Conformité fiscale et facturation électronique : ce que votre entreprise doit savoir

La facturation est au cœur de la gestion de toute entreprise. Avec la digitalisation croissante de l’économie, la France s’engage dans une réforme majeure : la généralisation de la facturation électronique. Cette transition, qui peut sembler complexe, représente en réalité une opportunité significative pour les TPE et les entrepreneurs de moderniser leurs processus, de gagner en efficacité en réduisant leur charge administrative.

Pour vous aider assurer votre conformité fiscale, ce guide complet détaille tout ce que vous devez savoir sur la facture électronique, des obligations légales aux solutions pratiques comme celles proposées par EBP. Nous vous donnerons les clés pour aborder cette réforme sereinement et en tirer le meilleur parti pour votre activité.

La transition vers la facturation électronique est encadrée par une législation précise visant à moderniser les échanges commerciaux et à renforcer la lutte contre la fraude fiscale. Comprendre ce cadre est la première étape pour assurer la conformité de votre entreprise.

L’objectif principal de la réforme de la facturation électronique est de simplifier les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations. Elle vise également à améliorer la connaissance de l’activité des entreprises en temps réel pour un meilleur pilotage économique. Enfin, un autre enjeu majeur reste de lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA, un manque à gagner estimé à plusieurs milliards d’euros chaque année pour l’Administration fiscale.

Les principes de la réforme de la facturation électronique reposent sur deux piliers :

• L’e-invoicing, qui correspond à l’obligation d’émettre et de recevoir des factures sous forme électronique pour les transactions entre entreprises (B2B) assujetties à la TVA, réalisées en France.
• L’e-reporting, qui impose la transmission à l’Administration fiscale de certaines données de transactions non couvertes par l’e-invoicing (comme les ventes aux particuliers ou les transactions internationales).

Pour être considérée comme conforme, une facture électronique ne peut pas être un simple fichier PDF envoyé par email. Elle doit respecter des normes strictes.

Les principales obligations en matière de facturation électronique sont les suivantes :

• Utilisation de formats normés : seuls certains formats sont acceptés pour garantir l’interopérabilité et la lecture automatique des données. A ce jour, trois formats officiels ont été validés par le gouvernement : Factur-X, UBL et CII.
• Transmission via une plateforme dédiée : les factures ne peuvent plus être envoyées directement d’une entreprise à l’autre. Elles doivent transiter par une Plateforme de agréées (anciennement Plateforme de Dématérialisation Partenaire), immatriculée par l’Administration fiscale.
• Respect des obligations d’e-invoicing et d’e-reporting : toutes les données de facturation et de transaction doivent être transmises à l’administration selon les modalités définies, via les plateformes agréées (ex-PDP) et le Portail Public de Facturation (PPF).

Pour qu’une facture électronique soit valide aux yeux de l’administration fiscale, elle doit remplir plusieurs conditions, garantissant sa valeur légale et probante.

Ces trois piliers sont essentiels à la validité d’une facture.

• Authenticité de l’origine : il doit être possible d’identifier de manière certaine l’émetteur de la facture.
• Intégrité du contenu : le contenu de la facture ne doit pas pouvoir être modifié après son émission.
• Lisibilité : la facture doit être facilement lisible par l’œil humain, que ce soit à l’écran ou sur papier après impression.

Comme pour une facture papier, une facture électronique doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, auxquelles s’ajoutent de nouvelles informations requises par la réforme. On y retrouve notamment :

• Le numéro SIREN/SIRET de l’émetteur et du client.
• Le numéro de facture unique.
• Les détails relatifs à la TVA (taux, montant).
• L’adresse du client et celle de livraison/prestation si différente du siège social.
• La catégorie d’opération (livraison de biens, prestation de services, ou mixte).
• L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, si applicable.

Nous vous recommandons vérifier que votre logiciel de facturation permet d’intégrer facilement ces nouvelles mentions.

La réforme impose l’utilisation de formats structurés ou hybrides. Les trois formats acceptés dans la cadre de la facturation électronique sont :

• Factur-X : Un format hybride qui combine un fichier PDF (pour la lisibilité humaine) et un fichier de données XML (pour le traitement automatisé). C’est le format le plus souvent recommandé pour les TPE/PME car il est facile à lire et à utiliser.
• UBL (Universal Business Language) : Un format entièrement structuré en XML, largement utilisé dans les échanges commerciaux internationaux.
• CII (Cross Industry Invoice) : Un autre format structuré en XML, également utilisé à l’échelle internationale.

L’échange de factures électroniques se fera obligatoirement via une plateforme certifiée, appelée Plateforme Agréées (ex-PDP). Les PA pourront aussi offrir des services complémentaires (archivage, suivi de paiement, etc.) et joueront un rôle d’intermédiaire pour transmettre les données à l’administration via le PPF.

La durée légale de conservation des factures (électroniques ou papier) est de 10 ans d’un point de vue fiscal et comptable. L’archivage doit garantir la pérennité, l’intégrité et la lisibilité des documents pendant toute cette période. Les solutions de gestion et les plateformes agréées (ex-PDP) proposent des fonctionnalités d’archivage à valeur probante pour répondre à cette exigence.

La mise en place de la réforme de la facturation électronique sera progressive. Le calendrier a été ajusté pour permettre aux entreprises de se préparer en toute sérénité.

La réforme concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA en France pour leurs transactions domestiques (opération B2B réalisées entre professionnels en France). Sont donc inclus donc les grandes entreprises, les ETI, les PME et les TPE, y compris les micro-entrepreneurs.

Le déploiement de la facturation électronique obligatoire se fera en deux temps :

• Dès le 1er septembre 2026 :
  • Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, auront l’obligation de recevoir les factures au format électronique via leur plateforme agréée (ex-PDP).
  • Les grandes entreprises et les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI) auront l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique.
• Dès le 1er septembre 2027 :
  • L’obligation d’émission sera étendue aux Petites et Moyennes Entreprises (PME) et aux micro-entreprises.

L’obligation d’e-reporting dépend également de la taille de l’entreprise et suivra le même calendrier que l’obligation d’émission (e-invoicing).

Ne pas respecter les nouvelles obligations de facturation électronique expose les entreprises à des risques financiers, opérationnels et de réputation.

En cas de manquement aux obligations d’e-invoicing, une amende de 50€ par facture non conforme est prévue. Le non-respect des obligations d’e-reporting est quant à lui sanctionné par une amende de 500€ par transmission, plafonnée à 15 000 € par an. De plus, en l’absence de désignation d’une plateforme agréée (anciennement PDP), une pénalité de 500€ pourra également être appliquée, majorée à 1000€ tous les 3 mois faute de régularisation.

Enfin, en plus de ces amendes, une facture non conforme pourrait être rejetée par l’administration, entraînant un redressement fiscal sur la TVA.

Une facture qui n’est pas émise via une plateforme agréée (ex-PDP) et/ou au bon format n’arrivera tout simplement pas à son destinataire. Cela entraînera inévitablement des retards de paiement, impactant la trésorerie de l’entreprise. Des erreurs dans les mentions obligatoires peuvent également conduire à un refus par la plateforme ou des litiges avec les clients qui refuseront de payer une facture non valide.

La non-conformité peut nuire à l’image de l’entreprise auprès de ses partenaires commerciaux. De plus, elle complique la tenue de la comptabilité, car les pièces justificatives ne seront pas valides. Les contrats d’assurance pourraient alors ne pas couvrir des litiges liés à une facturation non conforme.

Anticiper la réforme est essentiel. EBP, en tant que partenaire de confiance des TPE et PME, a intégré toutes les fonctionnalités nécessaires pour vous accompagner dans cette transition.

Les logiciels EBP sont prêts pour la réforme. Des assistants de conformité ont été mis en place pour vous guider. Les solutions assurent une conformité automatique en intégrant les nouveaux champs obligatoires et en vous aidant à préparer vos données. Vous pouvez générer des factures au format Factur-X et vous préparer à les transmettre en toute simplicité.

EBP a fait le choix de s’associer à Cegid, un acteur majeur qui a déposé sa candidature pour devenir Plateforme Agréée (PA). Grâce à l’intégration native de la PA Cegid (ex-PDP) dans les solutions EBP, vous bénéficierez d’un flux de travail transparent et automatisé. L’émission, la réception et la transmission des données de facturation se feront directement depuis votre logiciel EBP, sans manipulation complexe.

N’attendez pas les échéances pour vous préparer. Vous pouvez agir dès aujourd’hui :

• Préparez vos fiches clients et fournisseurs : assurez-vous que toutes les informations nécessaires (notamment le SIREN) sont à jour.
• Formez vos équipes : sensibilisez vos collaborateurs aux nouvelles réglementations et procédures de facturation.
• Mettez à jour vos processus internes : adaptez vos méthodes de travail pour intégrer l’envoi et la réception de factures électroniques.
• Pilotez vos flux de facturation : utilisez votre logiciel de gestion pour suivre l’état de vos factures (émise, reçue, payée) et anticiper les besoins en trésorerie.

La réforme de la facturation électronique est bien plus qu’une simple contrainte administrative. C’est une véritable opportunité de digitaliser et d’optimiser la gestion de votre entreprise. En adoptant les bons outils et en vous préparant dès maintenant, vous transformerez cette obligation en un levier de croissance et d’efficacité.

Les solutions EBP sont conçues pour vous offrir une transition fluide et sécurisée. En choisissant un partenaire qui anticipe les évolutions réglementaires et vous accompagne à chaque étape, vous assurez la pérennité et la compétitivité de votre activité. Pour en savoir plus sur la manière dont EBP peut vous aider, explorez nos solutions dédiées à l’obligation de facturation électronique.