Après l’émission, comment suivre une facture électronique côté comptabilité ?
Sommaire
- Comprendre les statuts pour savoir quand intervenir
- Vérifier que la facture est correctement enregistrée en comptabilité
- Traiter un rejet, un refus ou une anomalie
- Suivre les échéances et organiser les relances
- Rapprocher l'encaissement et effectuer le lettrage
- Mettre en place une routine de suivi simple
Votre facture est partie. Pour le service commercial, le dossier est clos. Pour la comptabilité, il commence.
Cette facture a-t-elle bien été transmise ? Est-elle enregistrée une seule fois dans vos écritures ? Le client l’a-t-il acceptée ? Le règlement est-il arrivé, et sur la bonne pièce ? Le suivi d’une facture électronique consiste à répondre à ces questions, de l’émission jusqu’au lettrage.
Cet article vous propose une méthode concrète en cinq étapes, illustrée par un exemple. Il complète votre préparation à la réforme : l’obligation d’émission des factures électroniques s’appliquera aux TPE et PME à partir du 1er septembre 2027 pour les opérations concernées. Autant installer dès maintenant de bons réflexes.
Comprendre les statuts pour savoir quand intervenir
Une facture électronique suit un cycle de vie. À chaque étape clé, un statut est renvoyé. Il indique où en est la facture, par exemple déposée, rejetée ou encaissée. Pour la comptabilité, ces statuts sont des signaux : ils disent quand agir, et quand ne rien faire.
Tous les statuts n’ont pas le même caractère. Certains sont obligatoires, d’autres facultatifs : le destinataire peut ne pas les transmettre. L’absence d’un statut n’est donc pas forcément un problème. Les informations visibles dépendent aussi de la solution que vous utilisez et des statuts qu’elle remonte.
| Statut |
Ce qu’il signifie |
Action côté comptabilité |
| Déposée |
La facture a été déposée sur la plateforme agréée. |
Vérifier que la facture figure bien dans votre suivi des ventes. |
| Rejetée |
La plateforme a refusé le dépôt (erreur de format, donnée manquante, doublon…). |
Consulter le motif, corriger, puis redéposer. La facture n’est pas considérée comme émise. |
|
Mise à disposition / Prise en charge (statut facultatif) |
La facture est accessible au client ou en cours de traitement chez lui. |
Aucune action : surveiller l’échéance. |
|
Approuvée (statut facultatif) |
Le client valide la facture, totalement ou partiellement. |
Pointer la facture comme « acceptée » et suivre le règlement. |
|
En litige / Suspendue (statut facultatif) |
Le client signale un désaccord ou attend une information. |
Identifier le blocage avant toute relance et alerter le commercial. |
| Refusée |
Le client refuse la facture. |
Comprendre le motif avec le client avant de décider d’une correction. |
|
Paiement transmis (statut facultatif) |
Le client indique avoir lancé le règlement. |
Surveiller l’arrivée des fonds sur le relevé bancaire. |
| Encaissée |
L’encaissement est déclaré. Ce statut est transmis dans les situations où les données de paiement sont requises. |
Vérifier la cohérence avec le rapprochement bancaire et le lettrage. |
Rejet, refus, litige : trois situations différentes
- Un rejet vient de la plateforme : la facture n’a pas passé les contrôles techniques. C’est un problème de forme.
- Un refus vient du destinataire : il ne reconnaît pas la facture en l’état.
- Un litige est un désaccord commercial en cours de résolution.
Ne les traitez pas de la même façon. Un statut « refusée » ne déclenche pas automatiquement un avoir ou une nouvelle facture, comme le précise le guide pratique de la DGFiP.
Vérifier que la facture est correctement enregistrée en comptabilité
Un statut « déposée » ne dit rien de votre comptabilité. Statut, comptabilisation et paiement sont trois informations distinctes : une facture transmise n’est pas forcément comptabilisée, ni réglée.
Pour chaque facture, contrôlez :
- le numéro de facture et le client ;
- les montants HT, TVA et TTC ;
- la date d’échéance ;
- l’écriture comptable générée et son rattachement à la pièce justificative (la facture elle-même).
Plusieurs outils interviennent dans la chaîne : le logiciel de facturation émet la facture, la plateforme agréée la transmet et renvoie les statuts, le logiciel comptable enregistre l’écriture. Sachez quel outil fait quoi, pour savoir où chercher en cas d’écart.
Attention aux doublons. Une facture peut être comptabilisée deux fois si elle est transmise à plusieurs reprises, ou si une importation manuelle vient s’ajouter à un import automatique. Un contrôle régulier des numéros de facture évite ces erreurs, qui faussent le chiffre d’affaires, la TVA et le compte client. Vous fiabilisez ainsi vos données fiscales, c’est particulièrement important en cas de contrôle.
Traiter un rejet, un refus ou une anomalie
Face à une anomalie, procédez toujours dans le même ordre : comprendre, puis agir.
- Consultez le motif affiché avec le statut et identifiez qui peut agir (vous, le service facturation, le client, la plateforme).
- Qualifiez la situation : problème de transmission, erreur dans la facture, ou désaccord avec le client.
- Décidez de la correction avec les personnes concernées. Selon le cas, il peut suffire de corriger et redéposer une facture rejetée, de répondre à une question du client, ou, dans certaines situations seulement, d’émettre un avoir.
- Gardez la trace des échanges et des régularisations, pour justifier chaque écriture en cas de contrôle.
Réémettre ou créer un avoir par réflexe peut créer des doublons ou des écritures inutiles. Un refus lié à une simple erreur de référence de commande se règle parfois par un échange avec le client.
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Suivre les échéances et organiser les relances
Une fois la facture acceptée, le suivi porte sur l’échéance et le reste dû. Classez vos factures en trois catégories :
- en attente de règlement : l’échéance n’est pas atteinte ;
- en retard : l’échéance est dépassée sans blocage connu ;
- avec anomalie : litige, refus ou suspension en cours.
Cette distinction change votre façon de relancer. Avant de demander un paiement, vérifiez qu’aucun blocage n’est en cours : relancer un client qui a signalé un litige est inutile et peut dégrader votre relation.
Pensez aussi à partager l’information. La comptabilité, l’administration des ventes et le commercial doivent voir la même situation, pour éviter les relances en double ou contradictoires.
Rapprocher l'encaissement et effectuer le lettrage
Quand l’argent arrive, il faut le rattacher à la bonne facture.
- Vérifiez le règlement reçu : montant, date, client.
- Rapprochez le mouvement bancaire de la facture concernée : c’est le rapprochement bancaire.
- Effectuez le lettrage : le lettrage associe, dans le compte client, l’écriture de la facture et celle du règlement. Une facture lettrée est soldée ; une facture non lettrée reste ouverte et apparaît dans vos créances.
Exemple : une facture de 1 200 € TTC payée en deux fois
| Étape | Mouvement |
Reste dû |
Suivi comptable |
|
Facture émise |
1 200 € TTC |
1 200 € |
Écriture de vente enregistrée, facture ouverte. |
|
Premier versement |
400 € reçus |
800 € |
Rapprochement bancaire, lettrage partiel : la facture reste ouverte. |
|
Solde |
800 € reçus |
0 € |
Rapprochement bancaire, lettrage complet : la facture est soldée. |
Le même raisonnement s’applique à un client qui règle plusieurs factures en un seul virement : le paiement est réparti sur chaque facture, puis chaque ligne est lettrée.
Encaissement et TVA : un cas particulier, pas une règle générale
Pour certaines opérations, notamment celles dont la TVA est exigible à l’encaissement, des données de paiement doivent être transmises. Ce n’est pas le cas de toutes les factures : vérifiez si vos opérations sont concernées, et assurez-vous que le suivi des paiements, la comptabilité et les données transmises racontent la même histoire.
Mettre en place une routine de suivi simple
Pas besoin d’un dispositif lourd. Une routine régulière suffit, quotidienne ou hebdomadaire selon votre volume de factures :
- Vérifier les nouvelles anomalies : rejets, refus, litiges.
- Contrôler les factures non intégrées en comptabilité, et repérer les doublons.
- Consulter les échéances à venir et en retard, puis préparer les relances.
- Rapprocher les règlements reçus des factures et les lettrer.
- Mettre à jour le suivi et conserver les justificatifs et les échanges.
Des outils connectés pour gagner du temps
Ces contrôles sont plus simples quand facturation, comptabilité et banque communiquent. Avec EBP Comptabilité, vous pouvez par exemple :
- automatiser le traitement des factures et la génération des écritures ;
- importer les écritures de vente depuis votre logiciel de facturation ;
- importer vos relevés bancaires et réaliser un rapprochement bancaire manuel ou automatique ;
- gérer le lettrage et les relances clients ;
- suivre vos échéances et vos prévisions de trésorerie.
L’automatisation fait gagner du temps si les connexions et les règles sont bien paramétrées, mais elle ne supprime pas les contrôles humains : les exceptions (litiges, paiements partiels, règlements groupés) demandent toujours un œil de comptable.
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FAQ - Le suivi comptable de factures électroniques
Quelle différence entre un rejet, un refus et un litige ?
Un rejet vient de la plateforme, qui refuse la facture après un contrôle technique. Un refus vient du destinataire, qui ne reconnaît pas la facture en l’état. Un litige est un désaccord commercial en cours de résolution.
Une facture électronique transmise est-elle forcément comptabilisée et réglée ?
Non. Le statut, la comptabilisation et le paiement sont trois informations distinctes. Une facture déposée sur la plateforme doit encore être enregistrée en comptabilité, puis rapprochée de son règlement.
Faut-il émettre un avoir quand une facture électronique est refusée ?
Pas automatiquement. Selon le guide pratique de la DGFiP, un statut « refusée » ne déclenche pas à lui seul un avoir ou une nouvelle facture. Identifiez d’abord le motif avec le client, puis décidez de la correction adaptée.
À quoi sert le lettrage en comptabilité ?
Le lettrage consiste à associer, dans le compte client, l’écriture d’une facture et celle de son règlement. Une facture lettrée est soldée ; une facture non lettrée reste ouverte et apparaît parmi vos créances.
À quelle fréquence faut-il suivre ses factures électroniques ?
Une routine quotidienne ou hebdomadaire suffit généralement, selon votre volume de factures. Elle porte sur les nouvelles anomalies, les factures non intégrées, les échéances, les règlements à rapprocher et la conservation des justificatifs.
