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Dématérialisation des bulletins et des documents RH

Le gain de productivité étant un objectif principal pour les entreprises, la transition vers le numérique paraît évidente afin d’atteindre ce but. Les avantages liés à la dématérialisation des documents et processus sont nombreux et améliorent la gestion quotidienne de votre entreprise.

Qu’entend-t-on par dématérialisation ?

Depuis 2009, l’engouement autour de la dématérialisation des ressources humaines ne cesse de prendre de l’ampleur chez les entreprises françaises. En effet, dans une société, le service RH est généralement plus gros consommateur de papier, c’est pourquoi la numérisation des documents apparaît comme un véritable enjeu. De nombreuses entreprises ont déjà opté pour l’acquisition d’un logiciel de dématérialisation.

 

Pour se faire, le Code du travail permet aux entreprises de dématérialiser un certain nombre de documents comme les fiches de paie, les contrats de travail. Depuis 2017, les bulletins de salaire électroniques sont devenus une norme. Pas d’obligation pour les entreprises et les salariés, néanmoins, des règles sont à respecter :

 

  • L’employeur se doit d’informer ses salariés 1 mois avant l’édition du premier bulletin de paie électronique
  • Le salarié peut tout de même s’opposer à cette mesure. L’employeur devra donc remettre ses bulletins de salaire en version papier.
  • Les bulletins de paie doivent être disponibles à tout moment, sur un site ou un coffre fort sécurisé.

 

Le principal objectif de la dématérialisation est de sécuriser au mieux la transmission et l’archivage des documents. En effet, la protection des données des salariés est devenue hautement sensible et ce processus répond en tout point à ce problème.

 

Aujourd’hui 30% des entreprises françaises ont opté pour la dématérialisation.

Quels en sont les avantages ?

Bien que la France soit en retard par rapport à ses voisins (Allemagne, Suisse), la dématérialisation gagne du terrain et séduit de plus en plus d’entreprises et pour cause, elle leur procure de nombreux avantages.
Elle permet dans un premier temps de faciliter le partage et l’échange d’informations et de documents, dans une optique de rationalisation et de simplification des données publiques.

Un impact écologique non négligeable

3, c’est le nombre par lequel peut être divisée l’empreinte carbone de votre société grâce à la dématérialisation écoresponsable. Cette mesure ne vise pas à supprimer le papier mais à réduire son utilisation. Votre entreprise diminue ainsi son empreinte écologique.

La mise en place d’une solution de dématérialisation est aussi un excellent moyen d’améliorer sa RSE. Vous participez au développement durable à l’échelle de vos services et plus généralement, cela impacte de façon positive l’image que renvoie votre entreprise, aussi bien vis-à-vis de vos salariés que de votre marché.

Un moyen efficace de faire des économies

Au-delà de la simplification de la gestion quotidienne, opter pour une solution de dématérialisation vous confère des gains de productivité importants. En effet, l’optimisation des tâches RH permet au service de gagner du temps et de pouvoir ainsi s’atteler à des missions à plus forte valeur ajoutée comme le recrutement, la gestion des talents, etc.

 

32 centimes, c’est l’économie moyenne réalisée par bulletin de paie délivré au format électronique. En effet, le coût de consommables (papiers, enveloppes) disparaît puisque les bulletins ne sont plus envoyés aux salariés par voie postale. Lorsqu’on sait qu’une fiche de paie coûte aux alentours de 20 euros/mois, cette économie n’est pas négligeable.

 

Ce n’est pas tout, grâce à la dématérialisation, économisez en stockage physique et gagnez ainsi de la place au sein de vos locaux. Plus besoin d’imprimer tous les documents relatifs au personnel et de les conserver dans un espace dédié.

Comment dématérialiser ses bulletins de paie ?

De nombreuses entreprises ont déjà opté pour un logiciel de paie permettant la dématérialisation des bulletins de leurs salariés. En effet, différentes solutions de paie sont disponibles et vous offrent la possibilité de dématérialiser les fiches de paie en plus de simplifier la gestion globale de votre paie.
Découvrez notre solution EBP Paie Solution Autonome et choisissez la dématérialisation grâce à nos éditeurs partenaires Neoboxrh, Tedd.rh et Cecurity.com.

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