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Nos 7 conseils pour gérer ses factures soi-même

Les TPE-PME traitent en moyenne 67 factures par mois et jusqu’à 130 pour les entreprises présentes dans l’univers digital. Au total, 2 à 3 milliards de factures sont émises par an. Réglementées et remplies de mentions obligatoires, elles peuvent devenir un vrai challenge du quotidien. Archiver, centraliser et gagner du temps, découvrez nos 7 conseils pour gérer ses factures soi-même.

Nos 7 conseils pour gérer ses factures soi-même

Respectez les mentions légales obligatoires

La gestion des factures est devenue un vrai casse-tête pour les entreprises, la multiplication des mentions obligatoires a complexifié cette tâche quotidienne et un bref récapitulatif s’impose.

 

Pour contextualiser, l’édition de facture est obligatoire pour toutes les entreprises vendant un produit ou service à un professionnel. Ces factures servent à laisser une trace de tous les échanges commerciaux entre professionnels ainsi qu’à calculer la TVA collectée et déductible pour la reverser à l’État.

 

  • Rentrons dans le vif du sujet avec une liste de toutes les mentions obligatoires à faire figurer sur vos documents professionnels :
  • Renseignement du vendeur : statut juridique, dénomination sociale et adresse, capital, SIRET, numéro d’identification TVA,
  • Adresse d’exécution des prestations (si elle est différente de celle du siège social de l’entreprise)
  • Renseignements sur l’acheteur : Dénomination sociale et adresse, numéro d’identification de TVA,
  • Date d’émission de la facture,
  • Numéro de facture,
  • Numéro de commande (permet une meilleure traçabilité des documents)
  • Dénomination des produits et/ou services, le prix unitaire hors taxe,
  • Rabais ou remises (si appliqués)
  • Taux de TVA auquel l’entreprise est assujettie,
  • Prix total hors taxe et montant total de la TVA,
  • Frais de transport (si besoin)
  • Date de paiement de la facture,
  • Taux de pénalité de retard,
  • Conditions d’escompte,
  • Existence et durée de la garantie légale de conformité (pour certains biens particuliers).

 

 

Si vous suivez l’ensemble de ces points, vous êtes assuré d’avoir un document conforme qui vous protégera vous et vos clients aux yeux de la loi.

Personnalisez votre modèle de facture

Vous utilisez un template standard pour vos factures ? Personnalisez-le !

 

Comme vu précédemment, une facture doit comporter certaines mentions obligatoires.
Cela ne vous empêche pas de personnaliser le reste du contenu afin de proposer des factures à votre image et reflétant l’identité de votre entreprise.

 

Un modèle personnalisé de facture vous garantit d’avoir l’ensemble des informations nécessaires, les mentions obligatoires ainsi que les informations relatives à vos produits. Toutes ces informations seront préalablement remplies ce qui, au quotidien, vous fera gagner du temps.

 

La personnalisation vous permettra également de retranscrire l’image de votre entreprise. L’insertion d’un logo et de votre charte graphique dans la facture optimisera votre notoriété et la perception de votre entreprise par vos clients.

Digitalisez votre facturation

La digitalisation des factures est aujourd’hui un indispensable, les petites entreprises consacrent en moyenne 5% de leur chiffre d’affaires dans la gestion des documents papiers. La digitalisation de ces dernières est donc incontournable pour une gestion optimisée et une réduction des coûts.

 

 

La digitalisation permet, et ce grâce aux outils numériques, un meilleur suivi des factures payées, à payer et à relancer auprès de vos clients. Un logiciel de facturation dédié vous permettra de suivre jour après jour l’évolution des factures et de visualiser les dates clés de paiement afin d’éviter les écarts de trésorerie.

 

 

Enfin, à partir de 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA française seront concernées par la généralisation de la réforme de la facturation électronique. Elle obligera les entreprises à transmettre des factures, au format électronique, à l’Administration fiscale via une plateforme dédiée pour un meilleur contrôle des déclarations. L’adoption des bons gestes, dès maintenant, vous facilitera la gestion de votre activité à long terme.

Relancez automatiquement vos paiements et vos opportunités

Course aux impayés, écart de trésorerie, manque de temps… Tant de raison d’avoir des outils efficaces qui permettent d’automatiser les rappels de paiement. Ils vous permettront de garder à l’œil les différentes échéances de paiement et d’être alertés lorsqu’un paiement arrive à échéance ou est en retard. Nous vous conseillons également de proposer des moyens de paiement récurrents à vos clients, comme le prélèvement SEPA, pour s’assurer d’être payé en temps et en heure.

 

 

Pour ne manquer une vente, il est également conseillé de relancer ses devis non transformés. En fonction de la durée de validité de votre devis, définissez le délai qui vous semble le mieux pour relancer votre prospect. Par exemple, tous les devis qui ont 10 jours sans réponse, je décide de les relancer. La programmation d’alerte automatique vous permettra de rester concentré sur votre activité tout en relançant vos opportunités au bon moment. Certains logiciels de facturation en ligne vous affichent sur votre tableau de bord tous les devis arrivant à échéance et ceux échus. Cela vous aide au quotidien à améliorer vos performances commerciales.

Mettez en place une centralisation de vos factures

Vos factures sont considérées comme des pièces justificatives de toutes vos transactions. Si vos factures sont éparpillées sur plusieurs supports et à plusieurs endroits, ce sera la perte assurée. C’est surtout votre comptable ou votre expert-comptable qui ne pourra pas effectuer votre comptabilité correctement. Il est donc fortement conseillé de centraliser vos factures en les archivant numériquement dans un dossier unique. Cette technique apporte beaucoup d’avantages aux entreprises: gain de temps dans vos recherches, vision globale des factures payées, à payer, celles en attentes de paiement et maîtrise accrue de la trésorerie. Si vous utilisez un logiciel de facturation en ligne, tous vos documents de vente sont archivés et vous pouvez les rechercher simplement à l’aide de la saisie ou des filtres.

 

 

De plus, pour les déclarations de TVA et les éventuels contrôles fiscaux qui sont traités par votre expert-comptable, la centralisation des factures lui permettra de gagner du temps et d’être plus précis dans la comptabilité de votre entreprise.

Pilotez votre activité

Faire ses factures soi-même c’est bien, mais avoir une vision globale de ses ventes et de son activité c’est encore mieux ! Suivre ses indicateurs clés est primordial pour un entrepreneur. La création de tableaux de bord manuellement ou via des logiciels spécialisés peut vous aider à optimiser votre suivi.

 

Le choix d’un bon logiciel de gestion est essentiel pour mener à bien votre activité au quotidien. Plusieurs éditeurs de logiciels proposent des solutions clés en main et personnalisables afin d’harmoniser le logiciel avec vos besoins et ainsi, piloter votre entreprise d’une main de maître.

Appuyez-vous sur un logiciel de facturation

Vous l’aurez compris, beaucoup de conseils peuvent être appliqués simplement et rapidement grâce aux logiciels de gestion de la facturation en ligne. D’après une étude de l’Insee, 26% des échecs d’entreprise proviennent de lacunes de gestion. Ces lacunes peuvent être compensées par des logiciels dédiés. Historiquement réservés aux grandes entreprises, la digitalisation et l’essor d’internet permettent aujourd’hui aux petites entreprises de s’équiper d’un logiciel de facturation performant et facilitant leur activité au quotidien.

 

Edition simplifiée des documents de vente, suivi des échéances de paiement et des règlements, pilotage et suivi des performances économiques de votre business, accès facilité par l’expert-comptable, etc. Autant d’arguments pour ne plus attendre et utiliser sur un logiciel dédié à la facturation !

Pour conclure :

 

La gestion des factures peut s’avérer être une tâche chronophage, complexe et qui demande une attention particulière. Certaines techniques mais surtout certains outils vous permettent de réduire le temps passé sur la facturation et d’optimiser sa gestion… Le tout est de bien le choisir !

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