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Comment faire pour obtenir un suivi des ventes efficace ?

Tous les jours vous vous démenez pour signer de gros contrats. Constamment à l’affût du gros poisson, vous jonglez entre le bureau et vos rendez-vous clients.

 

Nous le savons tous, la prospection demande beaucoup de temps. Mais quelle joie lorsque vous décrochez enfin ce contrat tant attendu !

 

Pourtant pour obtenir un suivi des ventes qui soit efficace, la prospection, la réalisation d’un devis et sa signature n’est pas suffisant. un bon suivi des ventes, c’est avant tout être capable d’estimer la rentabilité de chaque affaire, savoir à chaque moment où vous en êtes.

 

A cet instant précis, êtes-vous capable de mesurer l’impact de vos actions commerciales ? Savez-vous comment obtenir une analyse des ventes qui vous soit utile ?  Non ? Alors suivez le guide !

1. Je définis les objectifs

Comment être capable de savoir où on en est, si vous n’avez pas d’abord fixé des objectifs à atteindre ?
La première étape pour avoir un suivi des ventes efficace passe par le fait de fixer ses objectifs : chiffre d’affaires, nombre de nouveaux clients, de nouveaux leads, etc.

Pour vous aider à déterminer le montant de chiffre d’affaires à réaliser, nous vous invitons à réfléchir sur plusieurs questions :

  • Quelle somme d’argent avez-vous besoin pour vivre ?
  • Avec quelle somme d’argent vivez-vous aujourd’hui ?
  • Quelle somme vous manque t’il pour vivre ?
  • Quels sont vos charges en tant qu’entrepreneur ?

 

Une fois que vous avez défini la somme d’argent qu’il vous faut pour vivre, il ne vous reste plus qu’à calculer le chiffre d’affaires à réaliser pour couvrir vos charges et vous permettre d’atteindre cette somme.

 

Par exemple, si votre objectif est de 15 000€/mois, que vos frais fixes sont de 1000€, que votre produit vous coûte 25€ et que le prix de vente est fixé à 250€ (vous réalisez donc une marge brute de 90%), vous devez donc atteindre un chiffre d’affaires de 17 777.78€

 

Détail du calcul : 15000 (montant que vous souhaitez atteindre ) + 1000 (frais fixe par mois à couvrir) = 16 000€ à couvrir
16 000 / 0.9 = 17 777,78€ de chiffre d’affaires à réaliser.

Il ne vous reste plus qu’à déterminer la quantité de produit à vendre : 

17 777.78 (chiffre d’affaire à réaliser) / 250 (prix de vente du produit) = 71.11, soit arrondi à 72 unités.

 

Là, vous savez maintenant que vous devez vendre 72 unités pour être rentable.

Définissez aussi le nombre de nouveaux clients, de leads que vous souhaitez obtenir chaque mois.

 

Maintenant que vous avez déterminé vos objectifs, vous allez devoir imaginer des opérations commerciales pour y parvenir, c’est ce que l’on appelle un plan d’actions (promotion exceptionnelle, publications sur les réseaux sociaux pour promouvoir votre offre, participation à un salon, publicité sur une revue locale, création d’un site internet, souscription aux Pages Jaunes, etc.).

 

La mise en place de ces objectifs est la première étape pour mettre en place votre suivi des ventes.

2. Je suis mes indicateurs clés

Un suivi des ventes efficace c’est tout d’abord définir des objectifs, comme nous l’avons évoqué plus haut, mais c’est aussi monitorer ses résultats et ainsi obtenir une analyse des ventes.

2.1 Suivi du chiffre d'affaires

Jours après jours, mois après mois, il vous faut suivre l’évolution du chiffre d’affaires.

Cette évolution vous permettra de visualiser deux choses, tout d’abord vous pourrez analyser les mois où votre chiffre est le plus important afin d’en dégager une tendance et de mettre en lumière si votre activité est soumise à une certaine saisonnalité (ex d’un fleuriste : noël, saint-valentin, fêtes des grands-mères,fêtes des mères, etc.).

Mais également que le chiffre d’affaires que vous aviez prévu de réaliser a bien été atteint (prévu versus réalisé). S’il a été réalisé sur certains mois, analysez ces mois en questions et regardez si vous avez largement atteints vos objectifs, si oui y a t’il eu un évènement qui a permis cette réussite ? Quel est le contexte favorable et va t’il se reproduire ?

2.2 Suivi des coûts et des charges

De la même façon que pour le chiffre d’affaires, il est important de suivre l’évolution des coûts et des charges. Il y a t’il des mois ou le coût ou les charges augmentent de façon significatives ? Etes-vous en mesure de l’expliquer ? Est-il possible de diminuer ces charges ?

 

L’objectif de cette étude est de souligner les postes de dépenses important et de voir comment diminuer ces charges (ex : augmentation des coûts de frais postaux et télécommunication → la solution pourrait être l’envoi par email des documents, si vous expédiez de la marchandise, peut être proposer à vos clients de regrouper les colis et en expédiez qu’un seul avec pour intérêt pour eux des frais de livraison plus bas).

 

En analysant de près vos charges, et en mettant en place des solutions pour les diminuer vous permettez ainsi directement d’augmenter votre marge, dommage de vous en priver !

3. Je m'équipe d'un logiciel

Vous l’aurez compris, l’analyse des ventes est ce qui vous permettra de vous indiquer si vos actions commerciales sont efficaces ou au contraire si elles n’atteignent pas les objectifs fixés. Mais comment obtenir un suivi des ventes sans perdre du temps à extraire vos données ?

 

En vous équipant d’un logiciel. Vous pensez pouvoir vous passer de cet outil ? Détrompez-vous !
Il ne vous servira pas uniquement à créer des devis et des factures. Si c’est l’idée que vous avez d’un logiciel de facturation, la tentation de n’utiliser qu’un tableur comme Excel pour réaliser ces tâches peut être tentant. Pourtant vous serez passé à côté de tous les nombreux avantages que vous pourrez tirer de ce type d’outil.

 

Vous allez pouvoir : 

  • réaliser très simplement vos devis et les transférer en facture
  • personnaliser ces documents à l’image de votre société
  • obtenir un suivi des ventes : devis en cours, ceux à envoyer, ceux acceptés qui sont à transférer en facture
  • Obtenir une analyse des ventes à l’aide d’un tableau de bord
  • historiser toutes les modifications de vos devis
  • consulter vos documents de vente même en déplacement (pratique lorsque l’on rend visite à plusieurs clients)
  • mettre en place une facturation récurrente (si par exemple vous facturez la même prestation tous les mois)
  • visualiser les factures à relancer et faire les relances en quelques clics
  • récupérer automatiquement les factures fournisseurs (Orange, EDF, etc.)
  • scanner vos factures d’achat
  • être serein quand à la bonne conformité de vos documents

 

En bonus, une grande partie des logiciels dit full web, tel que EBP Horizon (aucune installation à prévoir, vous avez accès à votre logiciel n’importe où dès l’instant ou vous avez accès à une connexion internet) vous permettent de synchroniser vos comptes bancaires afin de vous permettre de suivre votre trésorerie en temps réel.

 

Plus qu’un outil, le logiciel de facturation vous permet de garder le contrôle sur votre activité. A l’aide du suivi des ventes, vous pourrez analyser vos ventes, suivre vos indicateurs clés afin d’être en mesure d’agir au bon moment.

Vous l’aurez compris, l’analyse des ventes est aussi important que le temps que vous occupez à signer de nouveaux devis.

 

Alors pourquoi hésiter à investir dans un outil qui vous permettra d’être plus efficace, de gagner du temps au quotidien, et de piloter votre activité ?

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