La facture dématérialisée, aussi appelée facture numérique ou facture électronique, est un enjeu crucial pour les entreprises. Généralisé par la réforme de la facture électronique, son utilisation est vouée à s’imposer par rapport à la facture papier.
Comment faire pour dématérialiser une facture ?
La facture dématérialisée, aussi appelée facture numérique ou facture électronique, est un enjeu crucial pour les entreprises. Mise en avant suite à l’annonce de la réforme sur la facture électronique, son déploiement va devoir se généraliser auprès des entreprises.
A ce jour, plusieurs solutions de déploiement existent, avec chacune leurs avantages et leurs inconvénients :
- L’édition via Word ou PDF : Acceptable selon les interlocuteurs, cette solution permet de rédiger ses factures à moindre frais. Assez fastidieuse, cette solution prend du temps et peut engendrer beaucoup d’erreurs de saisie. Attention, ce format ne sera plus conforme une fois la nouvelle réglementation de facture électronique en place !
- Par échange de données informatisées (EDI) : Réalisé via un logiciel de facturation, son coût de déploiement est plus important mais apporte beaucoup plus d’avantages : sécurité des données, flexibilité, automatisation, standardisation et rapidité.
Pourquoi dématérialiser les factures ?
En retard sur la dématérialisation des factures, la France n’enregistre que 5% de factures dématérialisées contre presque 40% pour les pays nordiques (Norvège, Suède et Danemark). Ce retard est voué à disparaître dans les années à venir avec la réforme sur la facture électronique.
Nous avons listé 7 raisons de dématérialiser vos factures :
- Pour des raisons légales : En effet, à partir de 2024, l’édition des factures en format dématérialisé à destination des entreprises sera obligatoire. Mieux vaut l’adopter dès maintenant pour prendre de l’avance sur le cadre légal.
Pour faire des économies : la dématérialisation va réduire les dépenses des produits dits “consommables” de l’entreprise. En moyenne, d’après France GS1, le coût d’une facture papier est de 9€, une facture dématérialisée quant à elle ne coûte que 5€ en moyenne. D’après la commission européenne, cela représenterait une économie de 64,5 milliards d’euros par an pour les entreprises européennes. - Pour gagner en rapidité et productivité : La dématérialisation permet d’automatiser certaines étapes comme le remplissage des informations entreprise et client et les informations produits. Le temps passé sur les actions chronophages est diminué !
Pour réduire les retards de paiement : Les factures envoyées et reçues au format numérique entrent dans un logiciel de gestion de facturation. La dématérialisation permet de recevoir beaucoup plus rapidement que par voie postale. De plus, certains logiciels de facturation permettent de suivre l’état d’avancement des factures et d’insérer un lien de paiement directement dans la facture. Tout cela réduit drastiquement le traitement des factures et donc les retards de paiement. - Pour améliorer sa relation client : La dématérialisation permet une meilleure traçabilité des factures et donc une meilleure transparence avec les clients/fournisseurs. De plus, la dématérialisation apporte de la fluidité et de la rapidité dans les échanges entre clients et fournisseurs.
- Pour faciliter l’accessibilité et le stockage : La dématérialisation permet un classement numérique avec une dénomination spécifique et donc une recherche simplifiée. L’archivage numérique permet également d’alléger les modes de classement en hébergeant toutes les factures dans un dossier unique sur serveur ou cloud.
Pour protéger l’environnement : La dématérialisation des factures permet de réduire l’utilisation du papier. Bien que le stockage numérique consomme beaucoup d’énergie, l’impact écologique est tout de même moindre que la sur-utilisation du papier.
Quelle est la législation en matière de dématérialisation des factures ?
Afin d’apporter une réponse complète, nous devons séparer les échanges de factures entre entreprises et à destination des institutions publiques.
Pour les échanges avec les institutions (BtoG), les factures doivent obligatoirement être éditées au format numérique et transmises via la plateforme Chorus Pro et ce depuis le 1er janvier 2018.
L’article de loi 26 des finances rectificatives vient compléter cette législation en généralisant cette obligation à tous les échanges entre entreprises (BtoB). Cette nouvelle réforme entrera en vigueur dès 2024 et intervient dans le cadre de la standardisation des échanges et la lutte contre la fraude à la TVA.
