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TPE : 4 méthodes pour mieux gérer vos factures clients

Dans un contexte économique tendu, la gestion des factures client représente une importance capitale pour la stabilité financière des entreprises. Et les TPE ont particulièrement intérêt à assurer leur suivi, au risque d’impacter l’équilibre d’une trésorerie plus que jamais vitale.

 

Comment gagner en temps et en efficacité ? Éviter les erreurs et les oublis ? Être sûr de recouvrer les impayés ? Découvrez nos 4 conseils pour y parvenir.

Optez pour la centralisation des factures

Vos factures servent de base tout au long de l’année aux déclarations de TVA et de pièces justificatives de vos transactions en cas de contrôle fiscal. Elles permettent aussi de prouver en justice que vous êtes en droit d’exiger le paiement d’un impayé.

 

Elles doivent enfin être envoyées à votre expert-comptable pour qu’il établisse votre comptabilité annuelle et votre bilan.
La nécessité d’un process qui vous permette de les regrouper rapidement sans en oublier aucune n’est donc plus à démontrer. Il impose a minima de systématiser la numérisation des factures papier et l’archivage dans un dossier unique.

 

Avec une moyenne de 67 factures émises par mois, les TPE peuvent trouver avantage à optimiser leur processus de facturation.
Il est donc conseillé d’étudier l’offre de logiciels de facturation. La plupart démarrent à des prix adaptés au budget des petites entreprises et certains sont dédiés à un secteur d’activité.

 

Que votre entreprise soit petite ou plus grande, les avantages sont incontestables. Un gain de temps pour trouver rapidement ce qui est payé, à payer, ou en attente de paiement. Une recherche facilitée par des requêtes ou des filtres. Et à la clé, la vision globale de votre activité et une maîtrise accrue de votre trésorerie !

Favorisez la facture digitale et l’envoi digital pour une meilleure traçabilité

La digitalisation des factures est devenue aujourd’hui incontournable pour une gestion optimisée et une réduction des coûts.

Et ce d’autant que les entreprises établies en France et assujetties à la TVA auront bientôt l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique. À compter de septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, et de septembre 2027 pour les TPE.
Autant adopter dès maintenant, si ce n’est déjà fait, un logiciel de facturation conforme et opérer la transition en douceur.

 

Cette obligation vous offre au surplus l’opportunité d’utiliser des outils numériques pour automatiser le suivi des factures. Pourquoi ne pas les intégrer dans un logiciel de facturation ? Le bénéfice ? Suivre jour après jour l’évolution des factures : réglées, à régler ou à relancer. Mais aussi visualiser les dates clés de paiement et obtenir, à tout moment, une photographie de votre trésorerie à l’instant T.

Automatisez la relance client

Vous avez mentionné des dates d’échéances bien lisibles ; vous les avez même parfois assorties de pénalités de retard. Mais en dépit de vos efforts, vos clients ne règlent pas tous en temps et en heure.
Et il vous faut dégager un temps qui vous fait déjà défaut pour les relancer. Par mail pour commencer une fois… deux fois … trois fois. Puis par téléphone, avec plus ou moins de succès. Et parfois avec des demandes de délai, qu’il faut noter pour relancer à nouveau en cas de retard. Comme ce fut le cas pour 95% des TPE françaises en 2023.

 

Or des factures impayées ou payées trop tardivement peuvent avoir de lourdes conséquences sur votre trésorerie. Et vous empêcher d’investir ou de simplement financer les charges de votre activité.

 

Quelle solution alors pour plus de 8 entreprises sur 10 qui ont subi des retards de paiement en 2023 ? Systématiser, ou mieux, automatiser la relance client. Avec un conseil : utiliser des outils efficaces pour recouvrer vos impayés. Certains logiciels de facturation en ligne permettent d’automatiser et de programmer des rappels de paiement. Et d’être alertés par affichage sur votre tableau de bord lorsqu’un paiement arrive à échéance ou est en retard.
Un gain de temps précieux, l’assurance de n’oublier aucune créance et une aide au quotidien pour améliorer vos performances commerciales.

Suivez les indicateurs de performance

Il est indispensable aujourd’hui pour tout entrepreneur de suivre ses indicateurs clés. Et pour piloter efficacement son activité, une vision globale et actualisée en temps réel de ses ventes est un atout.

La création manuelle de tableaux de bord est une option ; l’utilisation de logiciels de gestion spécialisés un plus !

 

Il en existe pour tous les budgets. Bien que les logiciels en « open source », c’est-à-dire libres de droit et gratuits (ou presque), puissent sembler attractifs, il est important de souligner qu’ils peuvent souvent manquer de fonctionnalités nécessaires pour assurer la conformité aux réglementations en vigueur. Et pour aller plus loin, il existe des outils personnalisables en fonction de vos besoins, et même de votre métier. Prenez le temps de vous renseigner !

Vous souhaitez optimiser votre système de facturation ?

Intégrez dès maintenant les bonnes pratiques dans la facturation pour garantir votre succès sur le long terme.

La gestion des factures clients peut s’avérer chronophage, mais ses enjeux sont cruciaux pour la pérennité de votre entreprise. Pour ne pas faire les frais d’un traitement « au fil de l’eau », mieux vaut s’organiser.

 

De bonnes pratiques peuvent vous aider à être efficaces, particulièrement si vous êtes à la tête d’une TPE.

Parmi elles, la centralisation et la digitalisation des factures s’impose. L’automatisation est une des clés pour éviter les erreurs de ressaisie (d’un devis à une facture par exemple), les impayés et les retards de paiement.
Préparez le futur de votre entreprise et recherchez les meilleures solutions et partenaires !

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