Les contrôles se renforcent avec la généralisation de la facture électronique. Pour éviter les rejets, les retards de paiement et les sanctions, chaque document doit inclure des mentions précises.
Dans cet article nous vous guidons à travers les exigences légales de base, les 4 nouvelles mentions issues de la réforme, et comment les renseigner simplement dans vos logiciels EBP.
L’objectif est double : sécuriser votre conformité et accélérer vos paiements grâce à des factures complètes et lisibles par l’humain et la machine.
Quelles sont les mentions légales à faire figurer sur chaque facture ?
Ces mentions s’appliquent à toutes les factures, papier ou électroniques. Elles découlent du Code de commerce et du CGI. Une facture incomplète peut être refusée par le client, rejetée par une plateforme ou entraîner des amendes.
Numéro unique, date d’émission, dates de prestation, et paiement – exigées par le Code du commerce et le CGI
Sur votre facture, assurez-vous d’indiquer :
- Un numéro de facture unique basé sur une séquence continue.
- La date d’émission de la facture.
- La date de la vente ou de la prestation (ou la période concernée).
- Les conditions et date d’échéance de paiement.
L’astuce des pros !
- Centralisez votre numérotation dans EBP pour garantir la continuité et éviter les doublons.
- Paramétrez également les conditions de règlement par défaut (échéance, escompte éventuel).
Informations sur le vendeur et l’acheteur : nom, adresse, SIREN/SIRET, TVA
Les informations d’identification permettent d’authentifier les parties :
- Côté vendeur : dénomination sociale, adresse, SIREN/SIRET, numéro de TVA intracommunautaire (si applicable).
- Côté acheteur : nom, adresse de facturation, SIREN/SIRET et TVA intracommunautaire si nécessaire.
L’astuce des pros !
Mettez à jour les fiches clients/fournisseurs dans EBP. Une revue régulière des données évite les rejets liés à des identifiants obsolètes.
Description des biens/services, quantités, prix HT, TVA et total TTC
La ligne de facture doit permettre la compréhension et la vérification :
- Nature des biens ou services fournis.
- Quantités, prix unitaires et remises.
- Taux et montants de TVA, total HT, total TVA et total TTC.
Réductions ou majorations, modalités de paiement, pénalités et indemnité forfaitaire
Pensez à préciser :
- Les réductions (ristournes, remises) ou majorations éventuelles.
- Les modalités de paiement (virement, IBAN, chèque, etc.).
- Les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement en cas de retard entre professionnels.
À configurer dans EBP :
Paramétrez vos mentions légales et conditions de règlement dans les modèles de documents pour garantir leur présence à chaque facture.
Quelles sont les 4 nouvelles mentions obligatoires pour la facture électronique à partir de 2026 ?
La réforme ajoute quatre champs à renseigner pour les échanges électroniques conformes. Ils servent à l’adressage, à la catégorisation et à la fiscalité.
1- Numéro SIREN du client
Le SIREN du client devient obligatoire sur les e-factures B2B domestiques. Il facilite l’adressage via l’annuaire et la reconnaissance de la contrepartie.
Bon à savoir
Le SIREN diffère du SIRET (inclut un NIC). Assurez-vous de collecter le bon identifiant dans EBP avant l’émission des factures électroniques.
2- Adresse de livraison (si différente de l’adresse de facturation)
Si vous livrez à une adresse distincte de l’adresse de facturation, indiquez-la. Ce champ éclaire la logistique, le contrôle interne et certains traitements fiscaux.
3- Catégorie de l’opération : biens, services ou mixte
Chaque facture doit être catégorisée : biens, services ou mixte. Cette mention impacte la lecture des flux et le e reporting le cas échéant.
Exemple :
- Vente de marchandises uniquement : “Biens”.
- Prestation de maintenance seule : “Services”.
- Installation + fourniture : “Mixte”.
Mention « TVA sur les débits » si l’option est choisie
Si vous avez opté pour la TVA sur les débits (et non sur les encaissements), la mention doit figurer sur la facture. Elle précise le fait générateur de la TVA et évite des écarts de traitement.
Pour aller plus loin consultez notre article complet sur la préparation à la réforme dans les solutions de Gestion commerciale EBP.
Pourquoi ces mentions sont cruciales ?
Au-delà de la conformité, ces champs fluidifient la circulation des factures, réduisent les rejets techniques et accélèrent les paiements.
Conformité aux exigences de l’e invoicing (formats Factur X, UBL, CII)
Les formats Factur X, UBL et CII exigent un jeu de données complet. Renseigner les 4 nouvelles mentions garantit que l’information circule correctement dans le fichier structuré et qu’elle est lisible par les plateformes partenaires.
À noter :
Factur X combine un PDF lisible et un XML structuré. Plus vos champs sont complets dans EBP, plus le fichier sera accepté du premier coup.
Risques juridiques : rejet de factures, retards de paiement, amendes
Une facture incomplète peut être :
- Rejetée par une plateforme (contrôle technique) ou refusée par le client (contrôle métier).
- Source de retard de paiement (litige documentaire).
- Exposer l’entreprise à des amendes administratives en cas de manquements répétés aux obligations de facturation.
Obligations de traçabilité, authentification et intégrité des données
L’e-invoicing impose un haut niveau de traçabilité : statuts, pistes d’audit, horodatage, intégrité. Des mentions complètes renforcent l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu, essentielles en cas de contrôle.
Comment intégrer ces mentions dans les solutions EBP ?
Les solutions EBP vous aident à configurer correctement vos documents pour répondre aux exigences légales et à la réforme.
Renseignez les champs obligatoires dans les fiches client
Commencez par la base :
- Complétez les fiches clients avec SIREN/SIRET, TVA intracom, adresses (facturation et livraison).
- Définissez la catégorie d’opération au niveau du document (biens, services, mixte).
- Ajoutez, si besoin, l’IBAN et les instructions de règlement.
Automatisez via l’assistant de conformité
Les versions V23 et + embarquent un assistant de conformité qui contrôle :
- Les champs manquants (ex. SIREN client).
- Les incohérences de taux et de montants.
- Les mentions requises par la réforme.
Paramétrez dans mentions légales pour éviter erreurs et rejets
Si une opération est exonérée (exportations, livraisons intracommunautaires selon conditions, etc.), ajoutez le motif d’exonération attendu. EBP permet de paramétrer ces mentions pour qu’elles s’affichent systématiquement.
Gérez la garantie légale de conformité (pour ventes à des consommateurs) : mention à ajouter depuis juillet 2021
Pour les ventes à des consommateurs, la garantie légale de conformité doit apparaître depuis juillet 2021 (droit à la réparation, remplacement, etc.). Intégrez-la dans vos mentions légales dans EBP pour qu’elle figure automatiquement sur chaque facture B2C.
La checklist express “mention obligatoire facture électronique” :
– Vérifier SIREN/SIRET et TVA intracom dans la fiche client.
– Ajouter l’adresse de livraison si différente.
– Sélectionner la catégorie d’opération (biens, services, mixte).
– Indiquer l’option “TVA sur les débits” si elle s’applique.
– Rappeler les modalités de paiement, pénalités et indemnité forfaitaire.
– Activer l’assistant de conformité (V23+).
– Paramétrer les motifs d’exonération le cas échéant.
– Intégrer la garantie légale pour les ventes B2C.
En conclusion, maîtriser chaque mention obligatoire est la meilleure assurance contre les rejets et les retards de règlement. En standardisant vos modèles dans EBP, en complétant les fiches clients et en utilisant l’assistant de conformité, vous sécurisez vos échanges et gagnez du temps. Commencez par une vérification des champs critiques (SIREN client, adresse de livraison, catégorie d’opération, TVA sur les débits) et formalisez une routine de contrôle avant émission.
