Marchés BTP : 5 bonnes pratiques pour optimiser leur chiffrage

Le secteur de la construction est soumis à de nombreux aléas, il est capital pour les professionnels du bâtiment d’anticiper tout ce qui peut l’être. Que l’on soit un petit artisan ou une PME structurée, il est essentiel d’établir de bonnes bases en ce qui concerne la rentabilité des chantiers. Et ces fondations passent avant tout par le chiffrage des projets. En effet, un mauvais chiffrage du marché peut avoir des conséquences terribles pour l’entreprise. Et quand l’entreprise commence à se structurer, il est impératif de mettre en place une organisation bien huilée pour garantir la rentabilité des chantiers.

Voici notre top 5 des bonnes pratiques à adopter pour optimiser le chiffrage de vos marchés BTP.

Zénon de Kition, philosophe grec, a dit : « L’homme a deux oreilles et une seule langue, pour écouter deux fois plus qu’il ne parle ».
Avant de vous lancer à corps perdu dans le chiffrage du projet de chantier de votre client, prenez le temps de l’écouter. Mieux encore, établissez ensemble un cahier des charges complet et détaillé pour poser sur le papier tous ses souhaits et attentes, mais aussi ses contraintes de budget ou de délai. La création d’une feuille de route commune est l’assurance d’un projet réussi et réalisé dans les meilleures conditions. En réalisant cet exercice, vous limitez les imprévus, oublis, ou encore incompréhensions qui pourraient venir plomber la rentabilité de votre chantier. Mais pas que ! C’est aussi votre relation client et surtout votre réputation qui sont en jeu.

Alors, assurez-vous que votre conducteur de travaux, votre commercial, ou toute autre personne en charge de la mise en place des projets de chantier adopte systématiquement ce réflexe.

L’établissement d’un cahier des charges pourra également vous permettre d’identifier et de formaliser les demandes spécifiques du client, qu’il s’agisse d’éléments :

• structurels (accès pour les personnes à mobilité réduite par exemple) ;
• propres aux matériaux ;
• ou bien encore d’aspects organisationnels (délai, présence d’autres artisans, etc.).

Listez avec votre client les spécificités de son chantier afin de vous prémunir de toute erreur ou oubli pouvant entrainer des couts supplémentaires.

Pensez aussi à prévoir une ou plusieurs visites du site de chantier. Vous pourrez ainsi mieux anticiper et identifier des contraintes spécifiques.

Ici, point de marge d’erreur possible. Veillez à prendre en compte tous les aspects réglementaires qui pourraient toucher au chantier. Par ailleurs, afin d’éviter tout impair, il est également important de s’assurer de respecter les recommandations des fabricants des matériaux que vous allez utiliser. Il serait fâcheux de devoir alourdir les frais du chantier à cause d’un loupé dans la mise en œuvre des matériaux prévus.

La précision dans l’estimation des coûts directs et indirects est un pilier fondamental de la gestion financière des projets. Le secteur du BTP ne fait pas exception à la règle.

Les coûts directs, englobant les dépenses matérielles et humaines directement liées à la réalisation du chantier, ainsi que les coûts indirects, souvent moins visibles mais tout aussi impactants, doivent être identifiés et pris en compte dès le chiffrage du marché.

En lien immédiat avec la réalisation des travaux, les coûts directs sont simples à identifier. On peut par exemple citer :

• La main-d’œuvre : salaire des travailleurs, y compris les ouvriers, les chefs d’équipe, les ingénieurs et tout autre personnel nécessaire à la construction.
• Les matériaux de construction : coût des matériaux tels que le ciment, le bois, l’acier, les briques, le béton, les revêtements, etc.
  Les équipement et outillage : location ou achat d’équipement lourd (comme les grues, les pelleteuses, les camions) et d’outils nécessaires pour la construction.
• La sous-traitance : coûts des services fournis par des entreprises extérieures que vous sous-traitez pour le chantier.
  Le transport et la logistique : frais de transport des matériaux et de l’équipement sur le site de construction, ainsi que les coûts associés à la gestion logistique du chantier.
• Les permis et autorisations : frais liés à l’obtention des permis de construction, des autorisations gouvernementales et des certifications nécessaires pour le projet.

Le vrai challenge pour les dirigeants d’entreprises du bâtiment sera de les estimer au mieux, afin d’éviter les imprévus financiers. Notre conseil : faites confiance à votre expérience et à vos compétences internes ! Tirez des leçons de chaque projet que vous réalisez afin de gagner en précision et en expérience dans l’estimation de vos coûts directs.

De nombreux autres postes de dépenses entrent en compte. Il vous faut impérativement les prendre en compte dans votre estimation afin d’éviter que ces charges indirectes ne viennent entamer votre marge. En voici quelques exemples :

• Les frais généraux : coûts liés à la gestion administrative du projet, tels que les salaires du personnel administratif, les frais de bureau, les dépenses générales et administratives.
• Les assurances : polices d’assurance nécessaires pour couvrir les risques associés au chantier, y compris l’assurance responsabilité civile, l’assurance tous risques chantier, etc.
• Les frais financiers : intérêts sur les prêts et financements nécessaires pour le projet, frais bancaires, frais de garantie, etc.
• Les équipements de sécurité : coûts liés à l’achat et à la maintenance de l’équipement de sécurité (casques, les gilets de sécurité, les échafaudages, les barrières de protection, etc.).
• Les frais de communication : coûts associés à la communication interne et externe du projet, tels que les frais de téléphonie, d’internet, de courrier, etc.

Pour estimer plus précisément les coûts directs et indirects, il est crucial de recueillir des données détaillées et spécifiques à chaque projet. Vous pouvez notamment :

• effectuer des études de marché approfondies pour les matériaux et la main-d’œuvre ;
• consulter des fournisseurs et des sous-traitants pour obtenir des devis précis ;
• examiner les données historiques de projets similaires.

De plus, il est essentiel de provisionner les imprévus dans les estimations. En utilisant des méthodes d’estimation rigoureuses et en mettant à jour régulièrement les données et les hypothèses, vous pourrez améliorer la précision de vos chiffrages et réduire les écarts entre les estimations initiales et les coûts réels du projet. Par ailleurs, nous vous recommandons d’impliquer différentes parties prenantes, telles que les chefs de chantier et les responsables financiers, dans le processus d’estimation pour bénéficier de différentes perspectives et expertises.

L’enjeu de prendre en compte les charges directes et indirectes est de pouvoir anticiper au maximum les dépenses pour ne pas se retrouver surchargé en cas d’imprévu. Et les imprévus, on sait qu’on ne peut pas y couper dans le bâtiment !

Absence d’ouvrier, accident sur le chantier, problèmes d’approvisionnement, intempéries… Ils peuvent être divers et variés. Nous vous recommandons également d’établir un document d’évaluation des risques :

• Listez tous les risques potentiels auxquels vous pouvez penser.
• Évaluez-les suivant plusieurs critères : probabilité, criticité, impacts.
• Prévoyez des solutions de contournement.
• Documentez ces éléments dans un document partageable à tous afin de prévenir les risques et de donner les informations nécessaires à leur gestion.

Il existe aujourd’hui un panel de solutions vous permettant de simplifier et d’optimiser le chiffrage des chantiers. Au revoir Excel et autres tableurs et traitements de texte, l’heure de la digitalisation a sonné !

La tentation de recourir à un traditionnel tableur peut vite arriver. Et jusqu’à il y a peu de temps, nous aurions pu vous dire que ces logiciels pouvaient être de bons outils pour réaliser vos chiffrages. Mais il existe aujourd’hui bon nombre de solutions totalement dédiées au marché du BTP. Pourquoi vous en priver ? En plus d’automatiser en grande partie l’entièreté de vos tâches administratives, elles vous permettent de travailler avec un outil directement adapté à vos contraintes et obligations métier.

Le chiffrage de certains marchés peut vite devenir un casse-tête. Et dans un monde où tout va toujours plus vite, où vos clients en attendent toujours plus de vous, vous n’avez clairement plus de temps à perdre. Les bibliothèques d’ouvrages et de tarifs sont un très bon moyen de gagner du temps dans le chiffrage de vos marchés BTP. Pour ne citer que les plus connues et reconnues sur le marché, vous pouvez vous tourner vers l’éditeur Batiprix, ou bien encore vers l’interface Tarifeo qui vous donne accès à des tarifs actualisés à l’instant T. Rentabilité assurée !

En matière de rentabilité, il y a des aspects visibles comme le nez au milieu de la figure. Si vous vous êtes loupé sur le chiffrage de votre projet, vous verrez immédiatement l’impact sur votre rentabilité. Mais certains autres aspects sont plus diffus et caché. Et pourtant, il ne faut surtout pas les négliger.

Quand on gère une entreprise du bâtiment, on peut vite être tenté de vouloir garder le contrôle sur tous les sujets. Mais malheureusement, vous ne pourrez pas être constamment sur tous les fronts. Entourez-vous des bonnes personnes et assurez-vous de les faire monter en compétences afin de pouvoir leur transmettre expérience et expertise. En montant une équipe professionnelle et opérationnelle, vous vous assurez aussi de garantir la bonne rentabilité de vos projets.

Pour être optimale et efficace, une bonne communication pour aller dans les deux sens. Il est donc capital que vos équipes terrains puissent vous faire des remontées régulières. Vous pourrez ainsi garder une visibilité claire de l’état de vos chantiers en cours, et identifier immédiatement les alertes à traiter.

Le client souhaite un changement au contrat ? En obtenant l’information, nous pourrez tout de suite prévoir l’avenant nécessaire afin de réajuster votre chiffrage. Un retard de livraison sur un chantier ? Vous pourrez réorganiser vos plannings pour éviter de perdre du temps de main d’œuvre sur vos autres projets, à condition bien sûr que votre chef de chantier vous fasse bien parvenir l’infirmation.

De prime abord, vous pourriez vous dire que ces aspects sont très loin d’impacter la rentabilité de vos projets. Mais vous l’aurez compris, elle passe aussi par une communication efficace avec vos équipes terrains.

Lorsqu’on prend en charge de marché du BTP, il peut arriver que l’on se trompe dans l’estimation. Mais d’autres cas de figure peuvent se présenter, ayant un impact direct sur la rentabilité du projet. Ça a notamment été le cas en 2022 et 2023 avec les fluctuations de prix qui ont sévi dans le BTP. Mais fort heureusement, des outils et des bonnes pratiques existent pour limiter l’impact de ces imprévus.

Encore optionnelle il y a quelques années, la révision des prix dans le cadre des marchés publics est devenue aujourd’hui une étape obligatoire pour les entrepreneurs du bâtiment. La plupart des contrats d’appels d’offres incluent aujourd’hui d’office une clause de révision des prix. Elle stipule les conditions dans lesquelles les prix peuvent être révisés, ainsi que les mécanismes à suivre pour effectuer ces révisions.

Il existe différentes méthodes de révision des prix. Parmi les méthodes les plus courantes, on trouve l’indexation des prix sur des indices économiques pertinents, la fixation de pourcentages de révision prédéfinis, ou la négociation entre l’acheteur et le fournisseur.
La fréquence des révisions des prix peut être spécifiée dans le contrat. Par exemple, les prix peuvent être révisés chaque année, tous les six mois, ou selon toute autre périodicité convenue entre les parties.

Ces procédures de révision peuvent totalement être appliquées dans le cadre des marchés privés également. Il vous suffit simplement de prévoir la clause dans le contrat.

Impossible de parler rentabilité sans évoquer l’analyse financière du chantier. Il est essentiel pour suivre au mieux vos coûts et vos marges d’établir une synthèse et un suivi financier de chaque chantier.

En comparant les dépenses prévues lors de votre chiffrage, engagées et facturées, vous obtenez une vision claire et précise de la rentabilité de votre chantier. Ces indicateurs clés sont essentiels pour suivre au mieux la santé financière de votre entreprise.

Pour cet exercice, un tableau Excel peut suffire. Cependant, il vous faudra saisir quantité de données, à une fréquence plus ou moins rapprochée. Des outils de gestion adaptés au BTP peuvent faire ce travail de synthèse à votre place, comme les logiciels Bâtiment EBP par exemple. Bien sûr, c’est un investissement, mais il vous permettra de sécuriser vos marges et votre rentabilité. Voyez-le comme un investissement au service du développement de votre entreprise.

Les meilleurs outils de gestion au monde ne sauraient remplacer l’expérience et l’expertise de vos chefs de chantiers ou conducteurs de travaux. N’hésitez pas à vous appuyer sur vos compétences internes pour optimiser le chiffrage et la gestion de vos marchés.
Vous pouvez également documenter vos différents projets. Faire un retour d’expérience pour chaque chantier peut vous permettre d’améliorer constamment vos process et vos chiffrages.

Le chiffrage des marchés BTP est une étape cruciale pour assurer la rentabilité et le succès des projets de construction. En adoptant les bonnes pratiques présentées dans cet article, vous pourrez optimiser vos processus de chiffrage et minimiser les risques d’imprévus financiers. En comprenant et en identifiant les besoins du client, en intégrant les coûts directs et indirects, en utilisant des outils de chiffrage efficaces pour vos devis, en favorisant la collaboration et la communication entre les équipes, et en révisant régulièrement vos estimations, vous vous garantissez d’améliorer votre compétitivité sur le marché et d’assurer la réussite de vos projets.