Comment bien préparer la transition vers la facture électronique ?

La facturation électronique s’apprête à transformer en profondeur les pratiques des entreprises françaises. Cette réforme majeure, qui entrera en vigueur à partir du 1er septembre 2026, poursuit plusieurs objectifs stratégiques :

• Renforcer la compétitivité des entreprises en simplifiant leurs démarches administratives et en réduisant leurs coûts de gestion
• Améliorer la transparence fiscale grâce à un meilleur contrôle des échanges et une lutte plus efficace contre la fraude à la TVA
• Moderniser les échanges commerciaux en accélérant la transition numérique des entreprises
• Optimiser les délais de paiement via l’automatisation et la fluidification du traitement des factures

Si ce changement peut sembler complexe à première vue, il représente une réelle opportunité pour moderniser vos processus et gagner en efficacité au quotidien. Pour vous aider à aborder sereinement cette transformation, nous avons réuni dans ce guide toutes les informations essentielles et les étapes clés pour réussir votre transition vers la facturation électronique.

C’est le Code Général des Impôts qui donne la définition exacte d’une facture électronique conforme. Pour pouvoir être définie comme électronique, la facture devra respecter plusieurs critères :

• Être créée sous un format structuré de données (UBL, CII ou Factur-X par exemple).
• L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.
• Sa transmission doit obligatoirement être faite via une plateforme agréée (anciennement PDP)*

Terminé donc les factures papiers ! Ces nouvelles obligations transformeront, à terme, les pratiques de gestion des entreprises françaises. Pour vous conformer à ces exigences, il sera donc nécessaire d’adopter un outil de facturation capable de produire des factures électroniques dans l’un des formats approuvés par l’administration fiscale et de communiquer avec une ou plusieurs plateformes agréées (ex-PDP).

Bien que certaines en soient exemptées, la réforme de la facturation électronique impactera une grande majorité des entreprises françaises. Pour déterminer si vous êtes concerné par cette réforme, il suffit de vous poser une question clé : êtes-vous assujetti à la TVA ? En effet, seules les entreprises soumises à la TVA seront tenues de respecter les nouvelles obligations, applicables à toutes leurs transactions réalisées avec des clients professionnels (BtoB).

Attention, les entreprises exonérées de TVA ne pourront pas pour autant passer à côté de la réforme. En effet, les entreprises bénéficiant d’une exonération, mais étant tout de même considérées comme assujetties (comme les micro-entrepreneurs par exemple), seront tout de même concernées.

Quelques cas d’exclusion existent toutefois :

• Les transactions internationales ou intracommunautaires.
• Les transactions avec les clients particuliers (BtoC).
• Les collectivités d’outre-mer (Guyane, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Barthélemy, la Nouvelle-Calédonie, la Polynésie française, Wallis-et-Futuna, Terres australes et antarctiques françaises) qui ne sont pas concernées par la TVA. Cependant, les transactions qu’elles effectuent avec des entreprises concernées par la réforme devront faire l’objet du e-reporting.

À noter que même si ces cas sont exclus de l’obligation de factures électroniques, ils rentrent tout de même en compte dans l’obligation de e-reporting (obligation de transmission de vos données de facturation à l’Administration fiscale). Ne pas être obligé de générer des factures électroniques ne signifie donc pas être exempté de la réforme, vous pourrez tout aussi bien rentrer dans le champ d’application du e-reporting.

Pour faciliter l’application de cette réforme, le gouvernement a fait le choix de la déployer selon un calendrier progressif, laissant le temps aux entreprises d’anticiper au mieux ces changements majeurs, impactants directement leur organisation.

Deux étapes sont à retenir :

Le 1er septembre 2026

• Toutes les entreprises seront dans l’obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques.
• Les grandes entreprises et ETI (entreprises de taille intermédiaire) seront dans l’obligation d’émettre toutes leurs factures au format électronique et de générer leur e-reporting.

Le 1er septembre 2027

• Les TPE et PME (y compris les micro-entrepreneurs) seront dans l’obligation d’émettre toutes leurs factures au format électronique et de générer leur e-reporting.

Pour pouvoir répondre à ces nouvelles obligations, toutes les entreprises devront au préalable avoir effectué leur inscription à l’annuaire du PPF (Portail Public de Facturation). C’est notamment via cet annuaire que les plateformes agréées (ex-PDP) pourront assurer l’acheminement des factures entre les entreprises.

Cette réforme va profondément changer votre manière de gérer vos factures, mais rassurez-vous, quelques étapes simples suffisent pour vous mettre en conformité sereinement.

Pour assurer une transition douce, mais efficace, vers la facturation électronique, il est essentiel d’embarquer l’ensemble de vos équipes dans les changements à opérer. Et pour structurer au mieux cette démarche, la première étape incontournable est de nommer un référent sur le sujet. Il aura pour mission :

• de s’informer continuellement sur le sujet afin de pouvoir être au fait de toute évolution liée à la réforme.
• d’être le contact privilégié des autres salariés pour les informer, répondre à leur question et les former.
• d’apporter son expertise du sujet pour contribuer aux changements dans les processus internes et s’assurer de leur conformité.

La facturation électronique va directement impacter vos méthodes et process internes. C’est l’occasion d’en faire un état des lieux afin d’identifier les changements à y apporter, mais aussi les axes d’amélioration possibles. En d’autres termes, vous pouvez transformer cette future contrainte réglementaire en opportunité de gagner en efficacité et en productivité.

Voici quelques étapes simples pour y parvenir :

• Cartographiez : matérialisez sur le papier vos process internes pour visualiser concrètement vos méthodes actuelles.
• Recensez : listez les outils que vous utilisez actuellement, dans quel but et à quelle étape de vos process.
• Analysez : une fois tous les éléments « posés sur le papier », déterminez les changements qui seront apportés par la réforme dans vos méthodes pour identifier les améliorations possibles et outils nécessaires pour votre mise en conformité.

Comme dans tout changement, l’accompagnement de vos équipes sera déterminant pour assurer une transition la plus sereine possible. Il est donc important de proposer des formations adaptées à chacun en fonction de leurs tâches et rôle dans l’entreprise et dans sa mise en conformité :

• Sur les aspects réglementaires liés à la réforme ;
• Sur les nouveaux process mis en place dans l’entreprise ;
• Sur les outils (qu’ils soient nouveaux ou existants) qui serviront demain à générer et transmettre vos factures électroniques.

De plus, il est également indispensable de sensibiliser vos partenaires (fournisseurs, prestataires, etc.) sur les nouvelles règles à respecter afin d’assurer une cohérence globale dans le traitement des factures. Ils seront, comme vous, dans l’obligation d’utiliser une plateforme agréée (ex-PDP). Vous devez donc vous assurer que votre outil de facturation pourra bien s’y connecter afin de permettre l’émission et la réception de vos factures électroniques.

Afin d’être considérée conforme aux nouveaux standards établis par la réforme, les factures électroniques devront être créées dans un format particulier. UBL, CII, Factur-X… Retenez bien ces termes ! Il s’agit des 3 formats les plus répandus sur le marché, répondant aux exigences de la réforme.

Mais concrètement, de quoi parle-t-on ? Ces formats spécifiques sont structurés autour d’un langage commun : le langage XML. Il s’agit d’un modèle de données structuré qui permet notamment un traitement automatisé des données.

Qualifié d’hybride, le format Factur-X présente, quant à lui, la particularité d’intégrer un fichier PDF en plus du XML, afin de laisser la lecture par l’homme possible.

Les formats classiques, réalisés via des tableurs, traitements de texte, PDF ou encore dématérialisation d’une facture papier, ne seront ainsi plus recevables. Vous devrez donc vous équiper d’outils permettant de générer, mais aussi recevoir et traiter ce type de fichier. Et pour cela, les logiciels de facturation vous devenir vos meilleurs alliés !

Pour garantir la conformité de votre facture électronique, vous devrez obligatoirement passer par une plateforme agréée (anciennement PDP) pour l’envoyer. C’est l’une des conditions définies par le Code Général des Impôts pour garantir la validité de votre facture électronique.

Il vous faut donc choisir votre plateforme agréée (ex-PDP) parmi la liste des plateformes officiellement homologuées par l’administration fiscale (sous réserve à ce jour). Pour choisir la plateforme le mieux adaptée à vos besoins, veillez à déterminer fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin (archivage, tableaux de bord, connexion à votre logiciel comptable ou outil de gestion, etc.).

Notre conseil : ne trainez pas ! Afin d’être en mesure de recevoir vos factures électroniques dès le 1er septembre 2026, première échéance du calendrier de la réforme qui concerne toutes les entreprises, vous devrez avoir choisi et intégré votre plateforme agréée avant cette date.

La facturation électronique ? Aucun souci avec nous ! Chez EBP, conformité et réglementation sont au cœur de notre expertise. En optant pour nos solutions, vous bénéficiez de nombreux avantages :

• La puissance et l’expérience de la Plateforme Agréée Cegid (ex-PDP), qui opère depuis 10 ans au Portugal et traite plus de 227 millions de documents chaque année.
• Des solutions parfaitement conformes : gestion commerciale, solutions pour les commerce, garages ou encore entreprise du bâtiment… Nos logiciels intègrent déjà les dernières évolutions légales pour une transition en toute sérénité dès l’entrée en vigueur de la réforme.
• Des mises à jour continues : avec votre abonnement, profitez automatiquement des dernières améliorations pour un outil toujours à jour.

Simplifiez votre gestion avec un partenaire fiable et expérimenté.

Une facture électronique étant avant tout une facture, elle devra bien évidemment comporter toutes les mentions obligatoires prévues par la loi. Cependant, la réforme vient aussi ajouter 4 nouvelles mentions obligatoires, à faire figurer sur les factures électroniques afin d’assurer leur conformité et de faciliter leur traitement automatisé.

• le numéro d’identification au registre national des entreprises de l’assujetti et du client ;
• l’adresse de livraison des biens si différente de l’adresse du client ;
• la nature des opérations concernées par la facture : livraisons de biens, prestations de services, ou les deux ;
• la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits », lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la TVA d’après les débits (lors de la facturation) au lieu de la TVA sur les encaissements.

Nous vous conseillons d’anticiper dès aujourd’hui ces nouvelles mentions obligatoires afin de garantir votre conformité le moment venu. Assurez-vous d’être en possession des informations nécessaires auprès de vos clients afin de mettre à jour dès maintenant votre fichier ou base de données.

Nous l’avons vu, cette réforme vise notamment à améliorer la traçabilité des échanges. La question de la conservation des factures électroniques jouera donc un rôle important. En effet, la réforme implique que vous soyez dans la capacité de garantir la traçabilité de vos factures et leur conservation pendant une durée de 10 ans.

Mais rassurez-vous, votre plateforme agréée (anciennement PDP) et votre logiciel de facturation sont là pour vous accompagner. Ce sont ces outils qui vous permettront de respecter vos obligations. À condition bien sûr de choisir des partenaires de confiance, fiables et certifiés conformes.

Un autre objectif clé de la réforme : la sécurisation des données. Mais là encore, le gros de cet enjeu sera assuré par votre plateforme agréée (ex-PDP).

En effet, pour pouvoir être homologuées par l’Administration fiscale, les plateformes agréées devront justifier de normes de sécurité strictes, telle que la certification ISO 27001.

De votre côté, vous devrez simplement veiller à choisir une plateforme agréée certifiée conforme.

Chez EBP, nous comprenons que la transition vers la facturation électronique représente un défi majeur pour les entreprises. C’est pourquoi nous avons développé de nombreuses ressources mises gratuitement à votre disposition, pour vous accompagner à chaque étape de cette transformation.

Pour vous aider à comprendre les enjeux de la réforme, EBP met à votre disposition un livre blanc complet sur le sujet. Il détaille tous les aspects techniques et réglementaires de la facturation électronique, des formats acceptés aux obligations légales. Ce guide pratique vous explique concrètement les changements à venir et leurs impacts sur votre organisation quotidienne.

Nous avons conçu une checklist détaillée en 8 points essentiels pour structurer votre préparation. Cet outil pratique vous permet de suivre méthodiquement chaque étape : nomination d’un référent, mise à jour des fiches tiers, vérification des mentions légales, digitalisation progressive de vos processus. Chaque point est accompagné d’explications claires et d’actions concrètes à mettre en œuvre dès maintenant.

Notre équipe d’experts en gestion répond à vos questions et vous propose des formations sur mesure. Nous vous accompagnons dans la prise en main de nos solutions, intégrant nativement la Plateforme agréée Cegid. Grâce à notre support technique dédié et notre Centre d’Aide disponible 7j/7 et 24h/24, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé pour une transition sereine vers la facturation électronique.

* En Juillet 2025, la DGFiP a renommé les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaire) en Plateformes Agréées (PA). Hormis le nom, rien ne change !

Nommez un référent, analysez vos processus actuels, formez vos équipes, choisissez une plateforme agréée et adaptez vos outils de gestion pour être conforme avant septembre 2026.

Adoptez un logiciel de facturation capable de générer des formats structurés (UBL, CII, Factur-X) et de se connecter aux plateformes agréées pour l’émission et la réception automatisées.

EBP propose des solutions conformes intégrées, l’accès à la Plateforme Agréée Cegid, des mises à jour continues, des guides pratiques et un support technique dédié pour une transition sereine.

Respectez les formats structurés, utilisez une plateforme agréée, ajoutez les 4 nouvelles mentions obligatoires, conservez les factures 10 ans et assurez-vous de la traçabilité complète.

Les formats acceptés sont UBL, CII et Factur-X (recommandé). La transmission sera obligatoire via une plateforme agréée (ex-PDP) certifiée par l’administration fiscale.