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Protocoles, recommandations, conseils, on vous explique tout dans cet article
Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent la présenter sous forme de fichiers dématérialisés en cas de contrôle fiscal. Il s’agit du fameux FEC.
Les Fichiers des Écritures Comptables doivent être conformes aux normes définies par l’article A 47 A-1 du livre des procédures fiscales. Faisons le point sur ce fichier en répondant aux grandes questions que vous vous posez.
Le fichier des écritures comptables (FEC) est un fichier informatique normé qui contient l’ensemble des écritures comptables des entreprises sur une période donnée (en général, l’exercice comptable).
Il uniformise les informations afin de standardiser les échanges entre les entreprises et l’administration fiscale.
Il est généré à partir du logiciel de comptabilité détenu par l’entreprise.
Le FEC concerne uniquement les comptabilités informatisées.
De ce fait, seules les entreprises qui tiennent leur comptabilité via un logiciel informatique doivent produire ce fichier, en cas de contrôle.
Tenir sa comptabilité sur Excel n’est pas considéré comme une comptabilité informatisée.
Les entreprises qui continuent d’utiliser le format papier sont exclues du dispositif.
Avant toute chose, le format spécifique du FEC rend possible les contrôles informatisés.
Il sert également de base au contrôleur fiscal lors de la vérification de la comptabilité des entreprises.
En outre, il permet également de gagner du temps lors des contrôles et de raccourcir le temps de présence des contrôleurs dans les entreprises.
Un total de 365 200 contrôles ont été menés en 2020 malgré le contexte sanitaire (source). L’informatisation de la tenue de la comptabilité facilite grandement la multiplication des contrôles fiscaux. De plus, depuis le 1er janvier 2017, l’article L. 47 AA permet à l’administration fiscale de réaliser certaines opérations de contrôle à distance, sans se déplacer dans les locaux des entreprises.
Vous disposerez de 15 jours à compter de la réception de la demande de la DGFIP pour transmettre votre fichier FEC.
Anticiper un éventuel contrôle fiscal en vous équipant d’un logiciel de comptabilité capable d’émettre un FEC conforme, c’est :
Le contrôle fiscal peut générer un certain stress. En vous y préparant en amont, vous réduirez ce désagrément.
Tous les éditeurs de logiciels de comptabilité sérieux garantissent la conformité du FEC généré par leur produit. Par ailleurs, la DGFIP met à disposition un logiciel, disponible en téléchargement libre, permettant de contrôler le respect des normes attendues par l’article A 47 A-1 : http://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec
Cet outil permet uniquement de vérifier la conformité de la structure des FEC.
Il faut donc bien distinguer conformité du FEC et régularité de la comptabilité. Certains éditeurs, comme les Editions Francis Lefebvre, avec leur service FEC-Expert, proposent d’analyser le format du FEC mais également d’aller plus loin en identifiant des points d’alerte comptables et fiscaux et en établissant une liasse fiscale théorique.
Selon l’ Article 1729 D du Code Général des Impôts :
Le FEC, tout comme l’ensemble des nouvelles règlementations mises en place récemment, impacte la comptabilité mais aussi indirectement la gestion commerciale. Cependant, le traitement et la génération du fichier sont pris en charge par le logiciel de gestion et pour l’utilisateur, l’impact est quasi nul.
Le FEC sous-entend de garder une trace de toute la gestion. Il faut donc pouvoir justifier de l’ensemble des documents commerciaux édités par l’entreprise. En outre, le logiciel émet des alertes s’il détecte des erreurs dans le FEC. Il faudra donc veiller à corriger la comptabilité afin de fournir un document conforme.
Dans les logiciels de comptabilité EBP, le fichier est automatiquement édité en plus des archivages existants, au moment de la clôture. Il est donc théoriquement prêt à être fourni au contrôleur fiscal en cas de contrôle, s’il le demande. Attention, parfois, le contrôleur peut exiger que l’export soit réalisé avec lui, ce qui signifie que vous avez tout intérêt à avoir validé précédemment la conformité de son contenu et à avoir réalisé des tests.
La loi exige que l’on puisse présenter les fichiers depuis le 1er janvier 2014. Si, jusqu’au 31 décembre 2015, l’administration restait encore tolérante, à présent, vous n’avez plus d’excuses ! Il vous faudra être prêt, ce qui veut dire qu’il vaut mieux anticiper et vous assurer que le fichier est prêt à être remis au contrôleur fiscal.
Pour vérifier que le fichier est bien généré « dans les règles de l’art », il existe un outil de test fourni par l’Administration et disponible sur le site des impôts, à l’adresse suivante :
http://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec
Cet outil a vocation de prévenir plutôt que de guérir et signale les éventuelles erreurs. Nous vous invitons ensuite, en cas d’erreurs, à vous rapprocher de votre Expert-Comptable.
À noter : l’utilisation de cet outil n’exonère pas l’entreprise et ne valide en aucun cas la comptabilité.
Notez également que vous pouvez présenter au contrôleur fiscal une attestation de conformité des logiciels de comptabilité EBP, fournie sur simple demande.
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