Facture électronique dans le BTP : acomptes et situations de travaux, comment préparer l’émission ?

Votre chantier se facture souvent en plusieurs temps : un acompte de 30 % à la commande, une situation de travaux en fonction d’une fréquence définie avec votre client (mensuelle, trimestrielle…), puis le solde à la réception. Avec la facture électronique, ce cycle d’acompte dans le BTP change-t-il ?

Dans ses règles, non. Dans son circuit, oui, et tout dépend de votre client. Un client professionnel reçoit une facture électronique. Un particulier reçoit une facture comme aujourd’hui, mais vous transmettez des données à l’Administration fiscale.

Cet article suit votre chantier pas à pas, du devis au solde. Vous saurez ce qu’il faut préparer d’ici le 1er septembre 2027 et quoi demander à votre éditeur ou à votre expert-comptable.

Les règles de fond d’un acompte ou d’une situation ne changent pas. Ce qui change, c’est le canal d’envoi et les données transmises. La réforme ne modifie ni l’existence de l’opération, ni la créance, ni le paiement, ni la comptabilisation, ni le droit à déduction de la TVA.

Une facture électronique contient des données sous forme structurée, c’est-à-dire exploitables par un ordinateur. Elle transite par une plateforme agréée, un intermédiaire immatriculé par la DGFiP qui émet, transmet et réceptionne les factures. Un simple PDF envoyé par e-mail n’est donc pas une facture électronique.

Deux dates structurent votre préparation :

• depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ;
• au plus tard le 1er septembre 2027, les TPE et PME doivent émettre les leurs.

À cela s’ajoute l’e-reporting, la transmission à l’administration de données sur certaines ventes et certains paiements.

Bon à savoir : la franchise en base est concernée.

La franchise en base est le régime dans lequel vous ne facturez pas de TVA. La réforme s’applique quels que soient votre chiffre d’affaires, votre forme juridique et votre régime de TVA. Vous recevez donc, vous aussi, les factures électroniques de vos fournisseurs.

Votre client détermine le circuit : un professionnel reçoit une facture électronique, un particulier reçoit une facture inchangée, mais vous transmettez des données concernant les transactions et paiements effectués.

Le tableau ci-dessous récapitule les trois cas les plus fréquents en BTP.

Les données de paiement ne sont à transmettre que si votre TVA est due à l’encaissement. Elles ne le sont pas si vous avez opté pour le paiement de la TVA sur les débits.

Pour vos clients particuliers, les données de transaction sont agrégées par jour et par catégorie d’opérations. Aucune donnée personnelle, comme le nom du client ou la nature des prestations, n’est transmise. La fréquence dépend de votre régime de TVA : tous les deux mois en franchise en base, plus souvent au régime réel normal mensuel. Votre expert-comptable vous confirmera votre cas.

Un dernier cas : l’autoliquidation. Dans le cas où vous effectuez des travaux en sous-traitance avec autoliquidation de la TVA, c’est à l’entreprise que vous sous-traite de déclarer la TVA. Elle est donc exclue de l’e-reporting de paiement.

Le cycle devis, acompte, situations, solde garde son déroulé habituel. Seul le mode d’envoi des factures change, selon votre client. Le devis, lui, n’est pas une facture : il reste hors du champ de la facture électronique.

Prenons l’exemple, fictif, d’un artisan qui rénove une maison pour 40 000 € HT : 30 000 € HT de travaux à 10 % de TVA et 10 000 € HT à 20 %. Ce chantier revient à chaque étape.

Votre facture d’acompte reste une facture. Elle suit le chemin de votre client : électronique pour un professionnel, inchangée pour un particulier.

Dans notre exemple, l’acompte de 30 % représente 12 000 € HT, soit 13 500 € TTC.

Lorsque votre TVA est due à l’encaissement, l’acompte payé génère des données de paiement : date d’encaissement et montant par taux de TVA.

Vos mentions obligatoires restent les mêmes, avec quatre mentions ajoutées depuis le 1er septembre 2026 :

• le SIREN du client (client professionnel) ;
• la catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de services ou les deux) ;
• l’option de paiement de la TVA sur les débits, le cas échéant ;
• l’adresse de livraison des biens, si elle diffère de l’adresse de facturation.

La situation de travaux, elle, n’est pas une facture : elle reste hors champ. La facture d’avancement qui en découle suit, elle, le chemin de votre client.

La situation est l’état d’avancement du chantier. En pratique, vous continuez à la faire valider comme aujourd’hui avant de facturer.

La facture d’avancement, ou facture intermédiaire le cas échéant, est la facture émise sur cette base. Dans notre exemple, vos deux situations mensuelles à 25 % donnent chacune 10 000 € HT, soit 11 250 € TTC.

La facture finale reprend le total du marché, déduit ce qui a déjà été facturé et suit le même chemin que les précédentes. Dans notre exemple, 40 000 € HT moins 32 000 € HT déjà facturés laissent un solde de 8 000 € HT, soit 9 000 € TTC.

Si votre contrat prévoit une retenue de garantie, une somme que le client conserve pendant une période de garantie, elle se gère comme aujourd’hui.

Le tableau ci-dessous récapitule notre exemple.

Exemple fictif. Les taux de TVA sont donnés à titre d’illustration : faites-les valider par votre expert-comptable.

Prenons l’exemple d’une mairie qui fait rénover une école. L’électricien sous-traitant facture l’entreprise titulaire du marché, mais c’est la mairie qui le règle directement. Vos acomptes et vos situations suivent le même chemin que les autres : la facture part vers le titulaire, seul le paiement vient d’ailleurs.

Bon à savoir : EBP Bâtiment PRO vous aide à gérer vos chantiers en sous-traitance grâce des outils dédiés à la gestion de la sous-traitance et au paiement direct au sous-traitant.

Une fois émise, votre facture passe par des statuts qui vous permettent de la suivre jusqu’à l’encaissement. Un statut indique l’état d’avancement du traitement de la facture. Votre plateforme en propose au moins quatre, qui sont obligatoires :

1. DÉPÔT : la plateforme de l’émetteur accepte la facture et l’horodate ;
2. REJET : la plateforme, la vôtre ou celle du client, n’accepte pas la facture (format non conforme, montants HT, TVA et TTC incohérents, données nécessaires manquantes) ;
3. REFUS : le client refuse la facture en motivant sa décision, par exemple en cas d’erreur de destinataire ;
4. ENCAISSÉE : la facture porte la date et le montant du paiement.

Un rejet est une anomalie technique ; un refus est une décision du client. En cas de rejet, vous corrigez et retransmettez. En cas de refus justifié, vous émettez une nouvelle facture avec un nouveau numéro.

Les solutions Bâtiment EBP vous aident à gérer et suivre vos chantiers et votre rentabilité. Elles s’appuient sur la Plateforme Agréée Shine intégrée pour vous accompagner dans la mise en place de la réforme de la facturation électronique.

Retrouvez, dans une seul et même outils, toutes les fonctions nécessaire pour gérer votre activité au quotidien :

• les devis, factures, avoirs et factures d’acompte ;
• les situations de travaux et les factures d’avancement ;
• la facture finale après acompte ;
• la gestion des retenues de garantie et du cautionnement bancaire ;
• la gestion de la sous-traitance avec paiement direct au sous-traitant ;
• le suivi des règlements et les relances clients.
•  

Les factures sont conformes à la réforme et les mentions obligatoires sont intégrées à vos documents.

Avant de choisir, posez quelques questions simples.

À votre éditeur :

• avec quelle plateforme agréée le logiciel est-il raccordé, ou est-il lui-même plateforme ;
• comment sont gérés les acomptes, les situations, les factures de solde et les retenues de garantie ;
• comment suivre les statuts de vos factures ;
• comment sont transmises les données destinées à l’administration pour vos clients particuliers (e-reporting).

À votre expert-comptable :

• quel est votre régime de TVA, et avez-vous opté pour le paiement sur les débits ;
• quelle fréquence d’e-reporting vous concerne ;
• comment traiter vos éventuelles opérations autoliquidées.