Le cycle de vie d’une facture électronique correspond à l’ensemble des étapes que parcourt une facture, de sa création à son archivage. Ce processus structuré garantit la conformité légale, l’intégrité des données et l’optimisation des échanges entre les parties. Il inclut des phases clés telles que l’émission, la transmission, la réception, le traitement et la conservation, favorisant une gestion fiable et efficace des transactions commerciales.
Qu'est-ce que le cycle de vie des factures dans le cadre de la facturation électronique ?
Le cycle de vie d’une facture électronique désigne l’ensemble des étapes par lesquelles passe une facture électronique, de sa création à son archivage final. Il s’agit d’un processus normalisé, encadré par des réglementations strictes comme la norme européenne EN 16931 et la réforme de la facturation électronique en France.
Il faut cependant distinguer 2 aspects :
- La création de la facture : il s’agit de toutes les étapes du processus de création de la facture électronique, depuis le devis ou la commande, jusqu’au paiement et à l’archivage. Ces étapes varient en fonction des entreprises et de leur organisation.
- Les statuts officiels de traitement des factures électroniques : ils ne concernent que l’étape de la transmission de la facture électronique via la plateforme agréée (PA, ex-PDP).
Contrairement à une facture papier traditionnelle ou une facture dématérialisée (document transformé en PDF par exemple), le cycle de vie d’une facture électronique intègre des contrôles de conformité, de transmission et d’intégrité supplémentaires pour garantir sa fiabilité et son authenticité.
Les statuts des factures électroniques
Quatre statuts obligatoires ont été fixés par l’Administration fiscale :
– Déposée : La facture est créée et déposée sur la plateforme agréée (PA).
– Rejetée : La facture est rejetée automatiquement par la plateforme pour raisons techniques (format incorrect, données manquantes, etc.).
– Refusée : L’acheteur refuse la facture pour un motif métier (désaccord sur le contenu, le montant, la prestation, etc.).
– Encaissée : Le paiement de la facture reçu.
D’autres statuts sont également disponibles, mais optionnels. C’est la plateforme agréée (PA) qui détermine leur utilisation :
– Émise par la plateforme : statut intermédiaire entre la transmission de la facture électronique et la réception par l’acheteur.
– Reçue par la plateforme : statut intermédiaire entre la réception par l’acheteur de la facture électronique et le traitement par sa plateforme agréée.
– Mise à disposition : statut intermédiaire entre la réception par l’acheteur de la facture électronique et le traitement par sa plateforme agréée.
– Prise en charge/approuvée : statut intermédiaire entre le traitement de la facture électronique et son paiement par l’acheteur.
– En litige : statut intermédiaire entre le traitement de la facture électronique et son refus par l’acheteur.
– Complétée : statut intervenant en cas de litige, lorsque des justificatifs ou éléments complémentaires sont fournis.
– Paiement transmis : statut intermédiaire entre le traitement de la facture électronique et son paiement par l’acheteur.
Facturation électronique : schéma des différents circuits d'une facture
La réforme de la facture électronique redéfinit les circuits de transmission en introduisant de nouvelles plateformes obligatoires : les plateformes agréées (PA).
Découvrez en image les nouveaux circuits de transmission des factures électroniques dans notre infographie.
Zoom sur l'obligation de facturation électronique
Les objectifs et principes de la réforme de la facturation électronique
Portée par le gouvernement, la réforme de la facturation électronique vise à moderniser et simplifier les échanges commerciaux. Elle s’inscrit dans un contexte de transition numérique et digitalisation croissante des entreprises et a pour but d’améliorer la traçabilité des transactions, de réduire les fraudes à la TVA et de simplifier les démarches administratives pour les entreprises.
Les principes fondamentaux reposent sur deux volets principaux : l’e-invoicing et l’e-reporting.
- L’e-invoicing, ou facturation électronique, consiste à transmettre et à recevoir les factures au format électronique (format spécifique normé comme Factur-X par exemple) via des plateformes homologuées appelées plateformes agréées (PA, anciennement PDP).
- L’e-reporting, quant à lui, concerne la transmission des données de transaction à l’administration fiscale, permettant ainsi un suivi précis et une simplification de certaines démarches comme les déclarations de TVA.
Ces nouvelles contraintes légales obligeront les entreprises à recourir à de nouveaux outils :
- Un logiciel de facturation pour la création de leurs factures au format électronique.
- Une plateforme agréée (PA) de leur choix pour la transmission et réception des factures, ainsi que pour la génération du e-reporting.
Grâce à cette réforme, les entreprises pourront bénéficier d’une gestion des factures plus sécurisée et automatisée, tout en contribuant à une meilleure transparence fiscale à l’échelle nationale.
Qui est concerné par la facturation électronique ?
La réforme de la facturation électronique concerne toutes les entreprises soumises à la TVA, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
Même les micro-entreprises sont visées. Bien qu’elles bénéficient majoritairement du régime de la franchise en base de TVA, elles restent considérées comme assujetties et devront se conformer à ces nouvelles obligations.
L’objectif est d’intégrer l’ensemble des entreprises françaises dans un processus numérique et harmonisé, afin de favoriser une gestion fiscale plus fluide et transparente pour tous.
Les dates clés de la facturation électronique
Cette réforme d’ampleur va profondément changer les habitudes de gestion des entreprises. C’est pourquoi l’Administration fiscale a fait le choix de la déployer progressivement, afin de laisser du temps aux plus petites structures d’adapter leurs méthodes et outils.
Deux dates clés sont à retenir :
- 1er septembre 2026 :
- Obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques (e-invoicing) pour toutes les entreprises (impliquant d’avoir choisi une plateforme agréée (PA))
- Obligation de transmettre leurs factures au format électronique et générer leur e-reporting pour les grandes entreprises et ETI (plus de 250 collaborateurs)
- 1er septembre 2027 :
- Obligation de e-invoicing et e-reporting élargie à toutes les entreprises assujetties à la TVA de moins de 250 salariés (y compris les micro-entrepreneurs)
Pourquoi pour les entreprises ne pourront pas y déroger
Comme pour toute obligation légale, les entreprises n’auront pas d’autre choix que d’assurer leur conformité, sous peine de se voir sanctionnées. Mais les enjeux autour de l’obligation de facturation électronique ne s’arrêtent pas là :
- Automatiser le processus de facturation pour gagner en efficacité : la dématérialisation des factures permet d’automatiser de nombreuses étapes manuelles, de la création à l’archivage. Cette automatisation réduit considérablement le temps passé sur la gestion des factures, libérant ainsi des ressources pour d’autres activités stratégiques.
- Réduire les coûts administratifs et les délais de paiement : moins de papier, moins d’impression, moins d’envois postaux… la facturation électronique diminue les coûts liés à la gestion administrative. De plus, un processus plus rapide et transparent peut aider à réduire les délais de paiement, améliorant ainsi la trésorerie de l’entreprise.
Les acteurs impliqués dans la facturation électronique
La facturation électronique n’implique pas que les entreprises. Plusieurs nouveaux acteurs seront aussi concernés par cette réforme.
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L’émetteur de la facture (le fournisseur) C’est l’entreprise ou le professionnel qui délivre la facture à son client pour les biens ou services fournis. Il est à l’initiative du processus de facturation. |
Le destinataire (entreprise ou structure publique) Il s’agit de l’acheteur à l’origine de la demande, qui reçoit la facture et qui doit s’acquitter du paiement. |
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Les plateformes de dématérialisation Opérateurs de Dématérialisation (OD) et Plateformes Agréées (PA), ces acteurs techniques jouent un rôle central dans l’acheminement et la gestion des factures électroniques. Ils assurent la conversion, la transmission et la sécurité des données entre le fournisseur et l’acheteur, garantissant ainsi la conformité et l’intégrité du processus. |
L’administration fiscale pour le reporting L’État est un acteur clé, non seulement en définissant les règles de la facturation électronique, mais aussi en recevant les données de reporting (e-reporting) transmises par les plateformes agréées (PA) et le Portail Public de Facturation (PPF). |
Exemple de cycle de vie et cas d'usage de la facturation électronique
Les étapes typiques d’un cycle de vie d’une facture électronique :
- Création / Émission : la facture est générée dans un format électronique standardisé (Factur-X, CII ou UBL), permettant une lecture et un traitement automatisés. Cette étape est souvent réalisée via votre logiciel de gestion ou de comptabilité, garantissant une conformité dès la source.
- Validation : une fois émise, la facture subit un contrôle de conformité rigoureux. Présence de toutes les mentions obligatoires, format correct et intégrité des données préservée, cette validation est essentielle pour éviter les erreurs et garantir la valeur légale de la facture avant son envoi.
- Transmission : la facture électronique est envoyée de manière sécurisée à son destinataire via une plateforme agréée (PA), grâce à l’annuaire du PPF. Ces plateformes garantissent une transmission fiable et traçable entre le fournisseur et l’acheteur.
- Réception : le destinataire accède à la facture électronique via son propre système d’information ou sa plateforme agréée (PA) qui contrôle sa conformité ou la rejette en cas d’anomalie.
- Traitement : après réception, la facture est traitée en interne par l’entreprise acheteuse. Du rapprochement avec la commande d’origine pour vérifier les montants et les articles, jusqu’à la préparation du paiement, ce processus est souvent automatisé grâce à des outils de gestion pour plus d’efficacité.
- Statuts de suivi : tout au long de son cycle, la facture est accompagnée de statuts qui permettent de suivre son avancée : acceptée, rejetée (avec motif), en attente de validation ou réglée. Ces statuts offrent une visibilité qui facilite le suivi pour toutes les parties impliquées, réduisant ainsi les relances et les retards.
- Archivage électronique : enfin, la facture doit être conservée dans un système d’archivage électronique pour la durée légale requise (10 ans en France). Cet archivage sécurisé permet de la retrouver facilement en cas de besoin, par exemple lors d’un contrôle fiscal.
Cas pratique :
- Une PME reçoit une commande de son client.
- Une fois la commande livrée, elle génère la facture en Factur-X via son logiciel de gestion EBP, puis la transmet à son client via la plateforme agréée Cegid.
- Grâce à l’annuaire du PPF, la facture est transmise à la plateforme agréée (PA) de son client automatiquement. Il traite la facture et procède au paiement.
- De son côté, la PME n’a plus qu’à archiver la facture dans son logiciel EBP.
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