En commerce, la caisse désigne à la fois le meuble dans lequel sont rangés les fonds (espèces, chèques...) et l'endroit où les clients règlent leurs achats. C'est un élément central du point de vente, qui joue un rôle clé à la fois dans la gestion des encaissements et dans la relation client. La caisse est généralement équipée d'un logiciel spécialisé qui permet d'enregistrer les ventes, d'éditer les tickets et de suivre les paiements.
Quelles sont les principales fonctions d'un logiciel de caisse ?
Un logiciel de caisse remplit généralement les fonctions suivantes :
- Enregistrement des articles et calcul des prix
- Gestion des différents modes de paiement (espèces, CB, chèques…)
- Édition des tickets de caisse et des factures
- Gestion des avoirs et des remboursements
- Suivi des ventes et édition des rapports de caisse
- Gestion de la fidélité client (carte, points…)
Les logiciels de caisse peuvent aussi inclure des fonctions avancées comme la gestion des stocks, des commandes ou des plannings.
Quelles sont les obligations légales liées aux caisses ?
Les commerçants ont plusieurs obligations légales concernant les caisses et les encaissements :
- Déclarer les caisses à l’administration fiscale
- Délivrer un ticket pour chaque vente (sauf exceptions)
- Utiliser un logiciel de caisse certifié pour les assujettis à la TVA
- Pouvoir justifier les données enregistrées pendant 6 ans
- Effectuer un arrêté de caisse quotidien
Le non-respect de ces règles peut entraîner des sanctions. Il est donc important de bien choisir sa caisse et de former le personnel à son utilisation.
Comment bien choisir son logiciel de caisse ?
Pour choisir un logiciel de caisse adapté à ses besoins, il faut prendre en compte différents critères :
- Certification NF525 pour répondre aux exigences légales
- Compatibilité avec le matériel (tiroir, imprimante, scanner…)
- Présence des fonctions essentielles à son activité
- Facilité de prise en main et ergonomie
- Évolutivité et mises à jour
- Qualité du support technique
Un logiciel comme EBP Point de Vente répond à tous ces critères et s’adapte à la plupart des commerces.
La caisse est un outil stratégique pour les points de vente. Bien choisie, elle facilite le quotidien et permet d’améliorer l’expérience client. Les logiciels de caisse comme EBP Point de Vente offrent de nombreuses fonctionnalités qui simplifient la gestion et garantissent la conformité légale. En cas de doute, n’hésitez pas à vous faire accompagner dans le choix et la mise en place de votre caisse.
