Facture électronique obligatoire : ce que votre entreprise doit savoir

Ce n’est maintenant plus un secret pour personne, la réforme de la facturation électronique va transformer la façon dont les entreprises françaises gèrent leurs transactions. Dès le 1er septembre 2026, cette obligation concernera progressivement toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. L’objectif de la DGFiP : moderniser les échanges, lutter contre la fraude fiscale et simplifier les démarches. Pour les dirigeants, la question n’est plus si cette réforme aura lieu, mais comment s’y préparer.

Une facture électronique est un document commercial créé, transmis et reçu sous format numérique structuré. Contrairement à une facture papier numérisée ou un simple PDF envoyé par email, elle doit respecter des formats spécifiques qui permettent notamment un traitement automatisé par les systèmes informatiques.

Les factures électroniques doivent garantir trois critères fondamentaux, définis par le Code Général des Impôts :

• L’authenticité : l’identité de l’émetteur est vérifiée
• L’intégrité : le contenu ne peut être modifié après émission
• La lisibilité : les données sont accessibles et compréhensibles

Pour créer une facture électronique conforme, vous devrez donc bientôt utiliser un logiciel compatible, qui génère automatiquement les formats validés par la DGFiP et assure la transmission des données via les canaux officiels.

L’administration fiscale poursuit plusieurs objectifs avec cette réforme ambitieuse. La lutte contre la fraude à la TVA, qui représente plusieurs milliards d’euros de manque à gagner annuel, constitue la priorité principale.

Grâce au e-reporting, les données de facturation des entreprises seront transmises automatiquement aux services fiscaux. Cette transmission en temps réel permettra un contrôle plus efficace et une détection rapide des anomalies.

La simplification de ces démarches bénéficiera également aux entreprises pour alléger leur charge administrative. Le pré-remplissage automatique des déclarations de TVA par exemple réduira considérablement le temps consacré aux obligations fiscales et limitera le risque d’erreurs.

Cette distinction fondamentale doit être parfaitement comprise. Un PDF envoyé par email reste une facture papier dématérialisée, même s’il circule numériquement. Il ne répond donc pas aux exigences de la réforme.

Les factures électroniques utilisent des structures de données standardisées, appelées langage XML, qui permettent l’extraction automatique des informations : montants, dates, références, TVA. L’objectif derrière ces contraintes techniques reste de faciliter l’intégration dans les systèmes de gestion des entreprises, tout en assurant la traçabilité requise par la réglementation.

Les formats reconnus par l’administration incluent Factur-X (hybride PDF/XML), UBL et CII. Chacun présente des avantages spécifiques selon les besoins de l’entreprise.

Le calendrier d’entrée en vigueur de la facture électronique s’articule autour de deux dates clés. Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs.

Cette première étape a pour but d’adapter les systèmes de réception et de traitement des entreprises. Vous devrez ainsi disposer d’une solution technique (outil de facturation et plateforme agréée*) capable de recevoir et intégrer les différents formats de factures électroniques dès cette date.

La préparation de cette échéance nécessite une anticipation importante. Ne négligez pas le temps nécessaire pour les tests avec vos principaux fournisseurs, la formation des équipes et l’adaptation des processus internes.

Simultanément, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront commencer à émettre leurs factures électroniques vers leurs clients professionnels français et à générer leur e-reporting.

Cette obligation d’émission nécessitera la mise en place d’une Plateforme Agréée (ex-PDP) certifiée pour assurer la transmission des factures et des données vers l’Administration fiscale.

Les entreprises concernées doivent également adapter leurs processus de facturation, former leurs équipes commerciales et comptables et s’assurer de la compatibilité avec les systèmes de leurs clients et partenaires.

Les PME et micro-entreprises bénéficient d’un délai supplémentaire d’une année pour s’adapter à l’obligation d’émission. Cette période permettra de tirer les enseignements de la première phase et d’affiner les solutions disponibles.

Cette approche progressive a été décidée afin de laisser du temps aux plus petites structures, qui possèdent souvent moins de moyens humains et techniques, de s’adapter. Elle offre également un temps d’observation des solutions développées par les éditeurs de logiciels.

Cependant, cette année supplémentaire ne doit pas être considérée comme un report de la préparation. Les PME ont intérêt à anticiper cette échéance pour bénéficier pleinement des avantages de la facturation électronique. De plus, l’obligation de réception restera valable, quant à elle, dès septembre 2026, les obligeant à anticiper ces changements sans attendre.

L’obligation de factures électroniques s’applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France métropolitaine, quel que soit leur secteur d’activité ou leur taille. Cette définition large englobe la quasi-totalité du tissu économique français.

Le critère déterminant reste l’assujettissement à la TVA et l’établissement en France métropolitaine. Les entreprises étrangères facturant en France ne sont pas concernées par cette obligation, de même que les entreprises françaises pour leurs transactions à l’internationale.

Les micro-entrepreneurs bénéficiant du régime de la franchise en base de TVA ne se voient pas exemptés de cette obligation pour autant. En effet, bien qu’exonérés de TVA, ils restent considérés comme assujettis et rentrent ainsi que dans le cadre de l’obligation de réception et d’émission pour un peu qu’ils travaillent avec des clients professionnels. L’obligation de e-reporting s’applique également à eux, cette fois pour l’ensemble de leurs transactions.

Le cas des associations mérite une attention particulière. Deux cas de figures se distinguent :

• Celles ayant des activités économiques soumises à TVA doivent respecter l’obligation de facturation électronique pour ces activités spécifiques.
• Les activités non lucratives restent exclues du champ d’application.

Enfin, les professions libérales réglementées (avocats, médecins, architectes) sont concernées, quant à elles, dans le cas où elles facturent des prestations soumises à TVA.

L’obligation de facturation électronique s’applique exclusivement aux transactions entre entreprises (B2B) sur le territoire français. Les factures émises vers les particuliers (B2C) ou vers des entreprises étrangères ne sont pas concernées par cette obligation. Mais attention toutefois, ces dernières rentreront tout de même dans le cadre de la réforme via le e-reporting (transmission des données de facturation à l’administration fiscale).

Les entreprises ayant une activité mixte (B2B et B2C) devront adapter leurs processus pour distinguer les deux types de facturation et appliquer les règles appropriées à chaque cas de figure.

Notez ces noms dans un coin de votre tête ! Il s’agit des trois formats principaux de factures électroniques officiellement reconnus par la DGFiP. Factur-X combine un PDF lisible par l’humain et des données XML structurées, offrant une solution hybride particulièrement adaptée aux PME.

Le format UBL (Universal Business Language) constitue un standard international. Il s’appuie sur une structure XML complète et détaillée, particulièrement appréciée des grandes entreprises avec des besoins d’automatisation poussés.

Le format CII (Cross Industry Invoice), développé par l’ONU, propose une approche simplifiée mais complète. Il convient particulièrement aux entreprises recherchant un bon compromis entre richesse fonctionnelle et facilité d’implémentation.

Les plateformes agréées (anciemment PDP) seront au coeur du dispositif technique mis en place pour assurer la conformité des entreprises. Elles assurent la transmission sécurisée des factures entre les entreprises et collectent les données de facturation destinées à l’administration fiscale.

Pour rappel, la réforme prévoyait au départ la mise en place du Portail Public de Facturation (PPF) mais a finalement revu sa copie en cours de route pour s’appuyer complètement sur les plateformes agréées. Le PPF quant à lui ne jouera qu’un rôle de concentrateur et d’annuaire officiel permettant le bon acheminement des factures et données de facturation.

En fonction de la plateforme que vous aurez choisie, plusieurs services pourront s’offrir à vous : conversion de formats, routage des factures, archivage légal et transmission des données de e-reporting. Officiellement homologuées par l’Etat; elles garantissent la conformité technique et réglementaire des échanges.

Le choix d’une plateforme agréée (ex-PDP) adaptée à votre entreprise dépend de plusieurs critères : volume de facturation, formats supportés, intégration avec vos logiciels existants et niveau de service requis. Les solutions EBP s’appuient sur la plateforme agréée Cegid pour simplifier cette transition.

Obligation nouvelle et sans précédent, le e-reporting constitue l’une des principales innovations de cette réforme. Chaque facture émise génère automatiquement la transmission de données fiscales vers l’administration, créant une traçabilité en temps réel des transactions.

Cette transmission s’effectue via votre plateforme agréée (ex-PDP) et concerne les informations essentielles de vos transactions : identité des parties, montants HT et TTC, taux de TVA appliqués, dates d’émission et d’échéance.

Cette automatisation révolutionne le contrôle fiscal en passant d’un système déclaratif offrant peu de moyens de contrôle à un suivi temps réel. Elle offre aux entreprises une simplification et une sécurisation de leurs déclarations, ainsi qu’une réduction des risques d’erreur pouvant mener à des sanctions (redressement par exemple).

Vous n’en n’avez peut-être pas conscience aujourd’hui, mais la facturation électronique génèrera des économies substantielles sur l’ensemble de la chaîne de traitement pour votre entreprise. L’élimination du papier, des frais d’affranchissement et de l’archivage physique représente déjà plusieurs euros par facture.

Les gains de temps sont encore plus significatifs. Le traitement automatisé supprime la saisie manuelle, accélère la validation et réduit les délais de paiement. Ces améliorations vous libèrent du temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’automatisation réduit également les erreurs de saisie et les litiges associés. La structuration des données facilite les rapprochements bancaires et améliore la fiabilité des informations comptables. Elle vous offre ainsi une vision claire et précise de votre activité et de vos performances, pour une gestion plus efficace au quotidien.

En tant que dirigeant de PME ou TPE, vous savez combien la sécurité et l’efficacité sont essentielles pour gérer vos échanges commerciaux. Avec la facturation électronique, la sécurité de vos données se renforce grâce à des protocoles de chiffrement et d’authentification plus robustes garantis par votre plateforme agréée (ex-PDP). Fini les risques de perte, de falsification ou d’interception !

La traçabilité complète de vos flux profite aussi à votre trésorerie. Avec une vision en temps réel de votre poste clients, le suivi de votre trésorerie, la gestion des encaissements et des relances deviennent plus simple.

Enfin, l’archivage électronique sécurisé vous garantit une conservation fiable et conforme à la durée légale requise de 10 ans, tout en éliminant les contraintes d’espace. Vos archives sont accessibles en quelques clics, quand vous en avez besoin. Une solution pensée pour simplifier votre quotidien et optimiser votre gestion !

La suppression du papier s’inscrit dans une démarche de responsabilité environnementale. Pour une entreprise qui émet 1000 factures par mois, l’économie réalisée représente plusieurs tonnes de papier à l’année. Une belle contribution à la préservation des forêts.

La réduction des transports (courrier, déplacements pour récupération) diminue l’empreinte carbone. L’optimisation des processus réduit également la consommation énergétique liée aux traitements manuels.

Cette transformation digitale améliore votre image auprès de vos partenaires sensibles aux enjeux environnementaux et peut devenir un réel atout pour vous démarquer dans les appels d’offres.

Le choix d’une solution de facturation adaptée constitue l’étape fondamentale de votre préparation. Votre choix doit se baser sur plusieurs critères essentiels : compatibilité avec vos méthodes actuelles, facilité d’utilisation, capacité d’évolution et qualité du support technique. Une solution mal adaptée peut compromettre l’ensemble de votre transition.

L’intégration avec vos autres outils de gestion (votre logiciel de comptabilité par exemple) simplifie votre gestion quotidienne, tout en évitant les ressaisies sources d’erreurs. Vous profitez ainsi pleinement de tous les bénéfices de la dématérialisation et de l’automatisation.

Les logiciels de facturation EBP offrent des solutions complètes intégrant tous les formats requis, ainsi qu’une connexion native avec la plateforme agréée Cegid, déjà éprouvée depuis plus de 10 ans au Portugal.

La réussite de la transition passe avant tout par l’humain. Vos équipes ont besoin de comprendre les enjeux, de se familiariser avec les nouveaux outils et d’adapter leurs façons de travailler.

Un plan de formation clair et adapté doit être planifié en tenant compte des aspects réglementaires, techniques et pratiques. Les utilisateurs clés, formés en profondeur, pourront ensuite jouer un rôle de référents pour soutenir leurs collègues au quotidien.

Revoir vos processus internes, c’est aussi l’occasion d’améliorer vos méthodes. Cela passe par repenser les circuits de validation, simplifier les procédures d’archivage et rendre les contrôles plus fluides. Une belle opportunité pour optimiser vos process administratifs !

La réglementation continue d’évoluer avec des précisions techniques et des ajustements calendaires. Une veille réglementaire active devient donc indispensable pour anticiper ces changements et adapter vos décisions en conséquence.

Les retours d’expérience des premiers déploiements fourniront des enseignements précieux pour optimiser votre approche. La participation aux groupes de travail sectoriels facilite le partage de bonnes pratiques.

L’anticipation inclut également la préparation de vos partenaires commerciaux. L’information de vos clients et fournisseurs facilite la coordination des calendriers de déploiement et évite les ruptures dans les échanges.

La réforme de la facturation électronique représente un changement incontournable qui transformera durablement les pratiques commerciales en France. Cette obligation légale, loin d’être une simple contrainte administrative, constitue une opportunité unique de moderniser vos processus et d’améliorer votre compétitivité.

La réussite de cette transition repose sur une préparation méthodique et anticipée. Les entreprises qui s’engagent dès maintenant dans cette démarche bénéficieront d’un avantage concurrentiel significatif et éviteront les difficultés d’une adaptation de dernière minute.

Pour accompagner votre entreprise dans cette transformation, découvrez les solutions EBP spécialement conçues pour répondre aux exigences de la réforme de la facturation électronique. Nos experts vous guident dans le choix de la solution adaptée à vos besoins et vous accompagnent tout au long de votre transition vers cette nouvelle ère du commerce numérique.

* En Juillet 2025, la DGFiP a renommé les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaire) en Plateformes Agréées (PA). Hormis le nom, rien ne change !

Une facture électronique est un document commercial créé, transmis et conservé sous format numérique structuré. Elle devient obligatoire en France pour toutes les entreprises assujetties à la TVA dans leurs relations B2B domestiques, selon un calendrier étalé de septembre 2026 à septembre 2027.

Les obligations s’appliquent selon un calendrier progressif : réception obligatoire pour toutes les entreprises dès le 1er septembre 2026, émission obligatoire pour les grandes entreprises et ETI à la même date, puis pour les PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027.

Toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France métropolitaine sont concernées, incluant les sociétés commerciales, entreprises industrielles, prestataires de services et professions libérales soumises à TVA. Les micro-entrepreneurs en franchise de base restent concernés étant considérés comme assujettis.

Les formats reconnus sont Factur-X, UBL et CII. L’émission nécessite l’utilisation d’une Plateforme agréée (anciemment PDP) certifiée pour assurer la transmission vers l’administration fiscale et le routage vers les destinataires.

Elle offre une réduction significative des coûts et délais de traitement, une amélioration de la traçabilité et de la sécurité des échanges, un pré-remplissage automatique des déclarations de TVA et une contribution positive à la transition écologique.

La préparation nécessite le choix d’une solution conforme, la formation des équipes, l’adaptation des processus internes et l’anticipation des évolutions réglementaires. Un accompagnement professionnel facilite cette transformation majeure.