctionnalités permettent de prévenir les accès non autorisés, de restaurer vos données en cas de problème et de garantir leur confidentialité.
• Pensez à vérifier la localisation de l’hébergement des données. Il est important de savoir où vos informations sont stockées, car la réglementation en matière de protection des données varie d’un pays à l’autre, ce qui peut avoir un impact sur leur sécurité et leur conformité légale.

• TVA, facturation électronique, RGPD : le logiciel doit impérativement répondre aux obligations légales en vigueur en France, notamment en matière de conformité avec les règles fiscales, la gestion de la facturation électronique obligatoire, et la protection des données personnelles selon le RGPD.

Structurez votre démarche pour un choix en toute confiance :

1. Demandez une démo personnalisée. Prenez le temps de découvrir toutes les fonctionnalités du produit grâce à une démonstration adaptée à vos besoins spécifiques. C’est l’occasion idéale pour poser des questions et mieux comprendre comment l’outil peut vous aider.
2. Testez la version d’essai avec vos propres données ou cas réels. Utilisez vos propres scénarios pour voir comment le produit fonctionne dans votre contexte et évaluez sa performance concrète avant de vous engager.
3. Listez vos besoins et vérifiez s’ils sont bien couverts. Identifiez vos priorités et vos attentes vis-à-vis de l’outil, puis assurez-vous que toutes les fonctionnalités nécessaires sont disponibles pour répondre à vos exigences.

• Ne vous fiez pas qu’au prix ! Il est important de ne pas choisir une solution uniquement parce qu’elle est la moins chère. Prenez en compte la qualité, la fiabilité et la valeur ajoutée qu’elle peut apporter à votre activité.
• Vérifier l’adéquation avec vos processus internes et le support technique proposé. Assurez-vous que la solution s’intègre facilement dans vos processus existants et qu’elle ne nécessite pas de modifications trop complexes. De plus, vérifiez que le support technique est réactif et capable de vous accompagner en cas de besoin.

L’étape ultime pour valider votre choix : rassemblez toutes les informations dans un tableau comparatif clair. Il vous permettra de vous assurer que le logiciel que vous envisagez d’adopter répondent parfaitement à vos besoins.

• Listez les solutions, les fonctionnalités clés, les coûts et le degré de compatibilité avec votre organisation.
• Pour chaque solution, listez les avantages et les inconvénients pour jauger au mieux les critères sur lesquels vous pourrez rogner un peu si nécessaire.
• Cette étape visuelle facilite grandement la prise de décision.

On ne va pas se mentir, le quotidien d’un entrepreneur est déjà bien surchargé. Pas besoin de se rajouter des tâches complexes. Vous pouvez vous appuyer sur votre logiciel pour les traitements comptables nécessaires : saisie quotidienne, établissement des états préparatoires (bilan, compte de résultat, etc.), suivi de votre trésorerie via un tableau de bord, etc.

L’automatisation va libérer votre agenda. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier et/ou sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. En effet, l’autonomie dans la tenue de votre comptabilité est aussi un choix gagnant pour l’organisation de votre quotidien.
De la synchronisation bancaire au remplissage de la déclaration de TVA, en passant par les échanges avec votre expert-comptable, l’automatisation des tâches contribue à vous simplifier la vie et préserver la réussite de votre entreprise.

Vous l’avez compris : opter pour un logiciel de comptabilité est un gage d’assurance et praticité ! En informatisant votre gestion comptable, vous gagnerez en autonomie et en efficacité. Vous pouvez choisir de gérer tout simplement votre comptabilité générale ou d’aller plus loin en mettant en place une comptabilité analytique. Et si votre logiciel de comptabilité devenait un véritable outil de pilotage pour votre entreprise ?