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Reprise du travail de vos salariés : comment bien s’organiser ?

À la suite du plan de déconfinement en 4 étapes annoncé par le président de la République Emmanuel Macron, les entreprises continuent de mettre en place toutes les mesures nécessaires pour assurer la reprise de leur activité.

 

Dans cette situation inédite, beaucoup de questions se posent quant à la reprise du travail des collaborateurs sur site : quelles obligations ? Comment être sûr de ne pas leurs faire courir de risques ?

Protocoles, recommandations, conseils, on vous explique tout dans cet article.

Organisation travail employées salariées déconfinement

1) Un plan de reprise

Le retour au travail des salariés implique d’anticiper et de s’organiser en amont afin de pouvoir les accueillir en toute sécurité. Mais comment prioriser les retours ? Comment anticiper la crainte des salariés ? Vous l’aurez compris, avoir un plan de bataille solide est indispensable, on vous donne quelques conseils afin de le réaliser.

Monter une cellule de crise

La cellule de crise va permettre de recenser les informations, de les structurer et de leur donner de la cohérence afin de mettre en place des actions. Elle est composée de plusieurs types d’acteurs comme les membres de la direction, le Comité Social et Économique et toute autre personne jugée utile pour prendre part aux décisions. Elle effectuera des points de situations réguliers afin d’ajuster les actions si nécessaire et jouera un rôle clé dans la transmission des informations au sein de l’entreprise.

Prendre en considération l’avis de vos salariés

“Pour bien réussir le déconfinement, nous avons essayé d’anticiper au maximum. Pour cela, nous avons inclus les managers dans la réflexion. C’est en effet eux, au plus proche des équipes et du terrain, qui ont pu nous remonter les souhaits et questions de nos collaborateurs” explique Kellie Desmicht, DRH d’EBP Informatique.

 

En effet, proposer le retour volontaire favorise un climat agréable et évite les tensions au sein de l’entreprise. La prise en compte des souhaits des salariés permettra de réduire les frustrations car tous ne vivent pas le confinement de la même façon. L’inquiétude poussera certains à continuer le télétravail s’il est possible, tandis que pour d’autres la reprise du travail est très attendue car synonyme de lien social.

 

Bien entendu, toute décision doit être prise en fonction de l’état de la société. Si l’activité ne le permet pas ou que vos salariés ne sont pas en capacité de revenir travailler, le télétravail pour certains et le chômage partiel pour d’autres devront être prolongés.

À noter que, suite à la publication des décrets 2021-671 et 2021-674 du 28 mai 2021, la baisse des taux d’indemnisation de l’activité partielle s’applique progressivement à partir des paies de juillet 2021 :

 

  • Secteurs non protégés : à partir des paies de juillet 2021, le taux passe à 60% de la rémunération brute soit environ 72% de la rémunération nette. 
  • Secteurs protégés : à partir des paies de septembre 2021, le taux passe à 60% de la rémunération brute soit environ 72% de la rémunération nette
  • Secteurs les plus en difficulté (S1 et S1bis), la baisse doit s’appliquer à partir des paies du mois de novembre 2021

Anticiper les mesures de protection à déployer

Il est indispensable de continuer à prendre de nouvelles dispositions nécessaires face à la reprise du travail de vos employés. Les mesures d’hygiène doivent continuer d’être appliquées pour limiter la propagation du virus même si vos salariés sont vaccinés., il sera plus facile d’estimer les quantités de matériels nécessaires, de prendre en compte les délais de livraison et prévoir, si besoin le réaménagement des espaces de travail. On vous en parle plus en détail dans un point dédié ci-dessous.

 

“Nous n’avons pas attendu les informations officielles du gouvernement pour étudier plusieurs scénarios afin de commencer à s’organiser. À la suite des annonces, nous avons sélectionné le scénario le plus adapté mais toutes les directions connaissaient déjà leurs missions et ont pu commencer à mettre en place le plan de déconfinement.” Nous explique Kellie Desmicht, DRH d’EBP Informatique

2) Les mesures réglementaires pour assurer la sécurité de vos salariés

Protocoles et guides métiers

Afin d’accompagner toutes les entreprises, quels que soient leur secteur d’activité, leur taille ou leur situation géographique, le ministère du Travail continue de mettre à jour le protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie de COVID-19.

 

Il faut savoir qu’en matière de responsabilité, l’employeur a une obligation de moyens renforcés, c’est à dire qu’il doit être en mesure de prouver qu’il a mis en place tous les moyens nécessaires pour assurer la sécurité de ses salariés.

 

En revanche, il ne faut pas oublier également que la responsabilité individuelle de chaque salarié doit être engagée pour assurer le respect des mesures mises en place par l’entreprise. Les contrôles de l’inspection du travail se sont multipliés ces derniers mois. Avec la reprise progressive, on peut imaginer qu’ils vont contrôler d’avantage d’entreprises pour s’assurer du respect des règles. 

 

En plus de ce protocole national, le ministère du Travail a mis à disposition différents guides d’aide élaborés en partenariat avec les fédérations professionnelles et les partenaires sociaux.

 

Vous l’aurez compris, la reprise de l’activité des entreprises est une priorité pour relancer l’économie, mais est-ce que le passe sanitaire sera démocratisé en entreprise ? 

Passe sanitaire et obligation de vaccination

La loi relative à la gestion de la crise sanitaire promulguée le 6 août 2021 au Journal officiel instaure de nouvelles mesures sanitaires dès le 9 août 2021. En effet, suite au regain important des contaminations, notamment en raison de l’arrivée du variant Delta, le gouvernement renforce l’obligation du passe sanitaire et impose la vaccination à certains professionnels.  

 

L’obligation s’étend au lieux ou évènements qui présentent un risque de diffusion du virus élevé, notamment en cas d’attroupement ou de présence statique d’un nombre élevé de personnes soit : 

  • les lieux d’activités et de loisirs (musées, salles de spectacle, cinémas, festivals, etc.)
  • les lieux de convivialité ( bars, cafés-restaurants, discothèques, etc.)
  • les transports publics à réservation (TGV, avions, cars etc.)
  • les grands centres commerciaux supérieurs à 20 000 m2 (selon un liste définie par le préfet de département)
  • les hôpitaux, les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Éhpad) et les maisons de retraite (pour les accompagnants, les visiteurs et les malades ayant des soins programmés)

 

Si depuis le 9 août le public (personnes de plus de 18 ans) se rendant dans ces lieux ont l’obligation de présenter le passe sanitaire, qu’en est-il des professionnels travaillant dans ces lieux ? 

  • L’obligation pour eux intervient à partir du 30 août 2021 (à compter du 30 septembre 2021 pour les salariés mineurs). Sans la présentation du passe sanitaire, ce dernier doit être suspendu le jour même par son employeur.
  • Concernant le personnel travaillant dans les établissements et services sanitaires et médico-sociaux, la vaccination devient obligatoire à partir du 15 septembre ou du 15 octobre 2021 si une première dose de vaccin à déjà été reçue. 

 

Enfin pour faciliter la vaccination contre la Covid-19, le gouvernement à mis en place pour les salariés et agents publics une autorisation d’absence afin qu’ils puissent se rendre à ces rendez-vous médicaux (y compris pour accompagner un enfant mineur) pendant leurs heures de travail.

Maintenant que les mesures de sécurité ne sont plus un secret pour vous et que vous avez toutes les clés pour organiser la reprise de votre activité, il est temps d’informer vos salariés.

3) Le maître mot : COMMUNIQUER

La communication interne n’a jamais été aussi importante qu’aujourd’hui. En effet, le contexte actuel fait naître un sentiment d’incertitude chez les collaborateurs. Quand devrais-je retourner au travail ? Est-ce que les conditions sont réunies pour assurer ma sécurité ? Même si les informations données par les pouvoirs publics sont communiquées au compte goutte, un point régulier est plus qu’important pour lever un maximum de doutes. Intelligibilité et clarté seront vos meilleures alliées pour rassurer vos équipes.

La transparence avant tout !

Vos collaborateurs entendent beaucoup d’informations dans les médias sur la reprise et la vaccination et se posent des questions quant à leur situation personnelle. Le rôle de la communication interne prend alors tout son sens et va permettre de relayer les décisions prises par la cellule de crise. Afin d’éviter toute confusion, soyez le plus clair possible.
Voici une checklist des informations indispensables à communiquer pour la reprise du travail :

  • dispositions d’hygiène : distribution de matériels, prise de température, aménagements des espaces de travail, signalétique etc.
  • responsabilité individuelle sur le respect des consignes de sécurités
  • point organisationnel sur les conditions de travail : horaires, pauses, déjeuners, réunions, télétravail, congés, chômage partiel, passe sanitaire etc.
  • conditions de déplacements professionnels
  • effectif de retour sur site
  • bilan chiffré et prévisions financières

 

Astuce : nous vous conseillons de recenser l’ensemble des questions de vos salariés au sein d’une FAQ à actualiser aussi souvent que possible. Assurez-vous également qu’ils puissent retrouver facilement toutes les informations que vous leur communiquez pour que tous aient les bonnes consignes dès la reprise du travail. Pour vous aider à répondre à l’ensemble des interrogations, vous pouvez vous appuyer sur les différentes  questions réponses diffusées par le gouvernement.

Fédérer ses équipes

Le climat social ayant pu être fragilisé pendant le confinement, il est important de fédérer vos collaborateurs en favorisant un environnement d’écoute et d’échange. Vous pouvez par exemple mettre en place une enquête pour inviter vos salariés à s’exprimer sur leur état d’esprit : comment ont-ils vécu cette situation ? Quel bilan professionnel et personnel ?
C’est également l’occasion de les interroger sur les pratiques de l’entreprise et au sujet de leurs attentes pour le futur.

 

L’analyse de ces résultats pourra vous permettre de mettre en place des actions pour améliorer la qualité de vie au travail et surtout d’accompagner les salariés les plus fragiles dans la reprise du travail.

 

Enfin, montrez-leur que vous êtes mobilisé et disponible pour répondre à leurs questions.

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