La gestion de paie regroupe l’ensemble des actions liées à la rémunération du salarié. Elle se trouve au cœur de la gestion administrative des ressources humaines d’une entreprise. Cette mission est portée par un service paie ou comptabilité, dirigé par la Direction des Ressources Humaines.
Qu’est-ce que la gestion de la paie ?
Ce processus rassemble les tâches administratives suivantes :
- Données liées à l’activité d’un salarié (congés, arrêt maladie, planning, …)
- Calcul de la rémunération, des cotisations et contributions sociales
- Production des déclarations obligatoires comme :
- Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
- Déclaration Sociale Nominative (DSN)
- Déclaration Unique d’Embauche (DUE)
- Contribution unique à la Formation Professionnelle (CFP)
Le document principal de la paie est bien entendu la fiche de paie (ou bulletin de paie), justificatif officiel et obligatoire du paiement d’un salarié. La fiche de paie regroupe l’ensemble des sommes dues et retenues qui constituent la rémunération de l’employé. Éditer les fiches de paie demande une connaissance et une veille accrue de la législation en vigueur. En effet, la paie est soumise à une évolution constante de la réglementation et du cadre légal, les entreprises doivent donc s’informer afin de rester conforme.
Pour se faire, il existe deux options :
- Des logiciels de paie permettant une gestion optimisée et simplifiée de cette fonction. Les tâches administratives sont automatisées et les nouveautés légales et sociales sont directement associées à la solution, la veille étant faite par l’éditeur. Utiliser un logiciel de paie fiabilise et sécurise les données à caractère personnel d’une entreprise, de plus, il optimise le temps de travail du gestionnaire de paie de façon considérable (automatisation des déclarations, mises à jour légales et conventionnelles, télétransmission, gestion des cumuls, …)
- Externaliser la gestion de paie peut également être une solution avantageuse. L’entreprise profite d’un expert métier et de ses compétences pour gérer efficacement la paie et réduit ses coûts car elle n’a pas le besoin de recruter du personnel pour ces tâches.
Dématérialiser la gestion de la paie simplifie la gestion administrative globale de l’entreprise.
Les risques d’une mauvaise gestion de la paie
Les risques auxquels s’expose une entreprise sont dans un premier temps d’ordre financier. En effet, une erreur sur un bulletin de paie peut avoir pour conséquences des contrôles URSSAF, la saisie des Prud’hommes et engendrer le paiement d’une amende ou bien le versement de dommages et intérêts en fonction des répercussions de l’erreur commise. Ces erreurs, souvent humaines, peuvent aussi altérer la satisfaction des salariés et dégrader la confiance et l’implication de ces derniers envers l’employeur et donc l’entreprise.
Il est donc vital d’anticiper ces risques en appliquant rigoureusement la réglementation.
