Que doit contenir une facture conforme en France ?

La facturation fait partie intégrante de la vie de toute entreprise. Une facture correctement émise est non seulement une preuve de transaction, mais aussi un document légal qui doit respecter des règles précises. Pour les entrepreneurs et micro-entreprises en France, connaître les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture est essentiel pour garantir la conformité de sa comptabilité et éviter les sanctions.

Ce guide détaillé vous explique tout ce que vous devez savoir pour créer des factures conformes, des informations de base aux cas plus spécifiques. Suivre ces règles vous permettra de sécuriser vos transactions et de maintenir une relation de confiance avec vos clients et l’administration fiscale.

En France, les mentions obligatoires sur les factures sont définies par l’article 242 nonies A du Code Général des Impôts. En plus des mentions obligatoires générales applicables à tous, certaines mentions particulières dépendent du statut ou de la nature de l’activité de l’entreprise. Comme pour toute réglementation, chaque entrepreneur ne peut s’y soustraire et se doit d’intégrer toutes les mentions obligatoires dans ses factures, qu’il s’agisse de factures papier, dématérialisées ou électroniques.

Le premier point indispensable est de rendre votre identité clairement visible et caractérisée. Pour ce faire, veiller à bien indiquer les données d’identification de votre entreprise :

• Dénomination sociale
• Adresse (du siège social et/ou de l’établissement)
• Numéro d’identification national de l’entreprise (SIREN) ou de l’établissement (SIRET)

En complément, pour faciliter les échanges avec votre client, vous pouvez également intégrer à votre factures le nom du contact, du commercial ou de toute autre personne en charge de la transaction.

De la même manière que vous devez être clairement identifiable, l’identité de votre client doit, elle aussi, figurer de manière transparente dans la facture. Veillez donc à bien préciser :

• Le nom complet du client (sa dénomination sociale en cas de client professionnel) ;
• Son adresse (sauf opposition formelle pour une personne physique/un particulier) ;
• Et son adresse de facturation si différente de celle du siège.

En matière de numérotation, le Code Général et Impôts est clair : chaque facture doit disposer d’un numéro unique, qui doit suivre un ordre chronologique continu, Toute rupture chronologique devra être clairement justifiée en cas de contrôle.

Par ailleurs, afin de pouvoir garantir cette obligation de séquence chronologique, les factures devront aussi être précisément et strictement datées du jour de leur émission.

Dans la vie d’une entreprise, la facturation n’intervient pas toujours au moment de l’opération commerciale en question. C’est pourquoi il leur est aussi demandé de faire figurer sur leurs factures la date de réalisation de la prestation de services, de la livraison des biens ou de réception de l’acompte dans le cas d’une facture d’acompte.

La désignation et le décompte des produits et services rendus devront apparaitre dans le corps de la facture. Pour chacun des biens livrés ou prestations de services réalisées, faites figurer :

• la quantité ;
• la dénomination précise ;
• le prix unitaire hors taxes (HT) ;
• le taux de TVA applicable clairement indiqué par ligne (ou le bénéfice de l’exonération le cas échéant).

Nous vous conseillons d’être le plus précis possible dans la description de vos biens et services, afin de limiter tout risque d’incompréhension ou de malentendu avec votre client.

Par ailleurs, si un bon de commande a été réalisé, vous devrez également le faire figurer sur votre facture pour faciliter la traçabilité de l’opération commerciale concernée par la facture. Cette mention vous permettra aussi de simplifier le suivi de votre activité et de faciliter les échanges avec votre client (notamment pour les clients professionnels qui traitent parfois un volume important de factures).

Plusieurs mentions obligatoires interviennent dans les factures en lien avec la fiscalité de l’entreprise. Elles permettent, entre autres, de réaliser les démarches fiscales prévues par la loi.

En France, les entreprises sont chargées de collecter la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) auprès des consommateurs, afin de la reverser à l’État. Plusieurs taux de TVA sont possibles, en fonction de la nature de l’opération facturée :

• Le taux normal de 20% : pour les biens et services de consommation courante.
• Le taux intermédiaire de 10% : pour la restauration, les produits alimentaires préparés, l’hébergement hôtelier, les campings, le transport de voyageurs, certains travaux de logement, et les médicaments non remboursés par la Sécurité sociale.
• Le taux réduit de 5,5% : pour les produits de première nécessité (produits alimentaires non préparés, livres, certains dispositifs médicaux, abonnements de gaz et d’électricité) ainsi que la billetterie pour spectacles et cinéma.
• Le taux particulier de 2,1% : pour les médicaments remboursés par la Sécurité sociale, certains spectacles, et la presse reconnue par la commission paritaire.

Afin de pouvoir réaliser ces opérations fiscales, il est nécessaire de faire figurer sur les factures le détail et les montants de TVA applicables.

En complément du détail de la TVA, la facture doit également comporter les montants hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC), ainsi que la somme totale à payer (HT et TTC également) et ce, pour deux raisons :

• Permettre au client de visualiser distinctement la part de taxe sur la transaction.
• Permettre à l’administration fiscale de contrôler la bonne application et la collecte de la TVA.

En fonction du statut juridique de l’entreprise, ou de la nature de ces opérations, quelques cas particuliers peuvent s’appliquer.

• Franchise de TVA : il s’agit d’un régime fiscal particulier qui exonère les entreprises de la déclaration et du paiement de la TVA sur leurs opérations. C’est notamment le cas des micro-entreprises, sous réserve de ne pas dépasser le seuil de chiffre d’affaires annuel défini par l’Administration fiscale. Une mention particulière doit alors figurer sur les factures : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

• Auto-liquidation : souvent utilisé dans le secteur du BTP et des importations, le régime d’auto-liquidation transfère la charge du paiement de la TVA du vendeur vers l’acheteur. Le fournisseur facture alors hors taxes et mentionne « TVA en auto-liquidation » sur la facture. Il revient au client lui-même de calculer, déclarer et payer la TVA directement à l’administration fiscale, généralement via sa déclaration périodique.

• Opérations intracommunautaires : la TVA sur les opérations intracommunautaires concerne les transactions établies dans différents États membres de l’Union européenne. Ce régime spécifique implique la procédure d’auto-liquidation de la TVA : l’acquéreur déclare la TVA due dans son propre pays tout en pouvant la récupérer dans le même mouvement, rendant l’opération neutre en trésorerie. Le pays d’origine de chaque partie prenante détermine la règle à appliquer en matière de TVA :
  • Les ventes de biens expédiés de France vers un autre pays de l’UE sont exonérées de TVA en France (à condition que l’acheteur soit assujetti à la TVA et dispose d’un numéro de TVA intracommunautaire).
  • Les achats de biens en provenance d’un État membre de l’UE destinés à la France sont imposables à la TVA en France. Le client reverse la TVA française et peut en demander la déduction selon les règles classiques.

Une autre volet important de la facture : les modalités de paiement. Votre client (professionnel ou particulier) doit pouvoir savoir facilement sous quel délai il doit s’acquitter de sa facture, et quelles pénalités peuvent s’appliquer en cas de retard ou d’absence de règlement.

Votre facture doit indiquer distinctement :

• De quel délai dispose votre client pour la solder ;
• Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé ;
• Par quel moyen de paiement, avec toutes les informations nécessaires pour mettre en œuvre son règlement (comme votre RIB en cas de paiement par virement par exemple).

Nous vous recommandons de réserver un espace dédié dans le pied de votre facture afin de faire figurer ces éléments, généralement situé en dessous du détail des produits et/ou prestations.

Malgré une organisation pointue, les anomalies de paiement peuvent arriver dans la vie d’une entreprise. C’est pourquoi votre facture doit impérativement faire figurer les conséquences en cas de retard ou d’impayé :

• Les taux de pénalités en cas d’impayés ou de retard de paiement ;
• L’indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

Certaines mentions spécifiques peuvent être requises en fonction de votre statut juridique ou de la nature de votre client.

En plus des informations générales, chaque forme juridique a ses propres obligations. Par exemple :

• Une société doit mentionner son capital social.
• Un entrepreneur individuel doit faire précéder ou suivre son nom de la mention « EI » ou « Entrepreneur Individuel ».
• Un micro-entrepreneur doit mentionner la franchise en base de TVA.
• Etc.

En matière de facturation, certaines règles sont plus strictes pour les opérations réalisées avec des clients professionnels. Par exemple, les pénalités de retard et l’indemnité de recouvrement ne sont obligatoires que pour les transactions B2B.

Avec la réforme de la facture électronique qui se déploiera progressivement à partir de 2026, de nouvelles mentions deviendront obligatoires :

• Le numéro SIREN du client ;
• L’adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse du client ;
• La catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de services, ou mixte) ;
• L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, le cas échéant ;

Notre conseil : anticipez-les dès aujourd’hui ! Vérifiez que votre base de données clients comporte les informations nécessaires, mettez à jour vos fiches clients dans le cas contraire et prenez dès à présent le réflexe d’intégrer ces nouvelles mentions à vos factures. En prenant de bonnes habitudes dès aujourd’hui, vous vous préparez activement pour être conforme et serein lorsque les échéances arriveront.

Par ailleurs, cette réforme imposera aussi de nouveaux formats de facturation, comme Factur-X par exemple, qui permettront aux systèmes d’informations de traiter de manière automatisée les factures.

Le respect des règles de facturation n’est pas une option. Comme pour toute réglementation, il s’accompagne de sanctions en cas de manquement.

C’est le Code Général des Impôts qui fixe la durée de conservation des factures. Vous devez ainsi garantir l’archivage de toutes vos factures (clients et fournisseurs) pendant une durée de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.

L’oubli ou l’inexactitude d’une mention obligatoire peut entraîner des sanctions. L’amende fiscale est de 15 € par mention manquante ou inexacte sur chaque facture, plafonnée au quart de son montant (article 1737 du Code général des impôts).

En cas d’absence totale de facturation, les amendes peuvent être bien plus lourdes. L’article L441-9 du Code de commerce prévoit que tout manquement aux règles de facturation pourra entraîner l’application d’une amende administrative de :

• 75 000 € pour une personne physique
• 375 000 € pour une personne morale.

Cette amende peut être doublée si le manquement se répète dans un délai de deux ans à partir de la date où la première sanction est devenue définitive.

Par ailleurs, au-delà du risque financier engendré par ces sanctions, trop d’anomalies dans votre facturation pourra également impacter de manière plus large la gestion de votre entreprise :

• Des factures erronées pourraient entrainer des retards de paiement important qui peuvent impacter votre trésorerie.
• La déductibilité de la TVA pourrait se voir rejetée sur les factures non conformes.
• Mais surtout, vous vous exposez à des redressements fiscaux si les erreurs ou omissions sont jugées significatives.

Une facture est un document comptable, juridique et commercial qui détaille une transaction entre un vendeur (aussi appelé fournisseur) et un acheteur (aussi appelé client). Elle atteste de la vente d’un bien ou d’une prestation de service et crée une créance pour le vendeur et un encours pour le client.

Elle sert de preuve légale de la transaction, justifie les entrées comptables, permet le calcul de la TVA et fixe les conditions de paiement. C’est un document obligatoire (au regard de l’article L441-9 du code de commerce), mais aussi indispensable pour la gestion et le suivi commercial de l’entreprise.

Le moyen le plus simple de réaliser une facture conforme à la législation est d’utiliser un logiciel de facturation. Il vous garantit l’inclusion de toutes les mentions obligatoires : identités des parties, numéro de facture, date, détail des prestations ou produits, montants HT et TTC, et taux de TVA.

Une facture proforma doit comporter la mention « proforma », les coordonnées du vendeur et du client, le détail des produits/services, les prix HT, la TVA et les conditions de vente. A la différence d’une facture finale, elle n’a pas de valeur comptable.