Motif de rejet d’une facture électronique : le comprendre et agir en 5 étapes
Sommaire
- Rejet ou refus : quel statut s’affiche sur votre facture ?
- Étape 1 : repérer le rejet et son motif
- Étape 2 : identifier la famille du motif de rejet de la facture électronique
- Étape 3 : corriger à la source
- Étape 4 : renvoyer la facture
- Étape 5 : garder la trace et éviter les doublons
- Et si c’est votre client qui refuse la facture ?
- En résumé
Une notification s’affiche : votre facture électronique est « rejetée”. Votre client, lui, n’a rien reçu. Une bonne nouvelle d’abord, un rejet se traite avant tout comme un incident à corriger, pas comme une raison de suspendre votre facturation.
Le motif de rejet d’une facture électronique vous indique par où commencer. En cinq étapes, vous allez le lire, le rattacher à une famille de causes, le corriger à la source, renvoyer la facture sans doublon et garder la trace de votre démarche. Vous saurez aussi distinguer un rejet d’un refus.
Rejet ou refus : quel statut s’affiche sur votre facture ?
Un rejet est posé par une plateforme après un contrôle technique ; un refus est une décision de votre client. Les deux statuts se ressemblent, mais l’impact n’est pas le même, et par conséquent l’action à mener non plus.
Une plateforme agréée (PA) est l’intermédiaire, immatriculé par la DGFiP, qui émet, transmet et reçoit les factures électroniques selon un cycle de vie défini. Le rejet peut venir de la plateforme du vendeur comme de celle du destinataire. Le tableau suivant compare les deux statuts.
| Statut | Qui le pose | Ce que cela signifie | Que faire |
| Rejetée | La plateforme, côté vendeur ou côté destinataire | Un contrôle technique n’est pas passé : format, données, identification, routage ou anomalie bloquante | Lire le motif, corriger à la source, renvoyer la facture |
| Refusée | L’acheteur | Décision motivée, réservée à des motifs encadrés | Analyser le motif, puis réémettre si nécessaire avec un nouveau numéro |
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Commençons par retrouver le motif exact de votre rejet.
Étape 1 : repérer le rejet et son motif
Le statut « rejetée” et son motif figurent dans la notification reçue et, selon votre outil, dans votre logiciel ou dans l’espace de votre plateforme agréée. Procédez méthodiquement :
- ouvrez la notification et notez le numéro de la facture, le statut et le message de rejet ;
- consultez l’historique des statuts : « déposée » signifie que la plateforme de l’émetteur a accepté la facture, « rejetée » qu’une plateforme ne l’accepte pas ;
- recopiez le motif tel qu’il est affiché, sans l’interpréter.
Prenons l’exemple d’une facture fictive n° 2026-0412 : 2 400 € HT, 480 € de TVA à 20 %, soit 2 880 € TTC. Votre client attend de la recevoir pour la régler. Le motif affiché signale une anomalie concernant l’identification dans la facture.
Le motif en main, il reste à le classer : c’est l’étape 2.
Étape 2 : identifier la famille du motif de rejet de la facture électronique
Le motif de rejet se rattache à l’une des cinq familles de causes décrites par la DGFiP. Chaque famille indique où corriger.
| Famille |
Exemple de motif |
Où corriger |
| Format |
Le fichier ne respecte pas l’un des formats attendus, dont Factur-X |
Paramétrage du format d’émission, avec votre éditeur ou votre plateforme |
| Données |
Donnée obligatoire absente ou incohérente, par exemple des montants HT, TVA et TTC qui ne concordent pas |
La facture, puis les mentions obligatoires et le paramétrage de la TVA |
| Identification |
Partie mal identifiée (SIREN ou SIRET) |
Fiche client, puis vos propres informations société |
| Routage |
Plateforme du destinataire non identifiée dans l’annuaire |
Vérification des informations du client, puis contact de votre plateforme ou de votre client |
|
Contrôle bloquant |
Anomalie bloquante signalée par la plateforme |
Lecture du message de rejet, puis échange avec la plateforme ou l’éditeur |
Trois repères pour lire ce tableau :
- le SIREN identifie l’entreprise, le SIRET l’un de ses établissements ;
- l’annuaire est la base centrale gérée par l’administration : elle permet d’adresser chaque facture à la plateforme de son destinataire ;
- Factur-X, UBL et CII sont les trois formats acceptés ; Factur-X associe un fichier de données structurées (XML) et un PDF lisible.
Dans notre exemple, le motif relève de la famille « Identification » : le SIRET de votre client est mal renseigné.
Vous savez maintenant où intervenir : place à la correction.
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Étape 3 : corriger à la source
Avant toute chose, identifiez et corrigez la donnée à l’origine du rejet. Sans cette précaution, vous risquez de rencontrer le même problème lors de vos prochaines facturations. Selon la nature de l’erreur, vous devrez intervenir sur la fiche client, les paramètres de votre logiciel ou les informations de facturation.
Si le rejet concerne l’acheminement de la facture, commencez par vérifier les informations d’identification de votre client : SIREN, SIRET, établissement destinataire ou dénomination. En cas de doute, rapprochez-vous de votre client ou de votre plateforme agréée pour confirmer les données à utiliser. Conservez une trace de ces échanges : elle pourra vous être utile pour la suite.
Attention toutefois : une facture déjà émise ne peut pas être simplement modifiée. La procédure à suivre dépend de la nature du rejet. Une anomalie purement technique peut nécessiter une correction du fichier et une nouvelle transmission. En revanche, si l’erreur concerne les informations figurant sur la facture elle-même, une régularisation et l’émission d’une nouvelle facture peuvent être nécessaires.
Dans notre exemple, vous mettez à jour le SIRET dans la fiche client pour éviter que l’erreur ne se reproduise. Pour la facture n° 2026-0412, vous vérifiez ensuite auprès de votre plateforme la procédure de régularisation adaptée, sans modifier le document original.
La source de l’erreur est désormais corrigée. Reste à régulariser la facture rejetée pour permettre son nouvel envoi.
Étape 4 : renvoyer la facture
Une fois l’origine du rejet identifiée et corrigée, la facture doit pouvoir reprendre le circuit électronique. Mais attention : selon la nature de l’erreur, la procédure ne sera pas nécessairement la même.
- Si le rejet concerne uniquement un problème technique, comme une anomalie de format ou de transmission, une correction du flux et un nouvel envoi avec le même numéro de facture peuvent être possibles.
- Si le rejet concerne les données figurant sur la facture, une nouvelle facture avec un nouveau numéro peut être nécessaire, accompagnée d’une régularisation de la facture initiale. Rapprochez-vous de votre plateforme agréée ou de votre éditeur pour connaître la procédure adaptée.
Dans tous les cas, veillez à conserver la facture initiale et la trace des corrections effectuées.
Et si le rejet risque de bloquer le paiement ?
La DGFiP prévoit des mesures de continuité pour éviter qu’un incident technique ne pénalise l’activité des entreprises. Si votre client ne peut pas accéder à sa facture et que cela risque de retarder son paiement, vous pouvez, à titre exceptionnel, lui transmettre un double par un autre canal, par exemple un PDF envoyé par e-mail.
Quelques précautions s’imposent :
- Identifiez clairement ce document comme un “duplicata”, une “copie” ou une “copie de continuité”. Cette indication peut figurer sur le document ou dans le message qui l’accompagne.
- Précisez à quelle facture il se rattache : numéro, date, montant et motif de l’envoi. Indiquez qu’il ne s’agit pas d’une nouvelle facture à comptabiliser séparément.
- Évitez les envois systématiques par plusieurs canaux. Consultez les statuts de transmission pour déterminer si un double est réellement nécessaire.
- Si vous êtes déjà soumis à l’obligation de facturation électronique, cet envoi exceptionnel ne vous dispense pas de régulariser la transmission par le circuit électronique.
Bon à savoir : les PME, TPE et micro-entreprises ne seront soumises à l’obligation d’émission électronique qu’à compter du 1er septembre 2027. D’ici là, si vous émettez volontairement des factures électroniques et rencontrez des difficultés techniques, vous pouvez temporairement revenir à vos modalités habituelles de facturation.
Faut-il attribuer un nouveau numéro à la facture rejetée ?
Tout dépend de la nature du rejet. Une simple correction technique du flux peut permettre de conserver le numéro initial. En revanche, lorsqu’une erreur impose de modifier le contenu d’une facture déjà émise, il peut être nécessaire d’établir une nouvelle facture, avec un nouveau numéro, et de régulariser la précédente.
L’essentiel est de ne jamais modifier rétroactivement une facture émise et de conserver une traçabilité complète des opérations.
Étape 5 : garder la trace et éviter les doublons
Conservez le motif, les échanges et la facture corrigée : ces éléments démontrent une démarche de mise en conformité sérieuse. Gardez ensemble :
- le message ou le statut de rejet ;
- la cause identifiée et la correction apportée ;
- les échanges avec la plateforme, l’éditeur, le prestataire ou le client ;
- la facture corrigée, avec sa date de renvoi.
Informez votre client si un paiement attend la facture. Une même facture ne doit donner lieu ni à un double paiement, ni à une double comptabilisation. Dans notre exemple, votre client règle 2 880 € une seule fois, quel que soit le canal par lequel il a reçu le document.
Reste un dernier cas : celui où le blocage vient de votre client.
Et si c’est votre client qui refuse la facture ?
Un refus est une décision de l’acheteur, pas une erreur technique : il faut analyser son motif avant d’agir. Ce statut est obligatoirement motivé. Il est réservé à des motifs encadrés et définis par la DGFiP : non-conformité réglementaire non détectée par la plateforme de réception, facture mal adressée ou non-respect de conditions contractuelles.
Extrait du guide de la DGFiP :
« Lorsque le vendeur conteste le refus, il ne doit pas créer automatiquement une nouvelle facture, un avoir interne ou un avoir transmis au seul motif qu’un statut « refusée” a été posé. Il doit instruire le désaccord avec l’acheteur, conserver les éléments justifiant sa position et documenter la suite donnée : maintien de la facture, correction de la situation, remboursement, émission d’une nouvelle facture, neutralisation interne ou régularisation ultérieure. »
Il ne sert pas à un litige commercial. Si le refus révèle une erreur de votre part, vous corrigez et, lorsque c’est nécessaire, vous réémettez par le circuit électronique avec un nouveau numéro. Si vous contestez le refus, démêlez le désaccord avec l’acheteur, sans créer automatiquement une nouvelle facture ni un avoir.
En résumé
| 1. Émission de la facture Exemple : facture n° 2026-0412 : 2 400 € HT, TVA à 20 %, soit 2 880 € TTC |
| ↓ |
| 2. Acceptation et transmission par votre PA |
| ↓ |
| 3. Rejet technique par la PA du client Exemple : erreur de SIREN dans la facture |
| ↓ |
| 4. Notification du rejet La PA remonte le motif du rejet |
| ↓ |
| 5. Correction et réémission Correction du fichier ou des données, puis nouvel envoi selon le motif du rejet |
Comment corriger une facture électronique selon le motif de rejet ?
|
Cause du rejet |
Comment corriger ? |
Nouvelle facture ? |
Avoir ? |
|
1. Erreur de format (XML incorrect, problème de syntaxe) |
Corriger le fichier technique avec l’éditeur ou la PA, puis le retransmettre. |
Non, si le contenu reste identique. |
Non |
|
2. Donnée obligatoire absente ou incohérente (mention manquante, montant ou TVA erronés) |
Corriger le paramétrage à l’origine de l’erreur, puis établir une facture conforme. |
Oui, si une information de la facture déjà émise doit changer. |
Selon le cas, pour régulariser la facture initiale. |
|
3. Identification incorrecte d’une partie (SIREN, SIRET ou identité du client erronés) |
Corriger les coordonnées dans la fiche client, puis établir une facture avec les bonnes informations. |
Oui, si les informations figurant sur la facture doivent être modifiées. |
Selon le cas, pour régulariser la facture initiale. |
|
4. Difficulté de routage (mauvaise adresse de réception, PA introuvable) |
Vérifier l’annuaire, corriger l’adressage avec la PA et relancer l’envoi. |
Non, si la facture elle-même est correcte. |
Non |
|
5. Anomalie bloquante (incident de transmission ou de raccordement) |
Faire résoudre l’incident technique, puis relancer la transmission. |
Non, si aucune donnée de facturation ne change. |
Non |
|
6. Contrôle non conforme (échec d’une règle de validation) |
Identifier la règle en échec et corriger la cause du rejet. |
Non si seule la transmission est concernée. Oui si le contenu de la facture doit changer. |
Selon le cas, si une régularisation est nécessaire. |
Quelle que soit la cause du rejet, trois précautions s’imposent :
- ne modifiez pas rétroactivement une facture déjà émise
- conservez les messages de rejet et les justificatifs des corrections effectuées
- veillez à ne pas créer de doublons lors de la retransmission.
En cas de doute sur la procédure à appliquer, rapprochez-vous de votre plateforme agréée, de votre expert-comptable ou de votre éditeur de logiciel.
EBP Gestion Commerciale et la facturation électronique
Les solutions de gestion commerciale EBP proposent des factures conformes à la réforme de la facturation électronique, ainsi qu’une intégration de la Plateforme Agréée Shine sans surcoût.
L’assistant de conformité vous alerte en cas d’anomalie avant l’envoi de vos factures. Il vous aide ainsi à transmettre systématiquement des documents conformes et à éviter les blocages.
Questions fréquentes sur le motif de rejet d’une facture électronique
Comment savoir pourquoi ma facture a été rejetée ?
Ouvrez la notification ou l’historique des statuts dans votre logiciel ou sur votre plateforme agréée : le statut « rejetée » s’accompagne d’un statut ou d’un message de rejet. Il vous permettra de comprendre de quelle famille de cause provient l’erreur parmi les 5 définies par la DGFiP, et donc quelle correction apporter. Si le message reste peu lisible, contactez votre plateforme ou votre éditeur.
Faut-il corriger la facture ou en créer une nouvelle ?
Après un rejet, la DGFiP demande de corriger la facture et de la transmettre à nouveau par le circuit électronique. La question d’un nouveau numéro se pose surtout après un refus de l’acheteur. En cas de doute sur votre situation, demandez conseil à votre expert-comptable.
Puis-je envoyer ma facture rejetée par mail ?
Oui, mais toujours en complément d’un renvoi par voie électronique, pour gagner du temps dans le déclenchement du paiement par votre client par exemple. Le double devra porter la mention « duplicata » ou « copie de continuité » et reste rattaché à la facture initiale.
Une facture refusée peut-elle servir à contester un litige ?
Non. Le refus est réservé aux motifs prévus par la réforme et ne sert pas à un litige commercial. Il ne remplace pas les mécanismes contractuels de contestation. Selon votre plateforme, d’autres statuts facultatifs peuvent exister : renseignez-vous auprès d’elle.
Que se passe-t-il si une facture reste rejetée trop longtemps ?
Pendant la phase de démarrage, les sanctions ne s’appliquent pas automatiquement si la difficulté est réelle, documentée et suivie d’actions de correction. Le calendrier, lui, reste applicable : l’obligation n’est ni reportée ni suspendue. Conservez donc vos échanges et corrigez sans attendre.
Mon client peut-il payer une facture reçue par mail ?
Oui. Une facture reçue par mail, PDF ou papier ne doit pas être écartée au seul motif qu’elle n’a pas transité par le circuit électronique, dès lors qu’elle correspond à une opération réelle et comporte les informations nécessaires. Il sera cependant nécessaire de la régulariser par le circuit électronique.
