Piste d’audit fiable

La Piste d’Audit Fiable (PAF) est un procédé encadré par la loi qui consiste, pour les entreprises, à mettre en place des contrôles et procédures documentées afin d’assurer le lien entre une facture et l’opération économique qu’elle représente, tout au long de son cycle de vie.

Il s’agit d’une exigence fiscale prévue par la réglementation française (article 289 du Code Général des Impôts), à laquelle chaque entreprise doit se conformer, en fonction de sa propre organisation.

En France, le Code Général des Impôts impose aux entreprises d’être en mesure de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures, et ce, quel que soit leur format (papier, dématérialisées ou électroniques).

Pour répondre à cette obligation, elles peuvent avoir recours à plusieurs méthodes :

• La Piste d’Audit Fiable (PAF)
• La mise en œuvre d’une signature électronique certifiée
• Le recours à l’EDI (Échange de Données Informatisé)
• L’utilisation d’un format de facture électronique certifié (comme Factur-X par exemple)

La piste d’audit fiable est donc l’une des solutions techniques proposés aux entreprises afin de pouvoir garantir la conformité légale de leurs documents.

Mais bien entendu, chaque entreprise peut mettre en place sa propre organisation et choisir le moyen technique le plus adapté en fonction de ses objectifs et ressources.

La PAF s’inscrit dans une volonté affirmée de l’Administration fiscale de lutter activement contre le risque de fraude à la TVA et d’assurer une meilleure traçabilité des opérations réalisées par les entreprises.

Pour répondre à cet objectif, le Code Général des Impôts imposte à toutes les entreprises d’être en mesure de fournir une justification de la légitimité de chaque facture et du bien fondé des écritures correspondantes. C’est pourquoi la piste d’audit fiable doit s’appliquer à tous types de factures et intégrer :

• Les cycles de création et de validation des factures,
• Les contrôles mis en place pour vérifier la correspondance entre la facture, la livraison/prestation et la comptabilisation,
• L’archivage sécurisé des documents pour la durée légale en vigueur.

Les étapes de mise en place d’une PAF incluent :

1. Le recours à des outils de gestion certifiés pour garantir l’intégrité et la non-modification des documents,
2. La documentation précise et formalisée de chaque phase de la vente, depuis la commande jusqu’au paiement, en prenant en compte toutes les étapes : facturation, livraison et/ou réception des marchandises, validation de la facture, comptabilisation et archivage,
3. La mise en place de contrôles réguliers pour détecter d’éventuelles anomalies (factures en double ou inexactes, pièces justificatives absentes, etc.),
4. La mise à disposition de la documentation en cas de contrôle par l’Administration fiscale.

Les moyens utilisés pour orchestrer ces étapes dépendent bien évidement de la propre organisation de chaque entreprise.

Pour les entreprises, les enjeux de la PAF sont multiples et stratégiques :

• Assurer la conformité fiscale : l’impératif principal est de pouvoir démontrer, en cas de contrôle de l’Administration fiscale, que les processus de facturation sont conformes aux exigences légales. Une PAF bien documentée sert de preuve irréfutable de la bonne foi et de la rigueur de l’entreprise.
• Éviter les redressements fiscaux : un manquement dans la documentation ou la justification des flux peut entraîner des sanctions sévères, comme le rejet du droit à déduction de la TVA ou des pénalités financières. Les entreprises ont donc tout intérêt à fiabiliser au maximum leur PAF afin de limiter ce risque.
• Structurer et sécuriser les processus internes : au-delà de l’aspect légal, la mise en place d’une PAF est une opportunité pour l’entreprise de cartographier, d’optimiser et de sécuriser ses propres processus de facturation et de gestion, améliorant ainsi son efficacité opérationnelle et réduisant les risques d’erreurs.

L’absence ou l’insuffisance d’une piste d’audit fiable peut entraîner diverses sanctions :

• Rejet du droit à déduction de la TVA : l’Administration fiscale peut refuser la déduction de la TVA sur les factures concernées.
• Application de pénalités : des amendes fiscales peuvent être appliquées pour défaut de facturation ou pour non-respect des mentions obligatoires.
• Requalification des opérations : l’Administration peut réinterpréter la nature d’une transaction, pouvant entrainer des conséquences comptables et fiscales importantes.

La généralisation progressive de la facturation électronique, prévue entre 2026 et 2027, va profondément impacter le paysage fiscal français et les méthodes de facturation des entreprises. Une évolution légale majeure qui a pour objectif de poursuivre la lutte contre le risque de fraude, ainsi que l’amélioration de la traçabilité des opérations en garantissant notamment que chaque facture soit acheminée à la bonne personne.

Si cette réforme ne supprime pas le recours à une Piste d’Audit Fiable, elle en modifie cependant le périmètre et la nature.

En effet, les formats structurés et les plateformes de transmission sécurisées (aussi appelée plateformes agréées, anciennement PDP) imposés par la facturation électronique garantissent intrinsèquement une partie significative de la traçabilité et de la conformité des flux de facturation.

Ces nouvelles méthodes permettent de renforcer la fiabilité des transactions et d’automatiser certains contrôles qui étaient auparavant manuels. Toutefois, la PAF reste essentielle pour valider l’intégrité de l’ensemble du processus de gestion des transactions, depuis la commande jusqu’au paiement, incluant les aspects non couverts directement par la facturation électronique elle-même.

Pour une PME, une procédure documentée expliquant les étapes de vérification de chaque facture émise et de sa correspondance avec une vente ou un service réellement fourni peut être mise en place. Elle devra impliquer :

• L’utilisation d’un système de numérotation par ordre chronologique pour les factures et les commandes.
• La conservation de copies de tous les bons de commande signés par le client.
• L’archivage des preuves de livraison (par exemple, des confirmations de réception ou des signatures sur les bons de livraison).
• Une vérification périodique par une personne dédiée (par exemple, le dirigeant ou l’assistant administratif) s’assurant que chaque facture a un document justificatif correspondant.

Cette procédure, si elle est écrite et appliquée, constitue une piste d’audit fiable concrète et simple à mettre en place.

Une entreprise établit un dossier de Piste d’Audit Fiable (PAF). Ce dossier ne se contente pas de lister les étapes, mais il décrit précisément le flux des transactions :

• Réception d’une commande : Comment est-elle enregistrée ? Quelles informations sont collectées ?
• Émission du bon de livraison : Qui valide l’expédition ? Quelles sont les références utilisées pour le suivi ?
• Création de la facture : Sur quelle base est-elle générée ? Quels sont les contrôles effectués avant son envoi ?
• Validation comptable : Quels sont les niveaux d’approbation ? Un double traitement est-il mis en place ? Comment est assurée la conformité avec les règles comptables ?
• Paiement : Comment est tracée la transaction bancaire ?
• Archivage : Sous quel format et pendant quelle durée les documents sont-ils conservés ?

Ce dossier inclut également l’ensemble des contrôles internes : le cheminement ininterrompu des documents, un rapprochement systématique entre la commande, le bon de livraison et la facture, la validation hiérarchique des montants significatifs et la conservation de toutes les preuves numériques (e-mails, horodatages) attestant de l’intégrité des données.

Un grand groupe, avec des volumes de transactions plus importants et une structure plus complexe, dispose généralement d’un manuel détaillé de contrôle interne. Ce manuel est un document de référence qui décrit l’ensemble des processus financiers, les responsabilités de chacun, et les contrôles mis en place pour prévenir les erreurs et les fraudes.

• Il est régulièrement contrôlé et validé par l’audit interne, qui s’assure de son adéquation et de son application effective.
• Il est également partagé avec l’administration fiscale en cas de contrôle, afin de démontrer la robustesse des systèmes et procédures internes de l’entreprise pour garantir la fiabilité de ses enregistrements comptables et fiscaux.