Depuis début 2014, toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatiques doivent présenter le Fichier des Écritures Comptables (FEC) .
Le FEC doit être conforme à certaines normes. Répondons ensemble aux grandes questions que vous vous posez !
C’est quoi un fichier FEC ?
Le fichier des écritures comptables (FEC) est un fichier informatique normé qui contient l’ensemble des écritures comptables des entreprises sur une période donnée (en général, l’exercice comptable).
Il uniformise les informations afin de standardiser les échanges entre les entreprises et l’administration fiscale.
À quoi sert le FEC ?
Premièrement, le FEC est un format standardisé des informations comptables mis en place pour faciliter les contrôles fiscaux. En effet, sa standardisation le rend visible et analysable facilement par une machine, ce qui fait gagner du temps aux contrôleurs fiscaux.
Ensuite, il permet à votre expert-comptable de récupérer votre comptabilité dans un fichier standardisé afin de la contrôler avant la fin de l’exercice comptable.
Enfin, le FEC est un fichier numérique: il peut donc être édité et contrôlé à distance, ce qui réduit les coûts mais aussi la durée des contrôles fiscaux.
Qui est soumis au FEC ?
Le FEC concerne uniquement les entreprises qui ont une comptabilité informatisée.
De ce fait, seules les entreprises qui tiennent leur comptabilité via un logiciel informatique doivent produire et fournir le FEC, en cas de contrôle.
Tenir sa comptabilité sur Excel n’est pas considéré comme une comptabilité informatisée.
Les entreprises qui continuent d’utiliser le format papier sont exclues du dispositif.
Comment avoir un fichier FEC ?
Le fichier des écritures comptables (FEC) est automatiquement généré depuis un logiciel de comptabilité, au moment de la clôture de votre exercice comptable. Attention, en cas de contrôle fiscal postérieur à la clôture, le contrôleur peut exiger que l’export soit réalisé avec lui, ce qui signifie que vous avez tout intérêt à avoir validé précédemment la conformité de son contenu et à avoir réalisé des tests.
Les logiciels de comptabilité EBP vous permettent de générer le document à tout moment. Vous serez ainsi toujours prêt en cas de contrôle.
Quelles sont les obligations légales relatives à la transmission du FEC ?
Depuis 2015, toutes les entreprises réalisant leur comptabilité en ligne sont tenues de pouvoir générer et présenter le FEC en cas de contrôle.
En plus d’être présenté en cas de contrôle, le FEC servira à votre expert comptable ! En effet, il pourra ainsi récupérer les données comptables saisies dans votre logiciel de comptabilité pour établir les déclarations obligatoires telles que : bilan, compte de résultats, déclaration de TVA, impôts sur les sociétés, etc.
Quels sont les risques si je ne présente pas de FEC ?
Selon l’ Article 1729 D du Code Général des Impôts :
- en cas de non-présentation ou de non-conformité du FEC, vous encourez une amende de 5 000€;
- en cas de rectification et si le montant est plus élevé, vous encourez l’application d’une majoration de 10 % des droits mis à la charge de l’entreprise;
- en cas de non-respect des délais de transmission de la comptabilité, vous encourez une amende de 5 000€.
Pourquoi anticiper si aucun contrôle fiscal n’est prévu ?
En 2021, 13,4 milliards d’euros de redressement ont été notifiés à la suite de contrôles fiscaux. L’informatisation de la comptabilité facilite grandement la multiplication des contrôles fiscaux. De plus, depuis le 1er janvier 2017, l’article L. 47 AA permet à l’administration fiscale de réaliser certaines opérations de contrôle à distance, sans se déplacer dans les locaux des entreprises.
Vous disposerez de 15 jours à compter de la réception de la demande de la DGFIP pour transmettre votre fichier FEC.
Anticiper un éventuel contrôle fiscal en vous équipant d’un logiciel de comptabilité qui va fiabiliser la génération votre FEC, c’est :
- vous libérer l’esprit de cette obligation
- vous garantir un gain de temps pour répondre aux autres procédures liées à la vérification de votre comptabilité.
- fiabiliser la tenue de votre comptabilité
Comment vérifier le FEC ?
Pour vérifier que le fichier est bien généré « dans les règles de l’art », la DGFIP met à disposition un logiciel, disponible en téléchargement libre, permettant de contrôler le respect des normes attendues par l’article A 47 A-1 :
http://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec
Cet outil a un objectif préventif et signale d’éventuelles erreurs de cohérence. Nous vous invitons ensuite, en cas d’erreurs, à vous rapprocher de votre Expert-Comptable.
A noter :
Cette plateforme ne vous dispense pas de réaliser votre comptabilité et ne valide en aucun cas la conformité des informations comptables saisies.
Pour effectuer vos contrôles plus rapidement, les logiciels de comptabilité comme EBP proposent des contrôles de cohérence de votre FEC avant la clôture.
Vous savez maintenant à quoi sert le FEC et connaissez vos obligations envers l’Administration Fiscale. Vous l’aurez également compris, s’équiper d’une solution de comptabilité performante vous fera gagner un temps précieux lors des contrôles et fiabilisera vos données comptables pour éviter des sanctions financières.
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