La crise sanitaire a fait évoluer nos façons de travailler et a accéléré la transformation digitale des entreprises. La digitalisation s’est invitée jusque dans la gestion comptable incitant les dirigeants à s’équiper d’un logiciel de comptabilité en ligne.
Qui peut le faire ? Quels avantages ? Quels inconvénients ? On vous dit tout.
Découvrez tout ce que vous devez savoir sur la gestion de votre comptabilité et les astuces pour l’optimiser et la faciliter.
Tout d’abord, clarifions les choses ! Qu’entend-on par logiciel de comptabilité en ligne ?
Pour faire simple, on peut dire qu’il s’agit d’un logiciel non installé sur son poste de travail. Le logiciel de comptabilité en ligne est hébergé sur les serveurs de l’éditeur et on y accède par une simple connexion internet. Chaque utilisateur, équipé d’un ordinateur (PC ou MAC) connecté à internet, peut accéder à distance au logiciel de comptabilité en ligne. Certains éditeurs permettent même l’accès depuis un smartphone ou une tablette.
De prime abord, on pourrait penser que seules certaines entreprises, en fonction de leur taille, de leur chiffre d’affaires ou de leur régime fiscal, pourraient trouver un intérêt à gérer leur comptabilité en ligne.
En réalité, il n’existe pas de règle absolue. Une très petite entreprise, tout comme une PME ou une grande entreprise vont pouvoir trouver un logiciel de comptabilité en ligne adapté à leurs besoins. Les éditeurs de logiciels ont développé un catalogue de solutions très exhaustif. Il existe :
Choisir son logiciel de comptabilité pour une entreprise, c’est d’abord choisir un outil qui correspond à ses besoins propres. Quelles sont les tâches à faire prendre en charge par le logiciel ?
Passée cette étape, pour un logiciel de comptabilité en ligne, la première question valable à se poser est plutôt d’ordre technique. Est-ce que la couverture internet de ma région est correcte ? Il reste encore quelques zones blanches sur le territoire français et si votre entreprise est localisée sur ces parcelles, il vous sera difficile de travailler avec ce mode de fonctionnement.
En revanche, si vous êtes raccordé à Internet avec une bonne couverture réseau alors vous êtes légitime à vous demander pourquoi ne pas choisir un logiciel en ligne pour votre gestion comptable.
C’est le premier avantage qui apparaît clairement ! Les utilisateurs peuvent travailler de n’importe où à partir d’une simple connexion Internet. L’accès au logiciel de comptabilité en ligne est disponible 24h/24 et 7j/7.
Ce mode de fonctionnement a permis de généraliser le télétravail pendant les confinements liés au Covid. Les entreprises qui avaient déjà opté pour des outils et des solutions en ligne ont pu maintenir leur activité durant ces périodes troublées.
Tous les utilisateurs peuvent travailler en même temps sur un même dossier. Et ce, peu importe leur statut au sein de l’entreprise (télétravailleur à 100%, à temps partiel, ou non).
Vous pouvez également prévoir un accès au logiciel de comptabilité en ligne pour votre expert- comptable. Le partage des données, des informations, des documents s’en trouve grandement facilité.
Les éditeurs de logiciels en ligne assurent aujourd’hui un très haut niveau de sécurité. Ils doivent répondre à des normes de réglementation très strictes quant au respect et à l’intégrité des données de leurs clients. Par ailleurs, certains éditeurs comme EBP disposent de plusieurs Data Centers afin de dupliquer les données et de se prémunir de toute panne.
Pour les logiciels en ligne, aucune installation n’est à prévoir. Les entreprises n’ont plus besoin d’investir dans une infrastructure, qu’elles devraient par ailleurs gérer.
De plus, ce mode de fonctionnement est commercialisé sous la forme d’un abonnement tout compris, incluant généralement l’accès au logiciel, les mises à jour automatiques et l’accès à une assistance technique. Lorsque vous vous êtes acquitté de cette redevance, vous n’avez pas de facture “surprise” pour un service complémentaire dont on aurait oublié de vous parler ou d’un problème technique qui ne rentrerait pas dans le cadre du contrat…
Grâce à une synchronisation avec d’autres applications, les logiciels de comptabilité en ligne permettent d’automatiser un grand nombre de tâches (les factures fournisseurs, l’import des relevés bancaires, le rapprochement bancaire, la gestion des notes de frais…). La gestion comptable devient plus simple. Avec moins de saisies, le risque d’erreurs diminue.
L’automatisation et la simplification, évoquées ci- dessus, permettent également de gérer de manière plus optimale les tâches chronophages. Le temps gagné sur ces processus comptables à faible valeur ajoutée permet aux entreprises de se concentrer sur l’analyse financière de leur activité. Leur logiciel de comptabilité en ligne devient un véritable outil de pilotage qui facilite la prise de décisions.
Comme précisé plus haut, les logiciels de comptabilité en ligne fonctionnent grâce à une connexion internet. En cas de coupure du réseau, l’accès aux données est compromis.
Il est utile de connaître le temps de réactivité de son fournisseur d’accès Internet en cas d’interruption.
Certaines entreprises peuvent attacher une certaine importance au sentiment de propriété. Utiliser un logiciel de comptabilité en ligne consiste à louer l’accès à un service. Avec ce mode de fonctionnement, l’entreprise n’est pas propriétaire du logiciel. Par ailleurs, certains abonnements sont sans engagement. On peut donc changer de prestataire à tout moment.
Dans un monde où tout évolue, la technologie comme les usages, il est légitime de se poser la question du choix d’un logiciel de comptabilité en ligne. D’autant que les avantages semblent plus nombreux que les inconvénients.
La comptabilité est un domaine qui tend également à se transformer. Opter pour un logiciel de comptabilité en ligne semble être un grand pas vers la digitalisation qui s’annonce comme un futur très proche. Pour les entreprises, ce choix peut s’inscrire comme un premier pas dans ce processus de transformation digitale. Et qui sait quelles autres étapes seront- elles prêtes à franchir par la suite ?
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