Dématérialisation fiscale des factures : tout savoir avec EBP

La dématérialisation fiscale des factures s’invite dans le quotidien des entrepreneurs français, petits ou grands. À compter de septembre 2026, la facture électronique ne sera plus un lointain sujet de veille, mais une réalité incontournable dans le quotidien de toute entreprise soumise à la TVA. Que vous soyez artisan, freelance, dirigeant de PME ou profession libérale, il est temps de se saisir de cette réforme et d’en faire une réelle opportunité pour votre activité.

On le sait : se conformer à une nouvelle obligation légale peut sembler lourd ou source d’incertitudes. Pourtant, cette transformation vise à sécuriser vos échanges, réduire vos tâches répétitives et simplifier vos déclarations fiscales. Mais concrètement, à quoi ressemble une facture dématérialisée au regard de la loi ? Quelles sont les démarches à ne pas manquer ? Comment éviter le casse-tête et rester dans les clous ? Et surtout, comment EBP peut alléger la charge et accompagner ce changement dans votre quotidien d’entrepreneur ?

La dématérialisation des factures représente bien plus qu’envoyer un PDF par email. Il s’agit de créer, transmettre et conserver vos factures dans un format électronique structuré, reconnu officiellement par l’Administration fiscale. L’objectif ? Garantir l’authenticité de vos documents et vous épargner les risques d’erreur ou de papier perdu.

Peu importe la taille de votre entreprise, si vous êtes assujetti à la TVA en France, vous êtes concerné par la réforme de la facturation électronique. Grandes entreprises et ETI, PME et micro-entreprises (y compris en franchise en base de TVA), ou encore professions libérales et associations assujetties, cette réforme vous imposera bientôt d’avoir recours à des factures électroniques (exit donc les factures papier !).

À noter cependant que, pour l’instant, seules les transactions B2B domestique, soit les transactions opérées entre entreprises françaises, sont visées. Les clients particuliers ou les étrangers sont hors du champ sur cette obligation de factures dématérialisées, ce qui vous laisse un peu plus de temps pour vous préparer.

Néanmoins, ils ne sont pas totalement exclus de la réforme et entreront tout de même dans le cadre du e-reporting.

De nombreux entrepreneurs pensent qu’une facture papier numérisée ou un simple PDF envoyé par mail suffit. Mais non : pour la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques), ces méthodes de facturation, même si elles s’apparentent à de la dématérialisation, ne sont pas considérées comme de véritables factures électroniques.

Vous pouvez parler de facture officiellement dématérialisée lorsque les critères de validité définis par le Code Général des Impôts sont remplis :

1. Format structuré (Factur-X, UBL, CII)
2. Mentions obligatoires à jour et complètes
3. Transmission sécurisée par l’intermédiaire d’une Plateforme Agréée
4. Authenticité de l’origine et intégrité du document garanties (aucune altération possible)
5. Stockage de la facture via un archivage électronique conforme à la durée légale

Pas d’inquiétude : une bonne solution de dématérialisation conforme prend tout cela en main et s’occupe de garantir la conformité de vos factures, vous n’avez pas à jouer les informaticiens ou juristes.

Cette obligation de factures électroniques s’inscrit dans une logique : simplifier vos démarches, vous prémunir contre la fraude, mais aussi automatiser les échanges avec l’administration fiscale. Pour toute entreprise, ces nouveautés se résument en deux principes à connaître :

E-invoicing (facturation électronique)

• Toute facture entre professionnels français devra être émise et reçue sous format électronique, via une Plateforme Agréée (ex-PDP).

E-reporting (déclaration des opérations)

• Les opérations non concernées par l’e-invoicing (clients particuliers, export, etc.) devront être transmises à l’administration fiscale, via la Plateforme Agréée (ex-PDP) également.

L’idée ? Moins de papier, plus de simplicité, des déclarations de TVA automatiques et un gain de temps pour le chef d’entreprise.

Cette réforme d’ampleur fera son entrée en vigueur de manière progressive. Voici ce que vous devez retenir :

• Dès septembre 2026 : Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et ETI devront aussi être capables d’en émettre.
• Dès septembre 2027 : Obligation d’émission pour toutes les PME et micro-entreprises.

Un temps d’adaptation est donc prévu. L’important est d’anticiper avant que la réforme ne devienne une urgence. Même si vous avez encore le temps, nous vous conseillons de commencer à réfléchir dès maintenant à vos futurs processus de dématérialisation des factures.

La dématérialisation des factures s’inscrit dans une logique de transition numérique qui trouve son origine au niveau européen.

Les fondations réglementaires :

• Ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021
• Décrets, arrêtés et normes communautaires
• Directive européenne 2014/55/UE

Les formats autorisés (à retenir en tant que dirigeant) :

• Factur-X : hybride, simple d’approche, largement recommandé
• UBL : structuré, international
• CII : norme européenne et onusienne

La mise en place d’une solution de dématérialisation ou d’un logiciel de facturation bien paramétré les prendra en charge sans que vous ayez à vous en soucier. Veillez à vous en assurer lorsque vous choisirez votre futur outil de gestion.

La Plateforme Agréée (ex-PDP), c’est LE partenaire incontournable imposé par la réforme. Elle gère pour vous la réception, le contrôle et la transmission de vos factures clients et fournisseurs, ainsi que l’envoi des données de facturation à l’administration. Sans elle, pas de conformité possible.

L’intégration de la plateforme agréée Cegid (anciennement PDP) aux solutions EBP vous fait gagner en simplicité : tout se pilote depuis votre logiciel EBP habituel, sans double saisie ni outil supplémentaire. Vous êtes guidé pas à pas et accompagné si vous en ressentez le besoin.

Fini les factures au fil de l’eau — il est impératif d’intégrer de nouveaux champs, dès la création de vos documents :

• Infos indispensables :
  • SIREN, TVA de l’émetteur et du client
  • Adresses précises de facturation et livraison
• Détails transactionnels :
  • Nature de l’opération (vente, prestation)
  • Montants HT, TVA, TTC
  • Conditions de paiement, dates de livraison
• Données pour l’administration :
  • Catégorie d’opération (pour l’e-reporting)
  • Numéros de bons de commande ou contrat si besoin

Heureusement, les logiciels EBP automatisent le remplissage de la grande majorité de ces champs à partir de vos fiches clients et articles. Un gain de temps certain, moins d’oublis, moins d’erreurs.

On le sait, ces termes peuvent vous sembler techniques et complexes. Concrètement, dans votre quotidien, cela signifie :

• Garantir la provenance de chaque facture (authenticité via votre Plateforme Agréée ou une signature électronique par exemple)
• S’assurer que le document n’a pas été altéré (intégrité)
• Rendre le document facile à lire, à stocker, à retrouver (lisibilité)

EBP et Cegid prennent tout en charge : signature électronique via des partenaires certifiés comme TEDD SIgnature électronique, horodatage et verrouillage des factures, archivage automatique.

Un autre aspect légal à ne surtout pas négliger : la durée minimale de conservation. En France, elle est définie par le Code Général des Impôts. Toutes vos factures doivent ainsi être conservées dans leur format original (pas d’impression PDF d’un XML !) et accessibles à tout moment pendant une durée de 10 ans.

Les solutions EBP intègrent directement cette fonction. Plus besoin de fouiller dans vos dossiers : tout est ordonné et sécurisé.

EBP vous accompagne dans la mise en conformité de vos documents grâce à des fonctions dédiées dans ses logiciels de facturation et de gestion commerciale :

• Mise à jour continue et automatique pour la conformité légale, sans action de votre part
• Création et envoi de factures structurées au format Factur-X en quelques clics
• Assistant de vérification de la conformité avant émission
• Suivi en temps réel, statut de chaque facture visible d’un coup d’œil
• Tableau de bord pour piloter vos obligations sans vous y perdre

D’ici quelque temps, la plateforme agréée (ex-PDP) deviendra un partenaire quotidien dans votre gestion d’activité. EBP a fait le choix de s’appuyer sur la plateforme agréée Cegid pour simplifier votre transition. Tout est pensé pour vous faciliter la vie en conservant vos habitudes de travail dans votre logiciel EBP habituel :

• Créez la facture dans EBP : le format structuré se génère automatiquement
• Transmission directe et sécurisée via la Plateforme Agréée Cegid
• Suivi automatisé de la conformité, de la réception et de la transmission aux impôts

Pas de double saisie, pas de logiciel de plus, pas de perte de temps… Vous profitez d’une automatisation et intégration fluide.

En clair, vous travaillez comme avant, mais en mieux :

• Envoi automatique des factures à la Plateforme Agréée Cegid
• Centralisation de toutes vos opérations dans le même logiciel
• Rapprochement et comptabilisation automatique des paiements
• Préparation des déclarations de TVA sans ressaisie

Vous pouvez rester concentré sur vos clients et vos projets, tout en assurant la conformité de votre activité.

• Économies immédiates : finis les frais de papier et d’envoi, moins d’archivage physique
• Gain de temps : plus besoin de ressaisir ou d’attendre la Poste, vos factures partent et arrivent instantanément
• Moins d’erreurs : intégration automatique des mentions obligatoires, contrôle automatique, conformité « prête à l’emploi »
• Sécurité et traçabilité : chaque document est suivi du début à la fin
• Amélioration de la trésorerie : délais d’envoi et de paiement réduits, meilleur suivi des encaissements

Ignorer la législation ou retarder votre transition vous expose à des sanctions financières, mais aussi à des impacts concrets sur la gestion quotidienne de votre entreprise :

• Des rejets de factures, engendrant retards de paiement et litiges
• Des pénalités ou amendes
• Des blocages commerciaux et du stress inutile en cas de contrôle fiscal

Il vaut mieux agir en amont, tester et valider vos processus de dématérialisation dès maintenant, plutôt que de devoir jouer les pompiers pour éteindre le feu lorsqu’il sera trop tard.

La dématérialisation fiscale n’est pas là pour compliquer votre vie d’entrepreneur, mais pour moderniser votre gestion et vous offrir de nouveaux atouts. Plus la transition sera anticipée, plus elle se passera naturellement : gardez du temps et de l’énergie pour ce qui compte vraiment, votre activité.

À retenir :

• Anticipez pour garder la main et éviter la précipitation
• Utilisez des logiciels prêts pour la réforme, testés et approuvés pour mettre en place un processus de dématérialisation efficace
• Appuyez-vous sur les guides, l’expertise et le support de partenaires engagés (comme EBP)
• Offrez-vous la tranquillité d’esprit face aux obligations légales

Ne subissez pas la réforme, transformez-la en un levier de modernisation et de croissance pour votre entreprise !