Du devis à la facture électronique, jusqu’au règlement : les étapes à suivre

Votre client vient de signer un devis de 12 000 € HT. Jusqu’ici, vous envoyiez la facture en PDF par e-mail, puis vous attendiez le virement. Avec la réforme de la facture électronique, le geste reste le même : seul le trajet de la facture change.

Elle passe par une plateforme agréée, un intermédiaire immatriculé par l’Administration fiscale, qui la remet à votre client. Ce n’est plus un simple PDF, mais un fichier de données structurées, lisible automatiquement par les plateformes et logiciels de gestion. Selon le calendrier de la réforme, vous et vos clients devez pouvoir les recevoir depuis le 1er septembre 2026. En tant que TPE/PME, vous devrez en émettre à compter du 1er septembre 2027, mais rien ne vous empêche de commencer plus tôt.

Cinq étapes jalonnent le parcours de vente, du devis au règlement. La réforme de facturation électronique entre en jeu à différents niveaux dans chaque étape :

1. Le devis : la proposition chiffrée remise au client avant de travailler. Côté réforme, rien ne change sur le devis lui-même, mais prenez le réflexe de recueillir dès maintenant l’adresse de facturation électronique de votre client.
2. L’acompte, si vous en demandez un : une somme versée avant la réalisation de la prestation, facturée à part. Avec la réforme, sa TVA passe automatiquement à l’encaissement.
3. La facture finale : le document qui constate la vente et déclenche le paiement. C’est à cette étape qu’à lieu le changement le plus impactant pour vous. Votre facture doit désormais être générée dans un format compatible avec la réforme (Factur-X, UBL ou CII), et comporter de nouvelles mentions obligatoires.
4. L’envoi : l’étape qui rend la facture définitive avant son envoi. Dans le cadre de la réforme, elle part désormais automatiquement vers la plateforme agréée, qui la transmet à celle de votre client. Cette étape est transparente pour vous, ce sont vos plateformes respectives qui assurent la transmission.
5. Le suivi des statuts : le suivi de la facture, de l’envoi jusqu’au paiement. La DGFiP a établi quatre statuts de base qui jalonnent le traitement de la facture (dépôt, rejet, refus, encaissée). Selon la solution que vous utilisez, d’autres statuts peuvent être proposés par votre éditeur.

Rien ne change sur le devis lui-même : vous le rédigez et le faites signer comme avant. La réforme porte sur la facturation, elle ne crée aucune nouvelle obligation à ce stade. Un seul réflexe vous fera gagner du temps plus tard : récupérer dès maintenant les informations dont votre facture aura besoin pour être conforme.

Demandez donc à votre client son SIREN (le numéro d’identification de l’entreprise), son SIRET (celui de l’établissement) et son adresse de facturation électronique. Cette adresse repose sur le SIREN du client, parfois complété de son SIRET. Elle indique à la plateforme où livrer la facture.

Si votre client ne la connaît pas, l’annuaire central des entreprises la référence. Dans les solutions EBP, une recherche d’établissement renseigne la fiche client automatiquement lorsque l’établissement est trouvé.

Le devis garde ses règles habituelles : les mentions à prévoir sont inchangées, et le bon pour accord de votre client reste nécessaire pour valider le devis.

Si vous demandez un acompte à la commande, vous créez une facture d’acompte comme d’habitude, et votre solution EBP gère la TVA à votre place. Un acompte est une somme versée avant la réalisation de la prestation. Dans la facturation électronique, sa TVA relève du régime des encaissements : elle devient exigible quand l’argent arrive, et non au moment de la facture.

Votre entreprise a peut-être choisi la TVA sur les débits, c’est-à-dire due dès la facturation. Le document d’acompte passe pourtant automatiquement sur les encaissements.

Vous n’avez donc rien de plus à paramétrer pour cette étape. Seule vigilance : ne pas confondre les factures proforma, d’acompte ou d’avoir, qui n’ont pas le même rôle.

Vous créez la facture finale comme d’habitude, seule vigilance à prévoir : les nouvelles mentions obligatoires apportées par la réforme de la facture électronique.

• L’adresse de facturation électronique du client, reprise de sa fiche et modifiable ;
• La catégorie d’opérations : livraison de biens ou prestation de services ;
• Le paiement de la TVA : sur les débits ou sur les encaissements ;
• Le motif d’exonération de TVA, si votre client en relève.

Vous craignez d’oublier une mention et de voir votre facture rejetée ? Avec les solutions EBP, les contrôles interviennent justement avant l’envoi. Votre solution vérifie :

• la présence des mentions légales obligatoires ;
• le SIRET, le nom et le pays de votre société ;
• votre IBAN, quand le règlement prévu est un virement ;
• au moins une ligne valorisée.

Vous visualisez d’un coup d’œil les éléments à corriger ou compléter. Grâce à ces contrôles, vous évitez un rejet qui pénaliserait d’office votre trésorerie en différant le paiement de votre facture.

Tout est prêt, la facture est complète et conforme, votre solution l’envoie automatiquement à votre plateforme agréée. Celle-ci la transmet à votre client, à l’adresse de facturation électronique renseignée. Un seul clic suffit.

La plateforme agréée est l’intermédiaire, immatriculé par l’administration fiscale, chargé d’émettre, de transmettre et de recevoir les factures électroniques. Votre solution EBP dialogue avec elle : vous n’avez pas à vous en occuper facture par facture.

Avant la première émission, deux préparations sont nécessaires : désigner votre plateforme agréée et activer les échanges dans votre solution. L’inscription est faite par le représentant légal de l’entreprise ou une personne habilitée, avec une vérification d’identité. Vous avez normalement déjà déclaré votre plateforme agréée, afin d’être en mesure de recevoir des factures électroniques (obligation depuis le 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises.) Si ce n’est pas le cas, il est encore temps de vous en occuper.

Une fois la facture envoyée, elle passe par des statuts, c’est-à-dire des étapes de son cycle de vie, partagées entre vous, votre client et les plateformes. Quatre statuts obligatoires sont prévus :

• Dépôt : la plateforme accepte la facture et l’horodate ;
• Rejet : la plateforme n’accepte pas la facture, par exemple pour un format non conforme ou des montants incohérents ;
• Refus : votre client refuse la facture, par exemple pour une erreur de destinataire ;
• Encaissée : le paiement est enregistré, avec sa date et son montant.

Ma facture est-elle bien arrivée, et mon client a-t-il payé ? Ces statuts répondent aux deux questions, et vous les suivez depuis votre solution.

Quand votre client règle la facture, le statut « Encaissée » permet à votre comptable de savoir qu’il peut rapprocher ce paiement de la facture.

Pour limiter les retards, gardez un œil sur les situations qui risquent de bloquer vos paiements et sur les bons réflexes pour prévenir les impayés.

Un rejet est un incident technique à corriger, pas un blocage : vous corrigez la facture, puis vous la renvoyez. Un refus est une décision motivée de votre client, qui appelle une nouvelle facture. Chaque situation a sa réponse :

• en cas de rejet, vous identifiez la cause, vous corrigez la facture, puis vous la retransmettez par le circuit électronique ;
• en cas de refus fondé, vous corrigez la situation et vous émettez une nouvelle facture, avec un nouveau numéro ;
• pour annuler ou corriger une facture, vous établissez un avoir, un document qui annule tout ou partie de la facture d’origine.

Un rejet de facture électronique tient à une erreur de format, à une donnée obligatoire absente ou incohérence, ou encore à une identification incorrecte. Le statut de refus, lui, est réservé à des motifs précis : il ne remplace pas la discussion en cas de litige commercial.

En cas de difficulté à la mise en place de vos premières factures électroniques, conservez les échanges qui montrent vos démarches. Ils seront utiles en cas de contrôle, afin de prouver que vous avez adopté une démarche sérieuse de mise en conformité.

Pour un particulier ou une entreprise étrangère, vous n’émettez pas de facture électronique. Votre solution transmet les informations attendues à l’administration via la plateforme, et vous envoyez la facture à votre client par vos moyens habituels.

Cette transmission de données s’appelle l’e-reporting. Elle porte sur des informations relatives à vos opérations, comme les montants et la TVA, sans le nom de votre client. Ses règles dépendent du type de client et de votre régime de TVA.

Pour un client public, l’envoi passe par Chorus Pro, la plateforme de réception des factures du secteur public déjà obligatoire depuis plusieurs années. Avec les solutions EBP, la transmission peut se faire directement depuis votre logiciel.

Votre comptable travaille sur des factures standardisées et retrouve le règlement dans le cycle de la facture. Il garde un rôle de contrôle : s’assurer que la facture, l’encaissement et les écritures concordent. Il peut notamment effectuer le lettrage, c’est-à-dire rapprocher chaque règlement de la facture qu’il solde.

Le tableau suivant résume le parcours, étape par étape.