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Les 3 règles d’or pour une gestion d’interventions optimale

La gestion des interventions concerne de nombreux secteurs, et plus particulièrement dans les métiers du bâtiment. Qu’elle soit préventive (maintenance programmée) ou corrective (gestion d’incidents), elle impose une certaine organisation et planification afin de ne pas se laisser déborder. Voici le top 3 de nos conseils pour vous aider dans l’optimisation de vos interventions clients.

Gestion des interventions, de quoi parle-t-on ?

C’est quoi finalement la gestion d’intervention ? On utilise ces termes dès lors qu’un technicien doit réaliser une opération sur un lieu donné (domicile d’un particulier, siège social ou établissement d’une entreprise, etc.).

Elle permet de répondre à 3 objectifs pour l’artisan :

  • Planification optimisée : créer et visualiser les plannings des techniciens, répartir correctement la charge entre eux et optimiser les tournées terrains.
  • Rentabilité : suivre la facturation, réduire les coûts grâce à une meilleure préparation des tournées, monitorer et suivre des indicateurs clés de rentabilité pour l’entreprise.
  • Meilleur travail collaboratif : faciliter les échanges entre les techniciens sur le terrain et les salariés au bureau et rester connecté avec les équipes terrains.

Conseil n°1 : construire le bon d'intervention parfait

Document indispensable à tout technicien qui se respecte, le bon d’intervention regroupe toutes les informations liées à l’intervention, qu’il s’agisse des informations à savoir pour le technicien, ou des nouvelles informations à documenter suite à l’intervention. En clair, il s’agit du document central, qui sera utilisé depuis la planification jusqu’à la résolution.

Sa trame doit donc être réfléchie, afin de contenir tous les éléments nécessaires au traitement de l’incident.

 

Informations à connaître pour le technicien :

  • le lieu et le mode d’accès (digicode, accès sous-sol, etc.) ;
  • les coordonnées du client ;
  • la date et le lieu du rendez-vous ;
  • une description de l’intervention ;
  • le matériel nécessaire (outils spécifiques, pièces détachées, etc.) ;
  • le type d’équipement ciblé sur le site ;
  • l’historique client (interventions précédentes, etc.).

 

Informations liées à l’intervention :

 

  • les travaux réalisés et restant à faire ;
  • le statut de résolution : en cours, à poursuivre, abandonné ;
  • des photos illustrant les travaux réalisés ;
  • le temps de travail (avec les horaires effectifs d’arrivée et de départ) ;
  • les anomalies ;
  • les pièces utilisées ;
  • la signature du client.

 

Besoin d’aide pour réaliser votre modèle de bon d’intervention ? Il existe de nombreux modèles gratuits en téléchargement sur internet. Des solutions de gestion des interventions vous permettent aussi de créer le parfait modèle pour vous.

Conseil n°2 : optimiser ses plannings d'intervention

Le maître-mot d’une planification idéale ? L’anticipation ! En tant qu’artisan du bâtiment, votre quotidien est soumis à de nombreux aléas. La meilleure façon d’optimiser vos plannings est donc de planifier au maximum tout ce qui peut être prévu à l’avance pour laisser place aux imprévus. C’est d’autant plus vrai si vous faites de la maintenance corrective et que vous êtes amené à gérer des incidents imprévisibles.

 

Il existe par ailleurs plusieurs méthodes de planification. À vous de choisir celle qui fonctionnera le mieux selon votre organisation :

  • Par intervenant
  • Par zone géographique
  • Par priorité/urgence

 

Astuce ! Mettez en place un code couleur dans votre planning afin de visualiser rapidement les différents événements planifiés.

Conseil n°3 : automatiser sa gestion d'interventions

À l’ère de la digitalisation, il est impensable de gérer vos plannings et interventions à l’aide d’outils désuets. De nombreuses solutions numériques permettent désormais d’automatiser la gestion d’interventions.

Les plannings

Vous pouvez notamment digitaliser la gestion du temps de vos techniciens afin de simplifier et d’automatiser votre planification. Que vous choisissiez d’investir dans une solution dédiée ou de faire votre planification sur un outil bureautique (Outlook, Google Agenda, ou autre…), en utilisant une solution vous vous assurez un gain de temps et une efficacité accrue. 

Les bons et rapports d’intervention

Les rapports sur papier peuvent vite s’égarer ou se détériorer. Ils obligent à une ressaisie si vous possédez un logiciel de gestion BTP, et qui dit ressaisie, dit évidemment risque d’erreurs. Ne courrez plus après les rapports d’intervention de vos techniciens. Optez plutôt pour une solution qui permet de réaliser toutes ces opérations depuis mobile ou tablette. Vous donnerez en plus une image innovante de votre entreprise et offrirez un meilleur confort de travail à vos techniciens sur le terrain.

La signature électronique

Il est nécessaire de faire signer le bon d’intervention à vos clients afin de vous prémunir de tout désaccord éventuel. Mais nous l’avons vu, les documents papier sont altérables. Pourquoi ne pas proposer à vos clients de signer électroniquement ? Vous gardez ainsi une traçabilité de l’accord de votre client et simplifiez le travail de votre technicien qui n’a plus besoin de stocker, trier et transmettre ses documents au format papier.

 

La dématérialisation et l’automatisation de vos opérations d’intervention comportent bien des avantages pour votre entreprise : optimisation des processus, meilleur suivi et traçabilité, gain de temps et d’efficacité, échanges plus fluides avec les techniciens… Vous y trouverez vite votre compte, nous vous le garantissons !

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