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Reprise du travail de vos salariés : comment bien s’organiser ?

À la suite du plan de déconfinement annoncé par le premier ministre Edouard Philippe, les entreprises s’affairent pour mettre en place toutes les mesures nécessaires pour assurer la reprise de leur activité à partir du 11 mai.

 

Dans cette situation inédite, beaucoup de questions se posent quant à la reprise du travail des collaborateurs sur site : quelles obligations ? Comment être sûr de ne pas leurs faire courir de risques ?

Protocoles, recommandations, conseils, on vous explique tout dans cet article.

Organisation travail employées salariées déconfinement

1) Un plan de déconfinement à construire

Le retour au travail des salariés implique d’anticiper et de s’organiser en amont afin de pouvoir les accueillir en toute sécurité. Mais comment prioriser les retours ? Comment anticiper la crainte des salariés ? Vous l’aurez compris, avoir un plan de bataille solide de déconfinement est indispensable, on vous donne quelques conseils afin de le réaliser.

Monter une cellule de crise

La cellule de crise va permettre de recenser les informations, de les structurer et de leur donner de la cohérence afin de mettre en place des actions. Elle est composée de plusieurs types d’acteurs comme les membres de la direction, le Comité Social et Économique et toute autre personne jugée utile pour prendre part aux décisions. Elle effectuera des points de situations réguliers afin d’ajuster les actions si nécessaire et jouera un rôle clé dans la transmission des informations au sein de l’entreprise.

Prendre en considération l’avis de vos salariés

“Pour bien réussir le déconfinement, nous avons essayé d’anticiper au maximum. Pour cela, nous avons inclus les managers dans la réflexion. C’est en effet eux, au plus proche des équipes et du terrain, qui ont pu nous remonter les souhaits et questions de nos collaborateurs” explique Kellie Desmicht, DRH d’EBP Informatique.

 

En effet, proposer le retour volontaire favorise un climat agréable et évite les tensions au sein de l’entreprise. La prise en compte des souhaits des salariés permettra de réduire les frustrations car tous ne vivent pas le confinement de la même façon. L’inquiétude poussera certains à continuer le télétravail s’il est possible, tandis que pour d’autres la reprise du travail est très attendue car synonyme de lien social.

 

Bien entendu, toute décision doit être prise en fonction de l’état de la société. Si l’activité ne le permet pas ou que vos salariés ne sont pas en capacité de revenir travailler, le télétravail pour certains et le chômage partiel pour d’autres devront être prolongés.

À noter que, depuis le 1er mai, les salariés en arrêt maladie dérogatoire (pour cause de garde d’enfant ou parce qu’ils sont considérés comme vulnérables) devront automatiquement être placés en activité partielle s’ils ne sont pas en capacité de reprendre le travail.

Sachez également qu’à partir du 1er juin, le gouvernement a annoncé que le dispositif d’indemnisation du chômage partiel pour les employeurs pourrait être revu.

Anticiper les mesures de protection à déployer

Il sera indispensable de prendre de nouvelles dispositions face à la reprise du travail de vos employés. En effet, ce dernier réclame une toute nouvelle organisation en termes de mesures d’hygiène. En ayant une visibilité sur les effectifs qui reviennent sur site, il sera plus facile d’estimer les quantités de matériels nécessaires, de prendre en compte les délais de livraison et prévoir, si besoin le réaménagement des espaces de travail. On vous en parle plus en détail dans un point dédié ci-dessous.

 

“Nous n’avons pas attendu les informations officielles du gouvernement pour étudier plusieurs scénarios afin de commencer à s’organiser. À la suite des annonces, nous avons sélectionné le scénario le plus adapté mais toutes les directions connaissaient déjà leurs missions et ont pu commencer à mettre en place le plan de déconfinement.” Nous explique Kellie Desmicht, DRH d’EBP Informatique

2) Les mesures réglementaires pour assurer la sécurité de vos salariés

Protocoles et guides métiers

Afin d’accompagner toutes les entreprises, quels que soient leur secteur d’activité, leur taille ou leur situation géographique, le ministère du Travail a publié un protocole national de déconfinement. Il a pour but de donner les règles essentielles à mettre en place pour assurer la reprise du travail en toute sécurité.
Divisé en 7 thèmes, il couvre l’ensemble des normes de prévention et de protection de la santé et sécurité au travail :

  • recommandations en termes de jauge par espace ouvert
  • gestion des flux
  • équipements de protection individuelle
  • tests de dépistage
  • protocole de prise en charge d’une personne symptomatique et de ses contacts rapprochés
  • prise de température
  • nettoyage et désinfection des locaux

 

Il faut savoir qu’en matière de responsabilité, l’employeur a une obligation de moyens renforcés, c’est à dire qu’il doit être en mesure de prouver qu’il a mis en place tous les moyens nécessaires pour assurer la sécurité de ses salariés.

 

Par exemple, si l’employeur impose le port du masque car il n’est pas en capacité de respecter les mesures barrières, il se doit de former ses salariés au port du masque. Soit à l’aide d’une notice explicative ou d’une formation à l’arrivée du salarié dans l’entreprise. C’est en effet les éléments qui seront demandés lors d’un contrôle de l’inspection du travail. En revanche, il ne faut pas oublier également que la responsabilité individuelle de chaque salarié doit être engagée pour assurer le respect des mesures mises en place par l’entreprise.

 

Muriel Pénicaud, ministre du Travail tient tout de même à préciser : « Nous devons accompagner toutes les entreprises pour que l’activité reprenne dans des conditions garantissant la santé et la sécurité des salariés. C’est une condition nécessaire au retour au travail à partir du 11 mai même si le télétravail doit rester la norme pour toutes les activités qui le permettent pour les prochaines semaines ».

 

En plus de ce protocole national de déconfinement, le ministère du Travail a mis à disposition 48 guides métiers élaborés en partenariat avec les fédérations professionnelles et les partenaires sociaux.

 

Vous l’aurez compris, la reprise de l’activité des entreprises est une priorité pour relancer l’économie, mais à quel prix ?

L’accompagnement concernant la dotation en matériel

Des dépenses supplémentaires seront donc à prévoir pour les entreprises pour assurer la sécurité du lieu de travail, notamment l’achat de masques, de gels hydroalcooliques, de lingettes désinfectantes, d’aménagement des espaces de travail, etc.

 

Face à ce constat, le gouvernement lance une plateforme de commercialisation et distribution de 10 millions de masques lavables et réutilisables pour aider les entreprises de moins de 50 salariés. Les pouvoirs publics se sont appuyés sur La Poste pour profiter de leur infrastructure logistique et de leur expertise numérique.

 

Fabriqués dans le respect des spécifications fixées par les autorités sanitaires, les masques pourront être achetés en ligne pour assurer une livraison sans contact physique ni signature.

 

L’initiative est également soutenue par CCI et CMA France, Pierre Goguet, président de CCI France met un point d’honneur à accompagner les TPE-PME : “La capacité des entreprises à pouvoir s’équiper en matériel de sécurité est le prérequis au redémarrage de l’activité économique. Grâce à la plateforme développée par la Poste avec le soutien des services de l’État, de CCI France et CMA France, cette action commune va permettre aux entreprises d’accélérer leur dotation en marques. Le réseau des CCI est mobilisé dans tous les territoires pour permettre à nos entreprises la reprise du travail dans de bonnes conditions.”

 

La Direction Générale des Entreprises (DGE) a également lancé un appel à proposition auprès de différents acteurs du textile afin qu’ils proposent des solutions pour augmenter la capacité de production nationale. Accompagné d’un cahier des charges élaboré par la Direction générale de l’Armement (DGA), c’est près d’une centaine d’entreprises et groupements appartenants aux secteurs de la mode et du textile qui ont répondu présents pour soutenir la France. Ces propositions ont fait l’objet de tests de filtration et de perméabilité conduits par la DGA.

 

La liste des producteurs de masques avec le résultat des tests ont été regroupés dans un tableau détaillé. Il permet en fonction de la zone géographique de recenser les producteurs homologués.

 

“Cela fait plusieurs semaines que je suis à la recherche de fournisseurs pour équiper nos salariés en masques. Le fait de pouvoir m’appuyer sur la liste de producteurs officiels nous a rassuré et nous a permis de sélectionner un fournisseur à valeur sûre pour nos salariés ! Attention aux opportunistes qui profitent de la crise pour vendre du matériel qui n’est pas homologué. ” nous confie Pascale Guernier , chargée d’achat Chez EBP.

 

Maintenant que les mesures de sécurité ne sont plus un secret pour vous et que vous avez toutes les clés pour organiser la reprise de votre activité, il est temps d’informer vos salariés.

3) Le maître mot : COMMUNIQUER

La communication interne n’a jamais été aussi importante qu’aujourd’hui. En effet, le contexte actuel fait naître un sentiment d’incertitude chez les collaborateurs. Quand devrais-je retourner au travail ? Est-ce que les conditions sont réunies pour assurer ma sécurité ? Même si les informations données par les pouvoirs publics sont communiquées au compte goutte, un point régulier est plus qu’important pour lever un maximum de doutes. Intelligibilité et clarté seront vos meilleures alliées pour rassurer vos équipes.

La transparence avant tout !

Vos collaborateurs entendent beaucoup d’informations dans les médias sur le déconfinement et se posent des questions quant à leur situation personnelle. Le rôle de la communication interne prend alors tout son sens et va permettre de relayer les décisions prisent par la cellule de crise. Afin d’éviter toute confusion, soyez le plus clair possible.
Voici une checklist des informations indispensables à communiquer pour la reprise du travail :

  • dispositions d’hygiène : distribution de matériels, prise de température, aménagements des espaces de travail, signalétique etc.
  • responsabilité individuelle sur le respect des consignes de sécurités
  • point organisationnel sur les conditions de travail : horaires, pauses, déjeuners, réunions, télétravail, congés, chômage partiel etc.
  • conditions de déplacements professionnels
  • effectif de retour sur site
  • bilan chiffré et prévisions financières

 

Astuce : nous vous conseillons de recenser l’ensemble des questions de vos salariés au sein d’une FAQ à actualiser aussi souvent que possible. Assurez-vous également qu’ils puissent retrouver facilement toutes les informations que vous leur communiquez pour que tous aient les bonnes consignes dès la reprise du travail. Pour vous aider à répondre à l’ensemble des interrogations, vous pouvez vous appuyer sur les différentes questions réponses diffusées par le gouvernement.

Fédérer ses équipes

Le climat social ayant pu être fragilisé pendant le confinement, il est important de fédérer vos collaborateurs en favorisant un environnement d’écoute et d’échange. Vous pouvez par exemple mettre en place une enquête pour inviter vos salariés à s’exprimer sur leur état d’esprit : comment ont-ils vécu cette situation ? Quel bilan professionnel et personnel ?
C’est également l’occasion de les interroger sur les pratiques de l’entreprise et au sujet de leurs attentes pour le futur.

 

L’analyse de ces résultats pourra vous permettre de mettre en place des actions pour améliorer la qualité de vie au travail et surtout d’accompagner les salariés les plus fragiles dans la reprise du travail.

 

Enfin, montrez-leur que vous êtes mobilisé et disponible pour répondre à leurs questions.

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